Dit artikel is geschreven door Rolf Grouve (alle artikelen), lid van het Sprout Netwerk

De zomerperiode is een aparte tijd voor ondernemers. Werknemers gaan op vakantie en op sommige afdelingen blijft het werk even liggen. Veel zaken worden na de vakantieweken weer opgepakt. De subsidieverstrekker kent geen vakantie. De administratieve verplichtingen lopen gewoon door.

De boel uitstellen kan leiden tot een vermindering van het toegezegde subsidiebedrag. Zorg dat werkzaamheden tijdig worden overgedragen. Tenminste, zolang het niet om het ondertekenen van urenstaten gaat. Want hiermee kan niet worden gesjoemeld.

Het is een jaarlijks terugkerend probleem: werkzaamheden die tijdens de zomerperiode even stilstaan. Omdat de collega die het werk normaal gesproken uitvoert op vakantie is, omdat het werk tussen de verschillende collega’s onderling niet of niet volledig is overgedragen of omdat het door een groot aantal vakantiegangers voor de achterblijvers enorm druk op de afdeling is.
Het bijhouden van de projectadministratie van subsidietrajecten is zo’n typische klus die het in de zomer moet ontgelden. Vaak zijn er maar een paar projectmedewerkers die verantwoordelijk zijn voor het reilen en zeilen van het subsidieproject en als deze afwezig zijn, worden de taken niet opgevolgd. Met alle gevolgen van dien. Want het te laat insturen van rapportages of andere ‘bewijsstukken’ kan een ongewenste korting op het uiteindelijke subsidiebedrag veroorzaken.

Deadlines in agenda
Onontbeerlijk om dit probleem te tackelen is het bijhouden van subsidiedeadlines in een algemene agenda. In de voorwaarden van iedere subsidieregelingen staat vermeld wanneer wat moet worden aangeleverd. Er gelden vaak vastgestelde perioden voor het inleveren van stukken, overzichten, facturen of rapportages. Bijvoorbeeld x maanden na aanvang van het project, x tijd na het verstrekken van de opdrachtverstrekking of x tijd na het doen van een subsidiabele investering. Het vastleggen van deze data in een agenda die voor meerdere personen toegankelijk is, voorkomt dat de deadline –bijvoorbeeld tijdens de vakantieperiode- wordt gemist.

WBSO en ESF
Ook de populaire ondernemerssubsidie Wet Bevordering Speur & Ontwikkelingswerk (WBSO) en ESF Scholing van Werkenden hebben verplichtingen die in de zomermaanden doorlopen. Zo moeten de urenstaten van de WBSO telkens binnen tien dagen nadat de S&O-werkzaamheden zijn verricht, zijn bijgewerkt en moeten de presentielijsten van opleidingsdagen (ESF) dagelijks worden ondertekend. Verder geldt voor ESF dat de werknemer die betrokken is bij de administratie van een ESF-traject, en hiervoor de urenregistratie bijhoudt, binnen een week het urenregistratieformulier moet ondertekenen. Leidinggevenden moeten binnen vier weken een handtekening hebben gezet.

Deadlines onbekend?
Voor de achterblijvers bij wie de deadlines van de subsidies onbekend zijn, omdat de ‘subsidiecollega’ al is afgereisd naar een zonnig vakantieoord, is er absoluut hoop. De administratieve verplichtingen en belangrijke data zijn betrekkelijk eenvoudig te achterhalen.

De regels en deadlines van een subsidie:
- staan vermeld in de verleningsbeschikking;
- staan vermeld in de wettekst van de regeling. Deze is meestal te downloaden via de site van subsidieverstrekker;
- zijn te vinden in de Handleiding Projectadministratie (HPA). Vooral grotere subsidies, zoals Europese subsidies, kennen een HPA;
- zijn telefonisch op te vragen bij de subsidieverstrekker.

Tekenbevoegd en op vakantie?
Deadlines voor het ondertekenen van urenstaten of (ESF)-formulieren kunnen niet worden opgevangen door collega’s. Subsidieverstrekkers controleren bij de eindcontrole streng op eventueel gesjoemel met handtekeningen.
Wanneer het ondertekenen van een formulieren of urenstaten niet kan plaatsvinden op het moment dat het zou moeten, omdat degene die de krabbel moet zetten op vakantie is, moet het ondertekenen achteraf gebeuren. De tekenbevoegde vermeldt dan bij zijn handtekening dat het tekenen verlaat heeft plaatsgevonden in verband met opgenomen verlof.

Voorafgaand aan een verlof tekenen mag nooit. Je kunt immers nooit van te voren weten of je verlof ook doorgaat. En tijdens het verlof tekenen is zeer onwaarschijnlijk. Immers, niemand zal met een pak urenformulieren van een ESF-project op reis gaan.
Wie de formulieren, in verband met zijn vakantie, toch vooraf of tijdens het vakantieverlof ‘stiekem’ door een ander laat tekenen, valt bij de eindcontrole genadeloos door de mand.
 

Lees ook:

• Subsidieadviseur verdient aan onkunde ondernemer
  

• Met subsidie de grens over
• Belastingvrij ondernemen met WBSO