Dit artikel is geschreven door Jan Wouter Jansen, expert in Technologie.
Lid van het Sprout Expertpanel

Een crash van zijn pc is de nachtmerrie van elke ondernemer, vooral als hij geen backup heeft gemaakt. Hoe voorkom je dat data als sneeuw voor de zon verdwijnt?

Backuppen, dat doet toch iedereen? Ja, maar niet altijd op de goede manier. Een online backupaccount is niet altijd voldoende. Noch het verwisselen van tapes voldoet. Je zult immers ook moeten nakijken of de informatie wel terug te zetten is. En is het boekhoudprogramma zelf wel gebackupt? Anders heb je nog niets aan de data alleen. Kortom, er zijn nog wat addertjes onder het gras aangaande die ouderwetse tapes. Waar moet je dus als starter vooral aan denken?

Tips:

1. Maak een backup van alle data

Dat lijkt simpel, maar data staan vaak op veel verschillende plaatsen. Denk hierbij aan een Outlookarchiefbestand, je favorieten, het auto-aanvulbestand van Outlook, waarmee de 100 laatstgebruikte e-mailadressen worden aangevuld. Gebruik je meerdere profielen? Kijk dan ook even in de map 'Mijn documenten' van de overige gebruikers.

2. Maak een backup van alle CD's en downloads van alle programma’s

Ook al is de software van deze programma’s vaak online verkrijgbaar, is het toch raadzaam om na een crash snel weer online te zijn. Het is dus veel handiger om alles bij de hand te hebben: tijd is immers geld.

3. Vergeet telefoonnummers en contactdata nooit

Maak een backup van de telefoonnummers van alle contactpersonen, helpdesks, en de informatie van de verschillende softwarepaketten die u afneemt. U bent natuurlijk niet dagelijks met alle software bezig. Maar het bij de hand hebben van de correcte informatie, is onmisbaar om jezelf tijd en een hoop frustraties te besparen. Zie het als je 'disaster pakket'. Sla dit Disasterpakket op een heel andere server/computer op.

4. Vergeet niet de drivers van printers en scanners

Het kost veel te veel onnodige tijd om na een crash al deze data te moeten downloaden.

5. Uiterst belangrijk: gebruikersnamen en wachtwoorden

Ook al worden deze worden net als de rest opgeslagen in de mail, of op andere plaatsen op de computer, vergeet niet dat een veilige backup van wachtwoorden bij het zogenaamde 'disaster pakket' hoort.

6. Zorg voor een CD van het systeem waaronder de computer opereert (Windows/Mac)

Een andere optie is eventueel een werkend ‘image van de computer’, waarmee veel tijd kan worden bespaard, maar daarentegen geen zuivere installatie mogelijk is.

7. Maak een backup van de licentiesleutels

Zijn we er dan? In principe wel. Maar het is verstandig om deze checklist eens per maand door te lopen om de veranderingen bij te houden. Probeer dit in uw maandelijke routine te passen, bijvoorbeeld op de laatste vrijdag van de maand. Met een beetje geluk heb je de backup nooit nodig.

Lees ook:

• Voorkom een social media-lek
  
• In 7 stapppen cybercriminelen weren