Dit artikel is geschreven door Ad Huige (alle artikelen), lid van het Sprout Netwerk

De eerste stap richting een goed debiteurenbeheer is dat de verzonden facturen niet voor verwarring of onnodig tijdverlies zorgen. 6 tips voor een goede factuur.

Hier volgen tips ten aanzien van facturenverbetering. Toch zal iedere factuur per situatie geïnterpreteerd moeten worden. Deze tips dienen als checklist om je huidige factuur te controleren.

1. Goede factuurspecificatie

De factuurspecificaties dienen gebruikt te worden om het te betalen bedrag te verduidelijken, een aantal onderdelen moet goed gedefinieerd worden. De meeste vragen van de klant worden veroorzaakt door onduidelijkheden of foutieve toelichtingen. Voor beide partijen is het efficiënter om de specificaties van een hoge kwaliteit te maken, hierdoor kun je eerder beschikken over je geld. Zaken waarin veel fouten worden gemaakt zijn: kortingen, het btw-bedrag en een logische opbouw van het totaalbedrag.

2.Voluit schrijven van de vervaldatum en de betalingsperiode

Vermeld altijd duidelijk de vervaldatum en betalingsperiode op de factuur. Dit voorkomt dat de betaler de factuurdatum zelf moet gaan berekenen en uiteindelijk met excuses kan komen waarom er niet op tijd is betaald. Op deze manier is er duidelijkheid voor alle partijen.

3. Geef je coderingen altijd duidelijk aan

Ten aanzien van factuurnummers: zet nooit zomaar een aantal codes op je factuur, maar omschrijf altijd duidelijk wat welke code betekent. Wanneer je namelijk gebruik maakt van onder meer factuurnummers, dossier- en referentienummers, dan kunnen deze verschillende soorten codes tot verwarring zorgen.

4. Duidelijke gegevens van de ontvanger en de verzender

Naast dat het wettelijk verplicht is om contactgegevens van de verzender en ontvanger op de factuur te vermelden, is het ook handig voor de klant. Toch is bij verrassend veel facturen de verzender vergeten om de bankgegevens te vermelden, dit terwijl dit toch het doel is van een factuur.

5. Factuur is een marketinginstrument

Iedere contactmoment met de klant is een marketingtool, zo dus ook de factuur. Zorg er dus duidelijk voor dat de opmaak er verzorgd uit ziet. Dit leidt tot vertrouwen bij de klant en zorgt uiteindelijk dat je producten beter beoordeeld worden.

6. Belastingdienst eisen

De belastingdienst stelt een aantal eisen aan je factuur, deze gegevens zijn: je btw-identificatienummer, het factuurnummer, de factuurdatum, je naam en adres, de naam en het adres van je afnemer, de datum van de levering of de dienst, de hoeveelheid en de soort geleverde goederen en de omvang en de soort geleverde diensten. De inhoud van deze gegevens staan verder vermeld en gespecificeerd op de website van de belastingdienst.