Zo maak je je bedrijf beheersbaar

Managementtechnieken toepassen: ‘het procesmatig inrichten van je bedrijf om alle processen beheersbaar en meetbaar te maken’. Als je dit leest denk je misschien: wat moet ik daarmee, ik ben toch geen multinational? Maar juist voor ondernemers in groeiende bedrijven zijn deze technieken heel nuttig om mee te werken, betoogt Annegien Blokpoel. “Mensen doen hun best, maar werken vanuit patronen, vaak onbewust. Met managementtechnieken kies je objectieve systemen waarmee je medewerkers optimaal kunnen werken.”

Dit artikel komt uit Sprout Magazine.

Abonnement?Veel ondernemers huiveren voor het aanbrengen van vaste systemen en processen in hun bedrijf, omdat ze graag snel uit buikgevoel willen kunnen handelen, weet Blokpoel. “Het kost je inderdaad tijd om processen uit te denken en door te voeren”, geeft ze toe. “Maar als je het goed doet, loopt alles soepeler in je bedrijf en kun je sneller ingrijpen als er iets mis gaat. Als je bijvoorbeeld een overname wilt doen, gaat al je tijd en aandacht daarheen. Dan wil je dat alles in je huidige bedrijf intussen gestructureerd doorloopt.”

Schijf van vijf

In alle onderdelen van je bedrijf kun je managementtechnieken toepassen. Blokpoel hanteert daarvoor de Schijf van Vijf™, waarin alle belangrijke disciplines van bedrijfsvoering staan die je op orde moet hebben.

• Organisatie en ict

Bedenk welke systemen je altijd up and running moet hebben in je bedrijf. Als er iets uitvalt, ligt het hele bedrijf dan stil? Is de server belangrijk voor je, moet je altijd bij backups kunnen, moet er een beheerder klaar staan? Zorg dan dat die dingen op orde zijn.

• Sales

Bepaal welke informatie je wilt hebben van je salesteam. Laat al je salesmedewerkers eens een spreadsheet maken op hun eigen manier en leg die naast elkaar. Wat zijn de dingen die iedereen hetzelfde doet, en wat zijn slimme dingen die je daarnaast tegenkomt? Dat kun je in één systeem vatten, dat iedereen op dezelfde manier toepast. Maak daarbij één iemand verantwoordelijk voor de hele sales, die je altijd kunt bellen om de stand van zaken door te nemen.

• HR

Leg vast wat de doelen zijn voor je medewerkers en hou functionerings- en beoordelingsgesprekken. Een functioneringsgesprek kun je gedurende het jaar een aantal keer doen, om te bespreken hoe het gaat en waar je kunt bijsturen. Zijn de targets voor de medewerker realistisch? Gaat hij of zij ze halen? Dit gaat ook over jullie samenwerking: wat gaat er goed en wat kan beter? Een beoordelingsgesprek hou je één keer per jaar, dat komt vanuit jou als werkgever. Hoe is het jaar gegaan, hoe reken je de targets af, wat gaat de medewerker nu doen? Daarbij kun je een persoonlijk ontwikkelingsplan opstellen: wat kan iemand bijleren en hoe wil iemand zich verder ontwikkelen? Hiermee kun je in de gaten houden of iemand zijn werk goed doet, en tevreden is met zijn werk.

• Communicatie en marketing

Als je bedrijf groeit, krijg je te maken met de communicatie aan verschillende doelgroepen. Je brochure en website moeten je kernwaarden en identiteit niet alleen uitdragen naar klanten, maar ook naar potentiële nieuwe werknemers, de bank en aandeelhouders. Die kernwaarden kun je het beste bepalen samen met je medewerkers, zodat iedereen er achter staat en je een duidelijk verhaal naar buiten hebt, meent Blokpoel. “Rationele mensen vinden kernwaarden maar gezwam”, lacht ze. “Dat is het deels ook, maar je communicatie naar buiten moet wel eenduidig zijn en dat kun je bereiken met vastgestelde kernwaarden.” Ook moet je nadenken over woordvoerderschap, kun je de pers te woord staan? “Daar kun je mee oefenen. Weet te verwoorden wat je normen en waarden zijn en hoe je je positie kiest ten opzichte van de concurrentie.”

• Strategie

Maak ieder jaar voor twee, drie jaar vooruit een algemener plan van wat je wilt gaan doen met het bedrijf, en stel een heel praktisch plan op voor het komende jaar. “Grote bedrijven maken plannen voor vijf jaar vooruit, maar voor een kleiner bedrijf is drie jaar al best ambitieus”, stelt Blokpoel. “Blijf daarnaast regelmatig om je heen kijken, de markt verandert snel.”

Overtuigen

Ook gebruiken we hier termen als ‘technieken’ en ‘processen’; het draait uiteindelijk allemaal om mensen. “Het gaat om gedragsverandering. Mensen doen het liefst wat ze al kunnen en nieuwe dingen vinden ze al snel energieverspilling. Je moet ze overtuigen dat de nieuwe manier van werken goed is voor de doelen van het bedrijf”, aldus Blokpoel. Overtuigen doe je door personeel mede-eigenaar van problemen in het bedrijf te maken en te laten meedenken over de oplossing. Blokpoel: “Dat doe je als ondernemer misschien twintig keer sneller; iets bedenken en over de schutting gooien. Maar als je ze mee wilt krijgen kun je veranderingen beter in stapjes inbouwen en goed luisteren hoe ze het ervaren.”

Het doorvoeren kun je het beste in drie fases doen. Eerst het concept bedenken – “twee à drie stappen vooruit, zodat mensen er niet snel weer mee stoppen” – en dan je medewerkers ermee aan de slag laten gaan. “Laat ze los, sta toe dat ze fouten maken. Dat is lastig, want dat gebeurt op jouw kosten, maar daardoor beseffen ze de impact van nieuwe processen en zullen ze je beleid eerder dragen.” Loopt het een tijd, dan kun je aanpassen waar nodig is en het geheel vastleggen in een manual. “Dat is belangrijk omdat mensen niet alles onthouden, selectief luisteren en dingen anders kunnen interpreteren. Als zij het foutief doorgeven aan een nieuwe medewerker, gaat het mis”, legt Blokpoel uit. “Daarnaast zijn veel dingen heel logisch als je in een project zit, maar daarna niet meer.”

Slimmer bedrijf

Loop je vast op één van de genoemde onderdelen, haal er dan expertise bij, bepleit Blokpoel. Zo hielp ze ooit een snel groeiend bedrijf met drie oprichters: een salesjongen, een techneut en een algemeen directeur. Het bedrijf groeide hard; het had zeven projecten binnengehaald die in drie maanden uitgevoerd moesten worden. Maar toen ging één van de founders op huwelijksreis, de ander werkte zich voor zijn gevoel een slag in de rondte, met een pasgeboren kind thuis en de derde zag ineens alles op zich af komen. Er moest dus hulp ingeschakeld worden. De ene compagnon wilde een office manager aannemen, de tweede een salesman en de derde een techneut. Blokpoel raadde iets heel anders aan. “De enige manier waarop het bedrijf de drie maanden door kon komen met de meeste winst, was om alle zeven trajecten heel goed te doen en er een blauwdruk uit te halen voor alle volgende trajecten. De beste resultaten ontstaan tenslotte vaak in een pressure cooker. De ervaring die je daar uit haalt zorgt dat je het de volgende keren meteen goed kunt doen”, vertelt ze. “Daarom heb ik de ondernemers aangeraden om tijdelijk iemand in huis te halen die specialist is in projectmanagement, die een overkoepelende rol kon spelen. Daar hadden ze veel meer aan; na die drie maanden konden ze alsnog beoordelen of ze iemand wilden aannemen.”

Blokpoel raadt ondernemers aan om expertise inhuren niet te zien als een hoge kostenpost, maar als een opleidingsprogramma voor het bedrijf. “Een mba kost je twee jaar en veel geld, maar je kunt ook gericht geld steken in het inhuren van kennis waarmee je verder komt. Dat kost wat, maar het maakt je bedrijf en jezelf slimmer.”

Ondernemers vinden dat vaak lastig, weet Blokpoel. “Als ondernemer wil je liever alles zelf doen en niet iemand van buiten over je bedrijf laten beslissen. Maar als je een goede expert bent in je eigen vakgebied, herken je ook een expert in een ander vakgebied. Stel vast in welke groeifase je zit en welke kennis je het hardst nodig gaat hebben voor de volgende groeistap. Je moet jezelf een beetje durven uitschakelen, dingen uit handen durven geven.”

Wekelijks de nieuwsbrief van Startups & Scaleups ontvangen?

E-mail *

Door je in te schrijven ga je akkoord met de algemene en privacyvoorwaarden.

Verstuur

Dit artikel is geschreven door

Redactie MT/Sprout

De redactie van MT/Sprout is altijd op zoek naar mooie verhalen over startups, scaleups, management en leiderschap. Tips, ideeën, aanbevelingen? Mail naar [email protected]