Geen producten in de winkelwagen.
1. Wat zit erin?
In een personeelsdossier legt u de arbeidsgeschiedenis van een werknemer vast. Bij het aanstellen van een medewerker legt u een aantal persoonlijke gegevens vast, zoals naam, adres, geboortedatum en sofi-nummer. Ook een kopie van een identiteitsbewijs, de aanstellingsbrief en de arbeidsovereenkomst horen thuis in het personeelsdossier. Tijdens het dienstverband legt u in het personeelsdossier gegevens vast over ziekteverzuim, opgenomen vakantiedagen, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken en afspraken over gevolgde en toekomstige cursussen en opleidingen.
Op de website van MKB Adviseurs vindt u een checklist die aangeeft welke gegevens in het personeelsdossier aanwezig moeten zijn.
2. Wie mag de informatie inzien?
Een personeelsdossier bevat vertrouwelijke informatie die niet op straat mag komen te liggen of in de bedrijfskantine mag rondslingeren. Alleen de direct leidinggevende, een personeelsfunctionaris en de medewerker zelf hebben toegang tot de gegevens in het personeelsdossier. Toch zijn er ook externe instanties waaraan u van tijd tot tijd gegevens moet verstrekken, zoals de Arbodienst, de Belastingdienst, de UWV, maar ook partijen zoals een leasemaatschappij, ziektekostenverzekeraar of opleidingsinstituut. In zo’n geval moet u privacyregels in de gaten houden die in de Wet Bescherming Persoonsgegevens zijn vastgelegd (kortweg ‘de privacywet’ of Wpb). U mag alleen gegevens verstrekken wanneer er sprake is van wettelijke eisen of wanneer het noodzakelijk is in het kader van de (arbeids)overeenkomst. In alle andere gevallen moet de werknemer vooraf toestemming geven.
Een werknemer kan inzage vragen in het gebruik van zijn of haar persoonsgegevens. Als werkgever moet u in dat geval binnen vier weken aangeven aan wie u de gegevens hebt verstrekt, met welk doel en wélke informatie er precies aan derden is verstrekt.
Dat de Wet Bescherming Persoonsgegevens van toepassing is, betekent overigens niet dat u uw personeelsadministratie moet aanmelden bij het College Bescherming Persoonsgegevens. Zolang u de personeelsgegevens niet koppelt aan andere administraties en de gegevens alleen gebruikt voor de uitvoering van het personeelsbeleid, hoeft u de personeelsadministatie niet aan te melden.
3. Hoe zit het met de bewaartermijn?
Zolang een medewerker bij u in dienst blijft is het voldoende om het personeelsdossier elke twee à drie jaar op te schonen. Overzichten van vakantie- en ATV-dagen, adreswijzigingen en andere verouderde overzichten kunnen in de prullenbak. Maar wat moet u wél bewaren als een werknemer inmiddels uit dienst is? Vroeger gold er een algemene bewaartermijn van zeven jaar, maar sinds de invoering van de Wet Bescherming Persoonsgegevens zijn er strengere regels gesteld rond het bewaren van persoonlijke gegevens. Gegevens in het personeelsdossier mogen niet langer dan twee jaar na uitdiensttreding worden bewaard, behalve wanneer ze nodig zijn aan om wettelijke verplichtingen te voldoen. Concreet betekent dit:
- 7 jaar: Gegevens uit de salarisadministratie die van fiscaal belang zijn.
- 5 jaar: Loonbelastingverklaringen en kopie van het identiteitsbewijs van de ex-werknemer.
- Direct of ten hoogste 2 jaar: Alle overige informatie. Gegevens die u niet meer nodig hebt zoals cv, sollicitatiebrief, overzichten van vakantie- en ATV-dagen, getuigschriften, overzichten van ziekteverzuim, verslagen van functioneringsgesprekken.
Er zijn ook uitzonderingen mogelijk:
- Voor overheidsinstanties geldt de Archiefwet, waardoor gegevens alleen aan de hand van vernietigings-en selectielijsten kunnen worden vernietigd.
- Wilt u afwijken van de hiervoor genoemde termijnen, dan kunt u daarover met de Belastingdienst schriftelijke afspraken maken.
- Hebt u een conflict met een ex-werknemer en loopt er nog een rechtszaak, dan kan een werkgever de inhoud van het personeelsdossier langer bewaren.
- Een werkgever mag de gegevens uit het personeelsdossier langer bewaren als de ex-werknemer daarvoor toestemming geeft.
>> Alles over het aanleggen en onderhouden van een personeelsdossier vind je op ondernemerinbusiness.nl
