Het logistieke avontuur van Badge2Match

Het is februari van 2011 als Onno Bos de eerste contacten legt met Wizards Studios, een organisatie in de Verenigde Staten, die jaarlijks zo’n 2000 events organiseert. Het bedrijf heeft er wel oren naar om de interactieve badges in te gaan zetten op zijn events en ziet ook kans om ze door te verkopen. Het binnenhalen van deze klant is een big deal, want hiermee kan de ondernemer in één klap toegang krijgen tot de veel grotere Amerikaanse markt. De eerste contacten lopen via e-mail en per telefoon. Hij stuurt tien badges op.

Half februari wordt er een licentieovereenkomst getekend. Bos, die ooit bij Fenedex werkte, weet het een en ander van exporteren en het opstellen van contracten. “We zochten een directe partner, omdat die de markt kent.” Volgens die licentieovereenkomst krijgt de Amerikaanse klant het exclusieve recht om de badges, Badge2Match heeft octrooi op zijn product, in te kopen. Bos verdient een percentage aan de verkoop aan Wizards Studios. Ook wordt er afgesproken dat ook over iedere doorverkochte badge een royalty wordt afgedragen. Hij had eveneens voor een agent of distributeur kunnen kiezen. Bij een agent worden de producten wel onder eigen naam verhandeld en betaal je een commissie aan de agent. Een distributeur kan je spullen aan iedereen verkopen, je ontvangt dan alleen geld via de verkopen aan de distributeur. “Die partijen hebben er minder belang bij zich voor je in te zetten.”

Produceren in China

In het contract is verder vastgelegd dat Wizard Studios binnen een half jaar een eerste bestelling van 1000 badges zal doen. Dat is het aantal waarmee Bos in Nederland de hele markt bediend. Vervolgens zullen ze binnen weer een half jaar een nieuwe bestelling moeten doen.

In maart treffen de bedrijven elkaar voor het eerst in Londen, kort daarna volgt die eerste bestelling. De badges vertegenwoordigen een waarde van 25.000 euro. “Het financiële risico viel mee, het risico was vooral dat met een mislukken van de levering we onze ingang in de markt zou kunnen verspelen.”

Bos heeft in het contract een belangrijke afspraak opgenomen. Hij zal de badges laten produceren, maar het is de verantwoordelijkheid van de klant om ze naar de Verenigde Staten te laten vervoeren, ex work is de term die er voor gebruikt wordt. “De Amerikanen kennen hun douaneregels het beste, daarom kun je het ze zelf beter laten afhandelen.” De levertijd bedroeg tien weken.

Vertraging levering

Bos heeft misschien niet de logistieke verantwoordelijkheid, maar natuurlijk wel de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de klant tevreden is en er niets verkeerd gaat. En dat gaat het onverwacht wel. Een week voordat de artikelen in de Verenigde Staten moest worden afgeleverd, krijgt Bos te horen dat de productie nog tien weken langer zou gaan duren. “Dan zak je even door de grond. Een ramp.”

Als hij het hoort, is de werkdag in Florida, waar de klant zit, nog niet begonnen. De eerste stap die hij neemt, is om een bevestiging te krijgen via e-mail van de vertraging. Die e-mail stuurt hij weer door naar zijn contactpersoon bij Wizard Studios. Al een paar uur later besluit hij ook te bellen. “De directeur was wel boos, maar omdat ik direct open kaart speelde, kon hij ook begrip op brengen.” Met de vertraagde levering zullen de spullen net een week op tijd komen voor het eerste event alsnog kunnen arriveren.

Bos, die er van baalt dat hij bij “het grote Wizard” onprofessioneel zal overkomen, gaat vervolgens inzetten om de badges alsnog vroeger dan die tien weken geleverd te krijgen. Hij krijgt echter niets gedaan bij de producent in China. “Je voelt je machteloos.” Uiteindelijk zit er voor hem niets meer op dan de fabriek te blijven bellen en e-mailen en er de klant van op de hoogte te blijven houden.

Inschattingsfout

Als de spullen eenmaal klaar zijn, blijkt de fabrikant nog een andere afspraak niet te zijn nagekomen. Ze hebben de badges in acht dozen gestopt in plaats van de afgesproken twee dozen. Dat levert zijn klant dus onverwacht extra luchtvrachtkosten op. “We hebben toen die extra kosten voor onze rekening genomen.”

Als een week voor tijd de badges aankomen, lijkt alles in orde. De klant is blij. Alleen moet de zogeheten activeringsbox nog worden verstuurd vanuit Nederland. “Ik heb dat via aangetekende post laten doen, stom van me.” Het bleek een inschattingsfout. “Ik zat maar naar de track en trace te staren en kwam er achter dat een paar dagen van te voren de doos nog steeds niet aangekomen was en bij de douane lag.”

Bos, die zichzelf wel voor zijn hoofd kon slaan om voor deze verzendingsmethode te hebben gekozen, belt in paniek op zaterdag met de DHLs in Nederland, om alsnog een spoedlevering te kunnen doen. “Geen enkele bleek de garantie te kunnen geven binnen twee dagen te kunnen verzenden.”

Op maandagochtend, een dag voor het event, besluit Bos om dan maar in het vliegtuig te stappen om de activeringsbox persoonlijk af te leveren. Net voordat hij wil boeken, ziet hij via track en trace dat de spullen zijn aangekomen. “Het was een enorme opluchting.”

Versterkte samenwerking

Het event wordt een succes en de klant is tevreden, maar achteraf realiseert Bos zich wel dat hij bepaalde risico’s heeft genomen. Het was een belangrijke eerste opdracht. Zijn lessen zijn geweest om er toch van te voren voor te zorgen dat je meer controle hebt op de productie en je niet moet vertrouwen op aangetekende post als het om zoiets belangrijks gaat. “Ook moet je ervoor zorgen dat je klant het idee behoudt dat je de probleemeigenaar blijft en zij niet in de verleiding komen het initiatief te nemen. Dat heb ik kunnen voorkomen.”

Bos heeft er een positieve wending aan kunnen geven. “Door al het bellen hebben we elkaar ook goed leren kennen.” Hij zegt dat het samenwerking heeft versterkt. ”We zijn nu aan het kijken hoe we samen de productie ergens anders kunnen onderbrengen, in Nederland of Amerika.”

 

Lees ook de andere interviews met Nederlandse avonturiers:

Afrika:

Vastgoedman bouwt resort in Ghana met Europees geld (Ghana)

‘Zuid-Afrikanen herkennen goede en slechte site niet’ (Zuid-Afrika)

Azië:

Zonnepanelen verkopen in een straatarm land (Bangladesh)

Ondernemer runt advocatenkantoor in China (China)

‘De Chinezen kopen alles van ons’ (China)

‘De Chinese staats-tv wilde ons ineens als klant’ (China)

Hoe twee architecten China veroveren (China)

Ondernemer zet miljoenen om met sourcing in China (China)

‘In Moskou werken mensen vooral voor de cash’ (Rusland)

Wegreflector leidt ondernemer naar Oman

Europa:

‘Grieken zijn heel MVO’ (Griekenland)

‘In anderhalf jaar verover ik de Zweedse markt’ (Zweden)

‘In 2015 willen we in alle mobieltjes zitten’ (Zweden)

Noord-Amerika:

Yankees in leer bij Hollandse startup (VS)

Nederlander bouwt Amerikaanse sportwagen (VS)

‘Ondernemer werkt aan biologische Tulpenmanie’ (VS)

Servetten slijten in de VS (Verenigde Staten)

Zuid-Amerika:

‘Zorg voor kapitaal, anders red je het hier niet’ (Argentinië)

Onbekende markt verkennen in onbekend land (Argentinië)

Ondernemen in het land van Maxima (Argentinië)

Ondernemer zoekt nieuwe Ronaldo’s (Brazilië)

‘De botenbusiness in Brazilië is booming’ (Brazilië)