Geen producten in de winkelwagen.
1. Administratie
Verbeter uw correspondentie: zo’n 4,5 miljoen mensen ontvangen elke maand een draak van een brief, e-mail of brochure, blijkt uit onderzoek van communicatiebureau Leene.txt. Een mailing uitsturen, dat zijn de kosten niet. De verontruste telefoontjes die volgen op uw onduidelijke schrijfsel jagen u op kosten.
Tips:
- omschrijf precies wat de ontvanger moet doen;
- Schrijven is schrappen. Te veel informatie zorgt voor ruis;
- Zorg voor consistente informatie via verschillende kanalen;
- Maak waar mogelijk gebruik van e-mail. Zo bespaart u op papier en frankering.
Voorkom foute facturen: “Door een strak beleid voorkom je dat debiteuren later of helemaal niet meer betalen”, zegt Michelle van der Stok, Hoofd Client Services bij IFN Finance.
Tips:
- Sluit de factuur niet bij de levering bij: deze wordt meestal weggegooid;
- Vergeet niet het referentie- of ordernummer en juiste gegevens contactpersoon te vermelden;
- Denk bij internationale contacten aan een goede vertaling en het IBAN-nummer;
- Verwijs naar algemene leverings- en betalingsvoorwaarden;
- Controleer achteraf of alles wel betaald is en of de opgegeven korting wel klopt;
- Factureer elektronisch, dat scheelt een hoop geld.
2. Doe aan nacalculatie
Uit nacalculatie valt winst te behalen. Vooraf bepaalt u hoeveel tijd, werknemers en middelen u voor een bepaald project wilt inzetten. Als u achteraf evalueert in hoeverre dat overeenkomt of afwijkt, kunt u daar bij het volgende project beter op anticiperen, stelt Ydo organisatieadviseurs.
3. Pennen, prittstiften en andere pietluttige posten
Wie wil zich daar nu in verdiepen? Toch verliezen alleen de AEX-bedrijven aan dergelijke ‘vergeten’ kostenposten samen al 12,5 miljard euro per jaar.
Tips:
- Vervang dure merken door merkloze artikelen;
- Print dubbelzijdig en print alleen de noodzakelijke documenten, mijdt die dure kleurenprinter;
- Maak een prijsvergelijking van zaken die u uitbesteedt, zoals schoonmaak- of koeriersdiensten. Houd een inkoopboekje bij, zodat u de prijzen altijd bij de hand heeft;
- Laat vervelende verkopers uitpraten. Misschien hebben ze een nuttige aanbieding;
- Als u de goedkoopste leverancier heeft gevonden, plaats dan minder vaak kleine bestellingen. Zo bespaart u op verzendkosten en uw interne factuurstroom.
4. Bespaar op uw leaseauto’s
Business Lease en ALD Automotive publiceerden onlangs een lijst besparingstips voor leaseauto’s:
- Kies een tweedehands leaseauto, een zuinige en/of een kleinere auto;
- Verleng uw contract i.p.v. een nieuw contract af te sluiten (scheelt afschrijving);
- Sluit een flexibel leasecontract af. Zo voorkomt u beëindigingskosten;
- Beloon goed rijgedrag en werk kilometerefficiënt – draag bijvoorbeeld klanten over aan een medewerker die dichterbij werkt of woont;
- Sluit duurdere brandstoffen of duurdere tankstations langs de snelweg uit van de tankpas;
- Heeft u, een deel van, het leasepark niet meer nodig, stal deze dan. Het scheelt de helft in kosten.
5. Bezuinig op zakenreizen, diners en vergaderingen
- Zakenreizen zijn volgens Towers Perrin de nummer één besparingspost. Dat is sowieso een goed idee, aangezien managers zo’n 45 procent van hun kostbare tijd besteden aan wachten;
- Vergader altijd binnenshuis. Dat scheelt huur- en reiskosten. Grote bedrijven als Heineken en Philips doen dit al. Denk ook eens aan videoconferencing.
6. Personeel
- Het goedkoopst is het als het overtallige personeel uit zichzelf opstapt. Die kans is op dit moment klein. Denk daarom aan bezuinigingsmaatregelen als: werktijdverkorting, personeelsstop, verplicht vakantie opnemen, salarisbudget verlagen (voor nieuwe en/of bestaande werknemers), minder of geen geld voor trainingen en opleidingen.
- Stagiairs inhuren: geen geld voor nieuw personeel en toch een hoogopgeleide jongere in dienst? Het kan. Houd er wel rekening mee dat stagiaires om veel begeleiding vragen en niet altijd wat opleveren.
- Ziekteverzuim en reiskosten verlagen: zieke werknemers kosten geld, spoor ze aan gezonder te leven, biedt ze een gezonde lunch en stimuleer fietsen. Uit onderzoek blijkt dat fietsers per jaar gemiddeld een dag minder verzuimen dan niet fietsers. Wist u dat een langere reistijd zorgt voor een hoger ziekteverzuim? Stimuleer verhuizen. Bijvoorbeeld door een concept als TalentFund.
7. Declaraties
Niet iedere werknemer is even braaf. Jaarlijks verdwijnen miljoenen in de zakken van werknemers en dat beperkt zich echt niet tot het productiepersoneel.
Tips:
- Stel duidelijke regels op over wat wel en niet gedeclareerd mag worden;
- Wees duidelijk over hoe declaraties moeten worden aangeleverd;
- Verplicht kort na gedane uitgaven te declareren, in plaats van maanden later;
- Controleer direct: u bent scherper als u één declaratie controleert dan tien achter elkaar;
- Maak duidelijk dat onjuist declareren niet wordt getolereerd.
door: Carlie van Tongeren
