Dit artikel is geschreven door Rolf Grouve (alle artikelen), lid van het Sprout Netwerk

Lean werken is een uit de hand gelopen rage geworden. Veel bedrijven slaan door in het efficient willen werken en bereiken hierdoor een averechts effect.

Lean produceren, ooit uitgevonden door Toyota, bereikte tientallen jaren geleden het Nederlandse bedrijfsleven. De werkwijze is inmiddels niet meer weg te denken. De laatste jaren is de methode echter enorm gehyped. Vriend en vijand staan open voor het systeem waarbij alles en iedereen binnen een bedrijf erop is gericht waardestromen te creëren en verspilling tegen te gaan. Ook de overheid gaat prat op de leanfilosofie en riep de afgelopen jaren verschillende subsidiepotjes in het leven die lean-ondernemers financieel belonen voor hun efficiënte werkwijze.

De reden waarom veel bedrijven hun processen omzetten naar lean is dan ook niet alleen het geloof in de aanpak, maar ook het feit dat er niet zelden een subsidie voor los te peuteren is. Nu, een aantal jaren verder, lijkt het zijn doel binnen veel ondernemingen voorbij te schieten. Zo merken onder meer innovatie- en subsidieadviseurs die zijn betrokken bij een groot aantal leantrajecten.

Slimmer werken

Lean staat voor een maximale toegevoegde waarde voor de klant tegen minimale inspanning. Hierdoor zou de productiekwaliteit omhoog moeten gaan en de productiekosten omlaag. Het legt de focus op slimmer werken in plaats van harder werken. Het ultieme doel is zaken die geen toegevoegde waarde hebben en verspillingen te elimineren. De werkwijze is vooral populair in organisaties waar het op elkaar aansluiten van veel processtappen en partijen een belangrijke rol speelt, zoals in de automotive, metaal en elektronica. Wat meer recentelijk is lean ook ontdekt door de gezondheidszorg en dienstverlenende sector. Lean is zowel van toepassing op productieprocessen als ook op het management van een organisatie.

Problemen

Ondernemers die in de problemen raken door het lean werken, zijn als het ware doorgeslagen in het toepassen van de methode. Zij werken bijvoorbeeld dermate just in time (alleen produceren op aanvraag) dat er helemaal geen voorraad meer is, zodat werknemers onder druk komen te staan en spoedaanvragen niet geleverd kunnen worden. Of er komen onderdelen van het productieproces stil te liggen doordat afdelingen op elkaar wachten. Een bijkomend gevolg van te veel bedrijven zonder voorraad is de opmars van spekkopers die wel snel kunnen leveren. Uiteraard tegen hoge prijzen waardoor de inkoop van allerlei onderdelen en producten weer andere groepen ondernemers op kosten jaagt.

Ook op managementniveau wordt er steeds vaker te lean gewerkt. Bijvoorbeeld bij de aanname van personeel. Onder het motto ‘iedereen een eigen specialiteit en taak en geen overlappingen in personeel’ wordt een zeer gericht aanname- en opleidingsbeleid gehanteerd. Hier schuilt een gevaar voor de continuïteit in een bedrijf. Want wat gebeurt er als die ene medewerker met zijn eigen specifieke taken door omstandigheden een tijd uit de running is. Wie neemt hem over? Ook hier geldt: een lean personeelsbeleid kan heel efficiënt zijn, maar sla er niet in door. Houd altijd ruimte voor back-up en vervanging bij calamiteiten. Houd je organisatie in de breedte sterk bezet en maak haar niet fragiel door individuen te belangrijk te maken.

Kleine ondernemers 

De ongewenste gevolgen van lean zijn vooral merkbaar bij de kleinere MKB-ers die niet goed in de slappe was zitten. Daar waar de financiële positie van een bedrijf afhangt van juist wel of juist niet dat ene opdrachtje, wordt het meest extreem per stuk en per mankracht gewerkt om de kosten zo laag mogelijk te houden. Maar door de omgekeerde werking van deze uit de hand gelopen zuinigheid, ontstaat dus de situatie dat de marktvraag niet kan worden beantwoord en de personele organisatie wankelt. Dit brengt het complete productie- en bedrijfsproces in gevaar.

De problemen door het te lean werken, kunnen worden voorkomen door ‘te’ weg te halen. Zoals voor alles geldt: doe het met mate. En doe het in elk geval niet voor de subsidie. Want zowel subsidie als lean zijn prachtige middelen maar geen doel op zich. Áls je slimmer gaat werken, wees dan ook slim in de keuzes die je maakt om het slimmer werken te bereiken.

Lees ook:

• Nieuwe fiscale regeling voor ondernemers