Weg met het kantoormeubilair?

woensdag, april 16, 2014 - 18:23
Goed, de ICT heb je de deur uitgedaan. Wat is dan een volgende stap? Met werknemers die thuiswerken en flexibele werkplekken, heb je al dat meubilair toch evenmin nodig? Er valt dus best wat te besparen op je inventaris.

Wil je mobiel werken invoeren dan zul je een aantal aanpassingen in de kantooromgeving moeten doen. Je werknemers zullen minder in het bedrijf aanwezig zijn. Maar vertalen minder fysieke werkplekken zich ook direct door in lagere bestedingen voor de inventaris (stoelen, bureaus en tafels)?

"Als je puur geïsoleerd naar het meubilair en de inrichting kijkt, is helemaal niets doen het goedkoopste", zegt Michel Mooij, directeur van Workspace Consultancy. “Maar vaker grijpen bedrijven juist wel de overschakeling naar flexibele werkplekken aan om te investeren in nieuw meubilair.” Je kunt natuurlijk bij de eerstvolgende vervanging kijken naar tweedehands kantoormeubelen bij het creëren van flexibelere werkplekken. Volgens Mooij schaffen bedrijven in het kader van meer flexiblere werkomgevingen juist duurdere, meer hoogwaardige spullen aan. Mooij:”Het gaat om investeringen met een terugverdientijd van twee tot drie jaar.”

Besparingen

Als je flexibeler werkplekken en thuiswerken invoert, dan betekent dat simpelweg dat je minder kantoorruimte (lagere huurkosten) nodig hebt en ook minder werkplekken. Mooij: “Daar zitten de grootste directe besparingen in.” Volgens de Netherlands Facility Costs Index Coöperatie (NFC) kost een gemiddelde werkplek, inclusief ICT, in Nederland bijna tienduizend euro per jaar.

“Bedrijven bezuinigen gemiddeld zo’n dertig procent per jaar op de werkplekken. Grotere ondernemingen zijn jaarlijks al snel honderduizend euro kwijt aan werkplekken”, zegt Wim Pullen van het Center for People and Buildings, een onderzoekcentrum van TU Delft. “Het gaat om vrij makkelijke besparingen waar cfo’s dol op zijn. Je ziet dat sommige bedrijven medewerkers zelfs een bonus geven voor iedere dag dat ze thuiswerken.”

Zowel Pullen als Mooij wijzen er op dat het rendement van investeren in flexibele werkplekken moeilijk te meten is. Output gedeeld door input, is de officiële definitie van productiviteit. "Die kun je nu eenmaal makkelijker meten in een productieomgeving dan op een kantoor. Wij gaan er van uit of medewerkers zich productiever voelen. En die productiviteit verbetert in een bepaalde omgeving zeker", zegt Pullen.

Serie
Dit is het tweede deel uit een serie over het kantoorloze kantoor. Er is al veel gesproken over onderwerpen als het nieuwe werken/ mobiel werken. Aan hippe flexplekken geen gebrek, maar wat betekent het om alle balast van je af te schudden en geen kantoor meer te hebben. Is dat eigenlijk wel mogelijk?

Productiever

Volgens Pullen blijkt dat per bedrijf en sector medewerkers een andere beleving hebben van wat zij als productiever ervaren. “Als je overstap op flexplekken dan is het belangrijk om er transparant over te communiceren naar je medewerkers, een open werkomgeving is mooi, maar niet iedere werknemer kan zich daarin goed concentreren. Het is belangrijk om dat vooraf te inventariseren.”

Mooij wijst er op dat veel bedrijven dus investeren in duurdere meubels, om medewerkers comfort te bieden. De gedachte is dat als flexplekken intensiever gebruikt worden, er dus vaker aan de verstelknoppen wordt gedraaid. “Door een meer kwalitatieve werkplek worden medewerkers productiever, hier zit dus ook winst in.” Volgens Pullen is de trend naar hogere investeringen in hoogwaardige inventaris vooral ook iets dat door de meubelbranche wordt gepromoot. “Met goedkope spullen kun je ook voldoen aan de arboregels.”

Er zijn echter bedrijven die radicaal op hun meubilair lijken te besparen. Zo heeft Levi's recent een winkel geopend die bestaat uit gebruikte materialen en is er een reclamebureau in Amsterdam dat zijn meubilair heeft vervangen door houten pallets. Mooij:“Het is een slimme manier om publiciteit mee te generen, maar er echt geld mee besparen doe je uiteindelijk niet." Soms doen bedrijven dit vanwege hun marketingbudget. Ze komen met hun werkplek in de media. Pullen: "Je ziet dat in het algemeen jonge bedrijven op zoek gaan naar goedkopere Ikea-achtige of retroalternatieven en oudere bedrijven traditioneel meer investeren in duurdere, designachtig meubelen. Ook zal je een juridisch adviseur minder snel klapstoelen zien aanschaffen dan bijvoorbeeld een reclamebureau."

Lees ook het eerste deel uit de serie:

Meer over Geen naam