Geen producten in de winkelwagen.
Email, Whatsapp, sms, Twitter, Facebook, Instagram. Via al deze online bronnen komt informatie op ondernemers af. Lang niet alles is bruikbaar, maar je wil wel op de hoogte blijven van goede, vakinhoudelijke informatie. Hoe filter en selecteer je dat zodat je niet verzuipt?
“Het belangrijkste,” zegt social media expert Vincent Smit, “is keuzes maken. Wat is voor jou als ondernemer echt essentieel om te weten?” Heb je dat gedefinieerd, dan kun je tools inzetten die je dagelijks leven een stuk overzichtelijker maken. Berichtregels bij mail zorgen er bijvoorbeeld voor dat berichten in verschillende mappen binnenkomen.”
Smit gebruikt verder de filter voor RSS-feeds Feedrinse.com en volgt voor vakkennis gespecialiseerde pagina’s op Facebook. “Aan het aantal likes, comments en shares zie ik of een post interessant is. Interessante blogberichten vind ik via Mashable.com. Daar zie je welke blogberichten snel en veel worden gedeeld. Mensen delen alleen interessante informatie met hun netwerk.”
Dit artikel komt uit Sprout Magazine. Members ontvangen hem gratis.
Word Sprout Member!
Verder bekijkt Smits de inhoud van de commentaren en de interactie bij de berichten. “De auteur ga ik alleen na als ik daarvoor tijd heb. Ik herken een slechte auteur direct aan herschreven Amerikaanse blogs, vaak letterlijk vertaald met Google Translate.” Via Google Alerts krijgt hij meldingen van nieuwe online informatie die voldoet aan zijn zoekopdrachten.
Valkuil: leuke telefoongesprekken
Door het inzetten van al deze hulpmiddelen is Smit dagelijks maar een half uurtje bezig met het bijhouden van vakinformatie. Dat is een stuk minder dan andere ondernemers. Volgens informatiespecialist Guus Pijpers zijn zij zo een kwart van hun tijd bezig met informatieverwerking. “Dat is echt het maximale. Ondernemers hebben zeker de helft van hun werktijd nodig voor de communicatie met klanten, personeel en andere ondernemers, het laatste kwart besteden ze aan ondernemerschap: acquisitie, strategie en de administratie.”
Volgens Pijpers is het belangrijkste criterium bij informatieverwerking dat het iets toevoegt aan een onderneming. De kwaliteit van informatie is het grootste punt voor ondernemers, veel is onnodig om te weten. Dat geldt niet alleen voor online informatie, ook in gesprekken met mensen komt allerlei onnodigs op je af. De oplossing? “Vraag mensen die lang van stof zijn om iets in drie zinnen uit te leggen.
Vertel anderen wat je belangrijke informatie vindt en bespaar tijd door medewerkers te vragen een onderwerp bij te houden en je daarover te informeren”, adviseert Pijpers. Business organizer Milly van der Meulen is het daarmee eens. “Houd als ondernemer je kerntaken in het achterhoofd, zo bepaal je aan welke informatie je tijd besteedt. Onderscheidt ook je eigen informatiebehoefte van die van anderen.”
Ook zij ziet leuke telefoongesprekken als valkuil. “Het is gezellig om met een ondernemer of klant over ditjes en datjes te kletsen, maar ook erg tijdrovend. Gaan gesprekken niet over je eigen business, beperk ze dan zoveel mogelijk.”
Het informatiedieet van Simply Organized
Inventariseer je informatiebronnen.
Wat is leuk om te weten en wat moet/wil je echt weten?
Maak keuzes vanuit je doelen: bepaal eerst wat je wil bereiken en daarna hoe je dat gaat doen.
Gebruik filters en programma’s om informatie te organiseren, bijvoorbeeld Hootsuite voor social media. Via die tool plaat je berichten direct gelijk op Twitter, Facebook en Google+ en houd je alle interacties bij.
Verwerk informatie direct en onderneem daarna actie.
Wiel uitvinden
Onzichtbare informatie’ is volgens Van der Meulen ook een probleem voor ondernemers. “Moeilijk te vinden informatie op sites van de Belastingdienst of andere instellingen kosten veel zoektijd.” Zoeken op internet kost volgens van der Meulen sowieso snel te veel tijd. “Je wordt zo snel afgeleid. Blijf daarom uitgaan van je oorspronkelijke doel. Bepaal vooraf hoe lang je gaat zoeken en wat je daarna doet met de informatie die je hebt gevonden.”
Volgens Pijpers en de Weerdt is persoonlijk informatie inwinnen effectiever dan online zoeken. De Weerdt: “Ik informeer het liefst bij iemand die ik vertrouw en die deskundig is, een goede accountant bijvoorbeeld. Ik betaal hem voor informatie, zelf uitzoeken is duurder.” Ook Smit raadpleegt vaak andere ondernemers. “Het is fijn als je niet steeds zelf het wiel hoeft uit te vinden, abonneer je ook op andermans inzichten. We leggen vaak even de telefoons naast elkaar zodat we kunnen zien welke apps de ander gebruikt.”
De beste apps
Evernote, noteer alles op verschillende apparaten en synchroniseer het
Paper.li een eigen digitale krant samenstellen bestaande uit interessante tweets, Facebook en Google+ updates over onderwerpen die je graag bij wil houden
Google Alerts stuurt automatisch artikelen met zoekwoorden die je hebt opgegeven naar je mailbox.
Feedly geeft je een overzicht van websites en onderwerpen die je interesseren.
Kindle boeken die je bestelt bij Amazon kun je digitaal lezen met de Kindle-app.
Wunderlist verzamelt je to-do lijstjes
Lastiggevallen
Voor ondernemers met een chaotisch karakter en moeite met plannen, heeft Tom de Weerdt een oplossing. Als ondernemerscoach werkt hij met veel verschillende mensen, goed kunnen plannen is voor hem essentieel.
“Ik was daar van nature niet heel goed in, daarom heb ik mezelf een strakke structuur opgelegd. Ik besteed iedere dag direct na thuiskomst twee minuten aan mijn gewerkte tijd per opdrachtgever. Daarnaast houd ik iedere twee weken op vrijdagavond mijn boekhouding bij. Zo is het structureel bijhouden van mijn klantadministratie en boekhouding een automatisme voor me geworden.”
“Verder werk ik met verschillende e-mailboxen: vier zakelijke en één privé, binnenkomende mails verwerk ik altijd meteen. Dat vinden klanten prettig.” Vraag is overigens wel of het slim is om altijd meteen te reageren op mail.
Organizer Van der Meulen vindt van niet. “Mails, social media en Whatsapp werken als stoorzenders. Ik zou adviseren om de instellingen hiervan aan te passen zodat je minder lastiggevallen wordt. Kijk eens bewust hoeveel tijd je hier echt aan besteedt.”
E-mailtips
Gebruik de onderwerpregel goed. Dat geeft de inhoud weer en maakt het zoeken in je digitale archief gemakkelijker.
Mensen bekijken vaak hun e-mail zonder actie te ondernemen. Dat betekent geen resultaat. De e-mailmelding uitzetten helpt.
Maak één e-mail archiefmap. Laat de computer deze doorzoeken. Of maak maximaal zeven e-mailmapjes (per kerntaak).
De inbox is een digitale brievenbus, geen archief en to-do-lijst. Laat voor je overzicht niet alle berichten in de inbox staan, maar plaats ze in het archief.
Lees mailtjes niet alleen, maar besluit wat ermee moet gebeuren en onderneem actie
Bron: Milly van der Meulen
