Dit artikel is geschreven door Grouve, Rolf (alle artikelen), lid van het Sprout Netwerk

 Urenadministraties die niet op orde zijn, factuurbewijzen en begrotingen die niet kloppen. Voor veel ondernemers is een subsidiecontrole een ramp. Met deze tips zorg je ervoor dat je subsidieaanvraag niet voortijdig strandt.

1. Nooit overdrijven

Een goede voorbereiding op dat wat komen gaat, begint bij het schrijven van een aanvraag. Wees realistisch. Zorg voor haalbare doelstellingen en een reële begroting. Wie overdrijft in de aanvraag, en zo denkt meer kans te maken op subsidie, komt uiteindelijk bedrogen uit. De subsidie is dan wel binnengehaald, maar het is vervolgens onmogelijk het bedrag te verantwoorden omdat de opgegeven kosten in geen duizend jaar worden gemaakt. Of je hebt het project te mooi omschreven en activiteiten opgegeven die in de lijn van de subsidie passen, maar die uiteindelijk niet worden uitgevoerd. Ook dan zal de administratieve fase grote moeilijkheden opleveren en is de kans op het overleven van de subsidiecontrole zeer klein. Wees dus eerlijk en realistisch wanneer je subsidie aanvraagt, dat bespaart een boel ellende.  

2. Altijd voorwaarden doorlezen

De verplichtingen waaraan moet worden voldaan wanneer de subsidie is toegezegd, staan beschreven in de beschikking zelf, in de wet- en de regelgeving en, eventueel, in de aanvullende bepalingen. Bij grote regelingen hoort vaak ook nog een aparte Handleiding Projectadministratie (HPA) waarin alle eisen duidelijk staan beschreven. Het komt in de praktijk veel voor dat de voorwaarden niet goed worden doorgenomen. Het lokt nu eenmaal niet, zo’n wettekst met allerlei artikelen en ingewikkeld taalgebruik. Toch is het belangrijk er even doorheen te worstelen, wil je achteraf niet voor verrassingen komen te staan. Noteer de belangrijke punten, of die op je project van toepassing zijn, in een apart document, zodat je niet steeds de hele wettekst door hoeft te lezen. Arceren met een markeerstift, werkt natuurlijk ook.

3. Vroeg beginnen met administreren

Ook zijn er veel ondernemers die op eigen houtje een soort van projectadministratie opzetten waarvan zij vinden dat het er wel goed en gedegen uitziet. Zodra er dan een afgevaardigde van de subsidieverstrekker arriveert om de boel te controleren, blijkt dat de administratie niet voldoet en moet alles opnieuw, met terugwerkende kracht, worden vastgelegd. Doe dit dus niet en neem voorafgaand aan het project notie van je verplichtingen. Op basis van de genoemde voorwaarden, stel je een overzichtelijke administratie op die je vanaf het begin goed bijhoudt. Hier geldt: een goed begin is het halve werk. Bovendien zien de meeste subsidieverstrekkers graag dat bij technische ontwikkelingen alle genomen stappen kunnen worden aangetoond, en dan vanaf het allereerste begin. Dus ook de meest premature krabbels en losse schetsen tellen mee (deze uren krijg je dan meestal ook vergoed in het kader van bestede uren aan ontwikkeling, dus dat is mooi meegenomen).

4. Stukken paraat

Zorg dat, wanneer de subsidieverstrekker komt controleren, alle stukken paraat zijn. In een notendop gaat het dan vaak om een overzichtelijke urenregistratie (bestede uren aan het project), een begroting met externe kosten (inclusief eventuele betalingsbewijzen en resultaten van aanbestedingsprocedures) en een technisch dossier. Wanneer er tijdens het bezoek moet worden gezocht naar de gevraagde papieren, zorgt dit -op zijn minst- voor een boel irritatie wat de beoordeling van het project zeker niet ten goede komt. Bovendien schaadt de slordige indruk die je afgeeft het vertrouwen van de subsidieverstrekker.

5. Deadlines serieus nemen

In de beschikking staan doorgaans alle belangrijke data en deadlines vermeld. Bijvoorbeeld wanneer het project uiterlijk moet zijn afgerond, je de uren en facturen in moet leveren en wanneer tussenrapportages (beschrijving van de voortgang en een overzicht van de gemaakte kosten) en de einddeclaratie binnen moeten zijn. Overschrijd deze data niet. Als je toch in de problemen komt en een voorgenomen deadline dreigt mis te lopen, meld dit dan tijdig aan de subsidieverstrekker.  

De meest voorkomende fouten die tijdens een controle worden geconstateerd zijn:

-Uren niet goed bijgehouden. -Uren niet gecontroleerd en niet afgestemd met de interne ziekte- en verlofregistratie. -Facturen niet bewaard. -Stukken niet paraat tijdens controle. -Kosten niet gemaakt binnen de vastgestelde projectperiode. -Projectdossier niet compleet. -Tussenrapportages te laat of incompleet. -Te weinig kosten in einddeclaratie. -Onvoldoende bewijs dat project daadwerkelijk is uitgevoerd.