In de meeste gevallen kondigt de belastinginspecteur zijn bezoek vooraf aan. De paniek is er echter niet minder groot om. Wat moet je regelen en wat vooral wel en niet doen? Tips en weetjes over de belastingcontrole. 

De kans dat de belastinginspecteur langskomt, is niet heel groot. Daarnaast is er lang niet altijd iets aan de hand als de inspecteur op de stoep staat. Schrik dus niet direct. Als je te goeder trouw handelt en de Belastingdienst niet probeert te beduvelen, hoef je nergens bang voor te zijn. Er zijn verschillende redenen waarom een belastinginspecteur een bezoekje brengt aan jouw bedrijf. Ondernemerinbusiness.nl zet ze voor je op een rij:

• Startersbezoek: controle bij een startend bedrijf waarbij de nadruk ligt op het geven van tips en trucs hoe je jouw administratie het beste inricht volgens de Belastingdienst
• Bedrijfsbezoek: inspecteur wil inzicht krijgen in de wijze waarop jij je administratie beheert. Er hoeft geen specifieke aanleiding voor te zijn 
• Waarneming ter plaatse: controle van de administratie én het observeren van een 'gewone' werkdag. Hoeveel en welke werknemers en klanten zijn er en wat gebeurt er nog meer qua bedrijfsvoering op zo'n dag. 
• Boekonderzoek: vaak na aanleiding van verdachte ingediende aangiften, onderzoek bij derden of een klikbrief. Er wordt dus specifiek gezocht naar fouten en onregelmatigheden in de administratie
• Onderzoek naar zakenpartner of leverancier: jij bent niet de reden van het onderzoek, maar ze hebben jouw administratie nodig om de verdachte aangiften en administratie van een zakenpartner of leverancier te controleren

Controle voorbereiden

Maar stel de belastinginspecteur belt op dat hij eerdaags een bezoek aan je bedrijf komt brengen. Iedere ondernemer is verplicht hieraan mee te werken, dus dan kun je maar beter jezelf van je beste kant laten zien. Hoe doe je dat? Wat moet je regelen en klaarleggen? Een korte checklist. 

1. Reserveer een ruimte

Zorg dat de inspecteur snel en geconcentreerd te werk kan gaan. Dat gaat het beste door een ruimte voor hem beschikbaar te stellen. Hij wordt dan niet afgeleid en hoeft ook niet het hele kantoor door te gaan op zoek naar alle benodigde informatie. Bijvoorbeeld een vergaderruimte of het hok van de collega die op vakantie is. Bij voorkeur een ruimte die op slot kan, zodat je de administratie vooraf al klaar kunt leggen maar nieuwsgierige werknemers deze informatie niet zomaar kunnen inkijken. 

2. Administratie samenrapen

In de meeste gevallen geeft de inspecteur vooraf aan wat hij allemaal wil kunnen inzien. Zorg dat al die informatie goedgeordend klaarligt en dat het weinig uitleg behoeft waar wat te vinden is. Leg alles wat de inspecteur zeker nodig heeft centraal neer en de rest van de administratie ook goedgeordend in het gereserveerde kantoor. Wellicht blijkt de inspecteur tijdens de controle namelijk ook de rest van de administratie nodig te hebben. Denk dus ook aan de salarisadministratie en personeelsdossiers.  

3. Bewaarplicht controleren

Controleer ook nog even of je wel goed aan de bewaarplicht hebt voldaan. Juist die oudere gegevens heeft in de controleur waarschijnlijk nodig. En hoewel je weet dat je die berekeningen voor de btw-aangifte echt ergens hebt opgeslagen  - omdat het moest. Is het de vraag of je ze zo op verzoek tevoorschijn kunt toveren. Zoek dus ook dit van tevoren goed uit en leg het klaar.  

4. Werkt het kopieerapparaat? 

Belastinginspecteurs mogen overal kopieën van maken. Dat zullen ze hoogstwaarschijnlijk ook willen doen. Daarvoor moet je een kopieerapparaat ter beschikking stellen. Controleer van tevoren dus even of het apparaat nog werkt en dat de administratie zodanig klaarligt dat kopieën maken ook makkelijk gaat. 

5. Informeer werknemers

Heb je werknemers in dienst? Vergeet hen dan vooral niet vooraf op de hoogte te stellen dat er binnenkort een controleur op de stoep staat. Niet alleen om te voorkomen dat werknemers onverwacht met vragen worden geconfronteerd maar vooral ook te zorgen dat iedereen braaf zijn identiteitsbewijs bij zich heeft.  

6. Overleg met de boekhouder of accountant

Zijn er nog dingen die relevant kunnen zijn voor het onderzoek? Waarschijnlijk heeft jouw boekhouder of accountant daar meer zicht op. Vertel hem dus dat er een controle aan zit te komen en dat je graag wilt weten of er nog dingen zijn die je beter vooraf kunt melden. Wellicht is het ook handig om de financieel adviseur te vragen of hij bij het inleidend gesprek met de controleur aanwezig wil zijn. 

7. Controleer de controleur

Vraag de controleur bij binnenkomst om zichzelf te identificeren. Het zit waarschijnlijk goed, maar er bestaat altijd een minieme kans dat het toch de concurrent is die een dekmantel gebruikt om jouw cijfers eens grondig te bekijken. De inspecteur is het gewend om zichzelf te identificeren en zal daar dan geen enkel probleem mee hebben. 

Meer lezen over belastingcontroles en tips om een belastingcontrole voor te bereiden? Lees de tips op ondernemerinbusiness.nl, een site met praktische informatie voor ondernemers.