Nooit meer onbereikbaar

16 apr 2014 - 18:14
Sinds telefoonverkeer via internet afgehandeld kan worden, ontstaan er steeds mooiere mogelijkheden om altijd bereikbaar te blijven. De nieuwste: een zakelijk- en privénummer op één simkaart.

Het is een zorg voor ondernemers: welke telefooncentrale moeten ze aanschaffen? Zetten we een flinke kast neer op de groei of leasen we er een zodat we over een paar jaar mogen uitbreiden? Sinds de opmars van Voice over IP (VoIP)-telefonie, ofwel internetbellen, is er nauwelijks nog ijzerwaar nodig om met een aantal lijnen aan de slag te kunnen. De bedrijfscentrale draait namelijk softwarematig, op een eigen server, of in het datacenter van de leverancier. In de krachttermen die de branche zelf gebruikt heet dit hosted Voip.

Cloudtelefonie

Inderdaad, je zou kunnen zeggen dat die centrale in de befaamde cloud is opgenomen - de eerste aanbieders hebben hun aanbod dan ook al omgedoopt in cloudtelefonie. En met reden, want de nieuwste Voip-centrales voldoen aan de belangrijkste wetten van het inmiddels fameuze cloud computing: ze zijn virtueel, je kunt eenvoudig uitbreiden met extra lijnen of juist inkrimpen - niet onbelangrijk in deze barre tijden. Je betaalt ten slotte alleen voor wat je afneemt. Ook een belangrijke voorwaarde voor een dienst om écht het cloudlabel erop te kunnen plakken: alles wat je afneemt, is grotendeels zelf in te regelen. En dat ook bij voiptelefonie.

Goedkoper door Voip-bellen

Aan de kwaliteit van de verbinding is het sinds de pioniersjaren negentig niet meer te merken dat een gesprek via internet tot stand komt. De bijbehorende Voip-telefoontoestellen zijn ook in weinig te onderscheiden van hun voorgangers die elk via een eigen lijntje aan de telefooncentrale waren gekoppeld.

Vaak is de installatie van éen enkel modem voldoende om vele werkplekken van internet plus (vaste) telefonie te voorzien. Bij de doorbraak van IP-bellen ging de consument het bedrijfsleven overigens voor, met de 3-in-1 pakketten voor telefoon, internet en televisie. Die maakten vooral het bellen goedkoper. De afgelopen jaren is zelfs de meerderheid van de vaste telefoons via internet verbonden en inmiddels hebben bedrijven ook Voip ontdekt. En niet alleen vanwege de kosten.

Bereikbaarheid vergroten

De bereikbaarheid kan er ook behoorlijk op vooruitgaan, zeker voor ondernemers die (nog) niet beschikten over een geavanceerde bedrijfscentrale. Doordat de Voip-centrale in feite als softwarepakket draait op een server, zijn alle slimme mogelijkheden van een conventionele centrale standaard. Een gesprek automatisch doorschakelen naar een collega of een mobiel nummer is geen punt, zodat een bellende klant altijd te woord kan worden gestaan. De belroute kan natuurlijk ook worden aangepast aan de openingstijden van de zaak. Een welkomstmelding of keuzemenu op het centrale nummer en een antwoordapparaat dat zich van afstand laat afluisteren op elk doorkiesnummer, spreken vanzelf. Waar anders potentiële omzet blijft liggen, levert die betere bereikbaarheid nog vele malen meer op dan de kleinere telefoonrekening bespaart.

Thuiswerken

Het inregelen van de standaardinstellingen gaat, zoals bij alle clouddiensten, via de webbrowser. Intern verhuizen of tijdelijk ergens anders werken, is geen punt meer met Voip: elk toestel houdt zijn 'eigen' nummer. Ook het uitbreiden met extra lijnen en nummers is in de regel eenvoudig. Thuiswerken kan naadloos: de medewerker was al gewend vanuit huis in te loggen op het bedrijfsnetwerk, zijn telefoon werkt voortaan ook alsof hij op kantoor zit. En dat zonder kosten die het doorschakelen naar een privénummer met zich mee kunnen brengen.

Voip koppelen met Microsoft Outlook en je CRM

De integratie van de Voip-centrale met Outlook gaat een stap verder, maar is tegenwoordig ook bereikbaar voor ondernemers. Een zinnige extra: met één klik op een Outlook-adres of vanuit de browser wordt de betreffende persoon gebeld. Eigenlijk iets wat op de smartphone al doodgewoon is, maar vanaf een werkplek vaak onmogelijk. Nog meer handige Voip-snufjes: binnengekomen voicemails en faxen verschijnen desgewenst als e-mailtje. Ook met CRM-pakketten zijn fraaie koppelingen te maken: het Voip-systeem geeft de klantensoftware een seintje, zodat de beller met zijn dossier in beeld komt zodra de verbinding een feit is.

Vast en mobiel

De nieuwste ontwikkeling in de Voip-wereld is een beetje de heilige graal van de telefonie: de combinatie van vast met mobiel bellen. Die integratie (FMC ofwel Fixed-Mobile Convergence) werd al langer als dienst aangeboden, maar pas sinds kort lijkt de technologie werkelijk klaar voor een elegante oplossing.

En het is weer de cloud, de virtuele telefooncentrale, die de mobiele toestellen naadloos kan opnemen in het bedrijfsnetwerk door ze een eigen nummer toe te wijzen. Daarbij kunnen zelfs aan één en dezelfde simkaart meerdere nummers worden toegekend: bijvoorbeeld één voor privé- en een voor zakelijke contacten.

Ben je op pad, dan maak je via het gsm-net verbinding met de bedrijfscentrale. Zodra er een betere (goedkopere) verbinding mogelijk is, schakelt de mobiel zonder haperen daarop over. Zo krijgt het mobieltje binnen en buiten alle functies die de 'vaste' bedrijfstelefoon ook heeft. Bereikbaarder kan je niet zijn - en gelukkig zit er zelfs op het mobieltje een uit-knop.

 

 

Redactie Sprout

Volg ons ook op Twitter en Facebook

Tips? Mail redactie@sprout.nl