Winkelmand

Geen producten in de winkelwagen.

(Contract)onderhandelingen voorbereiden

U besluit samen te werken met een partij. U en uw nieuwe zakenpartner beginnen enthousiast aan de samenwerking. En nemen daardoor net te weinig tijd om het contract goed op te stellen en uit te diepen. 6 stappen om teleurstellingen te voorkomen...

Wat als zeer voor de hand liggend klinkt, wordt helaas maar zelden uitgevoerd: het gedegen voorbereiden van (contract)onderhandelingen. Wanneer twee ondernemingen besluiten om – al dan niet langdurig – samen te werken willen zij zo snel mogelijk aan de slag.

In een samenleving die steeds verder juridiseert is het van toenemend belang dat Sales, Delivery en juristen met elkaar samenwerken bij de totstandkoming van een overeenkomst. Deze bijdrage bevat diverse tips en aandachtspunten om succesvolle onderhandelingen te waarborgen.

Stap 1: Doelstellingen Bij niet-gestandaardiseerde commerciële contracten doen beide partijen (de klant en leverancier of opdrachtnemer) er goed aan uitgebreid stil te staan bij de wensen van de klant. Het kan erg vervelend zijn als de klant tijdens het proces nog met nieuwe of gewijzigde wensen komt aanzetten.

  • Softwarecontracten zijn een voorbeeld van contracten waarbij het nogal eens fout gaat. De klant vraagt een IT-bedrijf om een offerte voor het maken van maatwerksoftware. De klant meldt zijn wensen, het IT-bedrijf brengt een concurrerende offerte uit en het contract wordt gesloten. Tijdens de uitvoering van het contract doet zich steevast het probleem voor dat de klant toch nét iets anders wil dan hij in eerste instantie had aangegeven. Voor het IT-bedrijf is het erg lastig en tijdrovend om in een vergevorderd stadium nog wijzigingen te realiseren. Er moet dus opnieuw worden onderhandeld, de deadlines worden niet gehaald en het budget wordt overschreden. Partijen kijken elkaar kwaad aan, maar in feite hebben beide schuld. De klant heeft onvoldoende doorgedacht over wat hij precies wilde, het IT-bedrijf heeft het huiswerk van de klant onvoldoende gecontroleerd en heeft verzuimd de klant daarin te begeleiden.

Stap 2: Analyseer wat ervoor nodig is om doelstellingen te realiserenDenk vanuit de gewenste eindsituatie naar de beginsituatie. Wat moet er precies gebeuren? Bij complexe contracten kan het handig zijn de vereiste stappen eerst op hoofdlijnen vast te leggen en daarna op detailniveau uit te werken.

Stap 3: Welke partij moet welke acties uitvoerenWie doet wat en wanneer? Het hangt van de aard van het contract af of het antwoord moeilijk of simpel is. Bij een eenvoudige koopovereenkomst zullen de stappen 2 en 3 simpel en nauwelijks van elkaar te onderscheiden zijn. Bij complexere contracten kan bijvoorbeeld stap 2 aan het licht brengen dat er een vergunning moet worden aangevraagd, terwijl je bij stap 3 nadenkt over de vraag of die aanvraag het beste door de opdrachtgever of door de opdrachtnemer kan worden gedaan.

Stap 4: Per partij de verplichtingen op een rijtje zettenOm te kunnen bepalen of je partij wilt zijn bij een overeenkomst, is een overzicht van de prestaties die je zult moeten leveren en de tegenprestaties die je daarvoor terugkrijgt onmisbaar. Ook hier geldt weer: bij een eenvoudige koopovereenkomst is een uitgebreid overzicht nauwelijks nodig, maar bij bijvoorbeeld een ingewikkelde automatiseringsovereenkomst is hij van essentieel belang.

Stap 5: Zoeken naar onduidelijkheden en lacunesNadat je de vorige stappen hebt doorlopen, wordt het tijd om het resultaat kritisch door te lezen en zowel bij het geheel als per onderdeel goed te letten op mogelijke onduidelijkheden en lacunes in de afspraken. Is er ruimte voor fouten of misverstanden?

Stap 6: Doemdenken Dit is de stap die vaak wordt vergeten: denk na over wat er allemaal mis kan gaan en over de afspraken die je in het contract kan vastleggen om dat te voorkomen.

Denk aan:

  • Ga geen verplichtingen aan die je niet kan nakomen.
  • Als je als inkoper weet dat de eigen financiële administratie een betalingstermijn van 30 dagen meestal niet haalt, probeer dan een ruimere termijn in het contract op te nemen.
  • Kan je contractspartner haar verplichtingen nakomen?
  • Een contractspartner die zelf afhankelijk is van de diensten/producten van anderen, kan niet garanderen dat die diensten/producten ongewijzigd beschikbaar zullen blijven. Denk bij voorbaat na over de mogelijkheid van gelijkwaardige vervangende diensten/producten.
  • Veranderlijke omstandigheden

Denk aan regelgeving, de eigen organisatie, technologische ontwikkelingen, etc..

Wekelijks de nieuwsbrief van Startups & Scaleups ontvangen?



Door je in te schrijven ga je akkoord met de algemene en privacyvoorwaarden.

Bij een langjarig contract voor de levering van technologisch hoogwaardige producten, moet je rekening houden met de mogelijkheid dat er tijdens de looptijd van het contract nieuwe producten op de markt komen die voor jou veel aantrekkelijker zijn. Je kan in het contract bedingen dat jouw leverancier desgevraagd ook die nieuwe producten gaat leveren of, als hij dat niet kan, dat je het contract om die reden kan beëindigen.

Martijn Noordermeer (UJG Velo)