Dit artikel is geschreven door Grouve, Rolf (alle artikelen), lid van het Sprout Netwerk

Ondernemers zijn vaak niet of nauwelijks op de hoogte van hun subsidiekansen. Het ontbreekt aan tijd, kennis en goed op elkaar afgestemde communicatie tussen uw bedrijfsafdelingen. De oplossing is eenvoudig: een interne of externe subsidiecoördinator levert u kapitalen op.

Het is een veelvoorkomend probleem: afdelingen die langs elkaar heen werken. De ideale organisatie bestaat helaas niet. Ook op het gebied van subsidies gaat er door gebrekkige communicatie veel mis. Een voorbeeld: de personeelsfunctionaris weet niet dat de opleidingscoördinator bezig is met een Europese scholingssubsidie die is gebaseerd op het aantal medewerkers dat meedoet aan opleidingstrajecten en cursussen. Een cijfer dat de personeelsafdeling goed in kaart heeft. Of de uitvinder op de werkvloer bedenkt niet dat hij voor zijn project subsidie kan aanvragen terwijl de financiële man dat wel weet. Maar, die is weer niet op de hoogte van alle innovatieprojecten...

Doordat er niet één iemand is die van alles op de hoogte is én in de gaten houdt of er subsidiemogelijkheden zijn, blijven vele prachtige projecten onuitgevoerd omdat er geen geld voor lijkt te zijn. Subsidiekansen worden niet optimaal benut en de wel in gang gezette aanvraagtrajecten worden door hetzelfde gebrek aan communicatie en structuur zò gefrustreerd dat het mislukt en op een grote teleurstelling uitloopt.

Subsidiecoördinator

Een interne of externe subsidiecoördinator kan het communicatiegat in uw organisatie opvullen. De coördinator weet wat er speelt in een organisatie, heeft inzicht in lopende en toekomstige activiteiten en kan het nut van een project voor de organisatie en voor de maatschappij inschatten. De coördinator kan een trechterfunctie vervullen en alle beschouwde en bestudeerde informatie vertalen naar een concrete subsidieregeling. Vervolgens start de coördinator het traject van aanvragen en administreren of benadert hij een extern deskundig bureau om het traject verder te regelen.

Een subsidiecoördinator hoeft niet persé iemand van buiten het bedrijf te zijn. Het kan heel goed een medewerker zijn die affiniteit heeft met subsidies, beleid en projecten. Misschien omdat hij of zij vanuit het verleden kennis heeft van subsidies of omdat iemand sterk financieel geëngageerd is en op de hoogte wil zijn van àlle financieringsmogelijkheden, dus niet alleen van bancaire leningen of investeringsmaatschappijen maar ook van subsidies.

Onnodig duur

Denk slim als ondernemer. Een subsidieman spaart geld uit. Hij zorgt ervoor dat u geen subsidie misloopt en dat de subsidieprojecten soepel verlopen. Zo voorkomt u dat nieuwe ontwikkelingen worden geremd door gebrek aan geld en maakt u projecten niet onnodig duur doordat u subsidie misloopt. Eveneens verkleint een centrale subsidiecoördinator de kans dat mensen elkaar tegenwerken, waardoor het subsidieproces wordt gefrustreerd. Een coördinator voorkomt kortom de teleurstelling van weer een nieuw subsidiedrama.

5 elementen voor een goed subsidiemanagement

1. Stel één subsidiecoördinator aan in uw bedrijf. Dit hoeft geen externe deskundige zijn, maar kan ook iemand binnen uw organisatie zijn die affiniteit heeft met subsidies.
2. Breng de lopende en geplande projecten in kaart.
3. Krijg de financiering en de financiële tekorten op projecten inzichtelijk.
4. Stem de projecten af met overheidsdoelstellingen en subsidieregelingen.
5. Vraag subsidie aan en laat de subsidiecoördinator het gehele project begeleiden om teleurstellingen te voorkomen.