Hoe kan ik studiekosten laten terugbetalen?

personeel | 18 okt 2012 | Jannemijn Strengers |
Team Personeel

Wie wil er niet investeren in de toekomst van zijn werknemer. Het komt ook jou ten goede. Maak van te voren duidelijk afspraken als je een werknemer op jouw kosten een opleiding laat volgen.

Veel werkgevers stimuleren hun werknemers opleidingen en cursussen te volgen. Dit komt uiteraard het bedrijf ten goede. Als het loon tijdens het volgen van de opleiding wordt doorbetaald of de werkgever de opleidingskosten voor zijn rekening neemt, dan zal de werkgever vaak graag willen dat (een deel van) deze kosten door de werknemer worden terugbetaald als hij uit dienst treedt. Hierover worden door partijen afspraken gemaakt. Toch komt het geregeld voor dat er na afloop van het dienstverband discussie ontstaat tussen partijen over deze terugbetalingsverplichting.

Maak afspraken over studiekosten 

Het is daarom zinvol om een studiekostenbeding te sluiten, waarin wordt overeengekomen dat de werknemer bij het einde van de arbeidsovereenkomst (een deel van) de door de werkgever gemaakte studiekosten aan de werkgever terugbetaalt. Denk daarbij aan de kosten voor de studieboeken, het inschrijf- en examengeld, maar ook het loon voor de periode waarin de studie is genoten en de werknemer niet heeft kunnen werken. Wat mag nu wel en wat mag niet worden afgesproken?

  • De Hoge Raad heeft in 1983 in een belangrijke uitspraak bepaald dat het mogelijk is dat werkgever en werknemer een studiekostenovereenkomst met elkaar aangaan, maar stelt daaraan wel een aantal voorwaarden.
  • Er dient een periode te worden vastgesteld waarin de werkgever wordt geacht baat te hebben gehad bij de door de werknemer door de studie verworven kennis en vaardigheden.
  • De verplichting dat de werknemer bij de beëindiging van de arbeidsovereenkomst tijdens of onmiddellijk na afloop van de studieperiode het loon over die periode aan de werkgever dient terug te betalen, dient uitdrukkelijk te worden vastgesteld.

De terugbetalingsverplichting vermindert naar evenredigheid van het voortduren van de dienstbetrekking gedurende de onder de eerste bullit bedoelde periode. Dit houdt in dat hoe langer de werknemer na de studie nog bij de werkgever in dienst blijft, hoe minder hij hoeft terug te betalen. Dit wordt een “glijdende schaal” genoemd.

Daarnaast heeft de Hoge Raad onder andere bepaald dat een studiekostenbeding voor de werknemer zulke ernstige (financiële) gevolgen met zich meebrengt, dat dit duidelijk aan hem uiteengezet moet zijn. Met andere woorden: de werknemer moet zich er goed van bewust zijn dat hij de studiekosten moet terugbetalen. Ook merkt de Hoge Raad op dat het onder bepaalde omstandigheden onredelijk is dat de werkgever die zelf de arbeidsovereenkomst met de werknemer beëindigt, de werknemer de studiekosten laat terugbetalen.

Terugbetalen van het loon

Uit lagere rechtspraak blijkt dat bovengenoemde regels niet alleen worden toegepast op het terugbetalen van het loon dat de werknemer tijdens de studie heeft genoten, maar ook op terugbetaling van de studiekosten zelf. In de praktijk komt het vaak voor dat werkgever een standaard studiekostenbeding opneemt in het arbeidsvoorwaardenreglement, die voor alle werknemers van toepassing is.

Door in de arbeidsovereenkomst naar dit reglement te verwijzen en te bepalen dat dit reglement onderdeel uitmaakt van de arbeidsovereenkomst, denken veel werkgevers dat dit voldoende is. Dit kan echter tot discussies en zelfs gerechtelijke procedures leiden. Veel werknemers zijn immers niet goed bekend met de inhoud van het arbeidsvoorwaardenreglement of hebben dit zelfs nog nooit gelezen. Werknemers kunnen zich dan op het standpunt stellen dat zij de studiekosten niet hoeven terug te betalen. Uit bovengenoemde regels blijkt dat de terugbetalingsverplichting uitdrukkelijk dient te worden vastgesteld.

Terugbetalingsverplichting uit arbeidsvoorwaardenreglement toepassen

Het is dan ook raadzaam om per gevolgde studie of cursus schriftelijk vast te leggen dat de terugbetalingsverplichting uit het arbeidsvoorwaardenreglement van toepassing is of beter nog: om een aparte studieovereenkomst te sluiten met de werknemer. Deze studieovereenkomst dient wel te voldoen aan de daaraan door de Hoge Raad gestelde voorwaarden. Dit kan een hoop discussie achteraf voorkomen omdat partijen weten waar zij aan toe zijn.

Met dank aan: Marista Giessen

Jannemijn Strengers Dit artikel is geschreven door Jannemijn Strengers.
Lid van het Sprout Expertpanel

Gerelateerde artikelen:


Meer over personeel:


 

reacties

(1)
Pasfoto van Anoniem
  • Anoniem
  •  | 05 feb 2014 | 11:27 2014 uur
hoe zit het met de BTW in de factuur van de opleider? mag je de factuur incl BTW doorbelasten aan de werknemer? het bedrijf heeft de vooraftrek al genomen!
reageer op dit artikel


 

 
Volg Sprout

 
Volg Sprout