Slechts zes maanden werkte Zaniera B., de 25-jarige invalskracht bij zorggroep Parnassia Bavo Groep en in die tijd wist ze maar liefst 2 miljoen euro weg te sluizen. Onlangs werd zij veroordeeld tot 18 maanden cel. De vraag die blijft hangen is: gaat frauderen echt zo makkelijk?

De administratief medewerkster had een groot aantal facturen valselijk opgemaakt en betaalbaar gesteld aan vier bedrijven die op geen enkele wijze gerelateerd waren aan de Parnassia Bavo Groep en die dan ook geen enkele vordering op de Groep hadden uitstaan. Ze voerde 37 valse facturen in de crediteurenadministratie als ware het goedgekeurde facturen, om deze facturen vervolgens ter betaling door te sturen naar het boekhoudprogramma van de Parnassia Bavo Groep. De bedragen waren klein, zodat ze niet meteen zouden opvallen.

In het een dezer dagen gepubliceerde vonnis zijn de details te lezen: Een binnenkomende factuur wordt door een medewerker van de crediteurenadministratieop een scanner ingescand, waarbij de factuurgegevens worden ingevuld en opgeslagen in het boekhoudprogramma Basware. Daarna worden in de eigen werkomgeving van de medewerker die de factuur heeft ingescand nadere factuur- en boekingsgegevens ingevoerd. Vervolgens verstuurt de medewerker de factuur elektronisch naar de budgethouder. Na goed- of afkeuring van de factuur gaat de factuur weer elektronisch terug naar dezelfde medewerker van de crediteurenadministratie. Deze medewerker stuurt de goedgekeurde facturen vervolgens elektronisch door naar het boekhoudprogramma SAP. De originele facturen worden bewaard in ordners.

Truc

Wanneer er een crediteur is die nog niet in de administratie bekend is, dient de medewerker van de crediteurenafdeling een nieuwe crediteur in SAP aan te maken. Deze dient ook nog door een andere medewerker goedgekeurd te worden. Een formaliteit, want eigenlijk wordt alleen gekeken of de gegevens goed zijn overgenomen van de binnengekomen factuur. En daar gaat het mis. Er moet dan gecontroleerd worden of er wel een relatie is met het bedrijf.

De truc ging als volgt: nadat een reeds ingescande factuur (van een ander bedrijf dan de vier bovengenoemde) was goedgekeurd door de budgethouder, maar voordat deze ter betaling werd doorgezonden naar SAP, is een nieuwe - valse - factuur ingescand. Deze nieuwe scan heeft de origineel ingescande factuur overschreven. Vervolgens zijn de factuur- en of boekingsgegevens van de originele factuur aangepast. Na deze aanpassingen zijn deze facturen ter betaling doorgezonden naar de boekhoudafdeling.
Op deze wijze liep de verdachte trouwens ook tegen de lamp. Medewerkers van de crediteurenadministratie dienen onder hun gebruikersnaam in te loggen. In de schuur van de woning van de verdachte werd al gauw een papier aangetroffen met handgeschreven Post-It memo’s en de namen van de vier bedrijven en de bijbehorende crediteurennummers.

Multinationals

Parnassia heeft naar aanleiding van het fraudegeval nog wel een claim neergelegd bij de softwareleverancier. Inmiddels is de beveiliging bij de zorginstelling op meerdere vlakken aangescherpt, maar registeraccountant L.W. Verhoef, die regelmatig boekhoudfraudes bij gemeenten en provincies aan de kaak stelt, denkt dat de hoofdfout toch ligt bij het gedupeerde bedrijf zelf. ‘Gescheiden verantwoordelijkheden en daarnaar ook handelen, dat kan iedere accountantstudent je vertellen,’ zegt hij tegen Sprout.

Toch overkomt het ook grote internationale bedrijven. Heineken verloor 2,5 miljoen euro als gevolg van een soortgelijke fraude. Het bedrijf had grote moeite om het geld terug te krijgen. Ook woordvoerder Marjolein Timmer van Parnassia Bavo Groep moet toegeven dat het geld nog niet terug is. Wel heeft het bedrijf zijn relaties ingelicht over de fraude. Het vermoeden bestaat dat de verdachte in opdracht heeft gewerkt  van een landelijk opererende bende die nog niet is opgerold.