Personeelsadministratie

 
In dit artikel vind je de volgende onderdelen:

• Administratie uitbesteden?
• Administratiekantoor
• Payrolling: personeel ‘leasen’
• Werknemer identificeren
• Tabel met toegestane identiteitsbewijzen
• Kopieën maken
• Een dossier aanleggen: wel en niet registreren
• Individueel dossier
• Salarisdossier
• Collectief dossier
• Een salarispakket beheren
• Dossier lang bewaren?
• Tabel met bewaartermijnen

 

Administratie uitbesteden?

Bij een nieuwe medewerker moet je een EDM doen (Eerste Dag Melding). Ook moet je verzekeringen afsluiten, premies afdragen, een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) maken, eventueel een leasecontract en WA-verzekering afsluiten (als je werknemer een auto van de zaak krijgt), de inschrijving bij de Kamer van Koophandel wijzigen, loonbelasting afdragen, een personeelsdossier aanleggen en natuurlijk… een personeels- en loonadministratie opzetten.

 

Administratiekantoor

Wel vaste medewerkers, maar geen geploeter met de personeels- en salarisadministratie? Simpelweg uitbesteden die hap. Een eeuwenoud en beproefd middel is het stoffig administratiekantoor met de vergeelde vitrages om de hoek. Of die ene boekhouder die collega’s aanraden. Een gespecialiseerd administratiekantoor beschikt over de benodigde kennis en capaciteiten en kan werknemers aan- en afmelden bij alle verplichte instanties. De inrichting van de loonadministratie, het opstellen en versturen van arbeidsovereenkomsten, loonstroken en jaaropgaven, het opstellen van de (concept) aangifte loonbelasting: voor een paar euro extra per maand wordt het geregeld.

Kosten
Die lopen per administratiekantoor uiteen, maar zijn meestal niet erg hoog. Er zijn doorgaans twee manieren: een standaard bedrag per loonstrook en verschillende tarieven voor verschillende handelingen, of een eenduidiger maar duurder tarief per loonstrook waarbij extra handelingen niets extra kosten.

De een rekent maandelijks voor een standaard salarisstrook € 4,90, maar dan komt er per mutatie in de loonberekening, zoals vakantiegeld en overwerk € 3,25 bovenop. Ook berekenen sommigen eenmalige ‘aanmaakkosten’ (bijvoorbeeld € 80,- en € 15,50 per nieuwe werknemer). En dan komen daar nog enkele tientjes extra bij voor het jaarwerk, het aanmelden bij het UWV, de zorgverzekeraar en de bedrijfsvereniging. Gemiddeld kost de administratie voor één werknemer dan een dikke € 200,- per jaar.
De ander rekent voor kleine bedrijven (tot tien werknemers) bijvoorbeeld een bedrag van € 10,00 per werknemer. De eenmalige startkosten bedragen € 15,-. Pakweg € 130,- per jaar dus.

Payrolling: personeel ‘leasen’

Vroeger was payrolling gewoonweg het voeren van de loonadministratie. Maar nu wordt het anders gebruikt. De werknemers van een bedrijf komen op de loonlijst van de payroller te staan en worden aan jou verhuurd. In de regel zijn er twee mogelijkheden: de payroller sluit met de medewerker een uitzendovereenkomst of een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd af. Je least het personeel dan weer van de payroller.
In vergelijking met een uitzendbureau is er sprake van een fors financieel voordeel omdat je zelf de werving en selectie voor je rekening neemt. Verder hou je ook hier de regie in eigen hand: je kiest je eigen personeel, verzorgt de planning, bepaalt de arbeidsvoorwaarden, voert functionerings- en beoordelingsgesprekken en onderhoudt het dagelijkse contact met de werknemer. De payroller betaalt het salaris, regelt alle personeelsadministratieve zaken en draagt bovendien alle (financiële) risico’s.

Voordelen payroll
Je betaalt geen loon door bij ziekte van de werknemer, tenzij je kiest voor een eigen risico. Dan moet je een bepaalde, afgesproken periode doorbetalen.
Profiteren van de voordelen van uitzending, terwijl je wél de werving en selectie in eigen hand houdt.

Werknemer identificeren
Bij het sluiten van een arbeidsovereenkomst moet je de werknemer om een identiteitsbewijs vragen. Dat mag een paspoort, identiteitskaart of vreemdelingendocument zijn, maar géén rijbewijs. Je moet administreren welk document is getoond, wat het nummer daarvan is en je moet een kopie in je dossier stoppen.
Als de man of vrouw dan voortaan op de werkvloer rondscharrelt, moet hij of zij zich bij een controle kunnen identificeren. Dan is een rijbewijs wél toegestaan.

Welk identiteitsbewijs?
Sinds 1994 geldt in Nederland een beperkte identificatieplicht. Dat geldt bijvoorbeeld bij het openen van een bankrekening, het aanvragen van een Burger Service Nummer (BSN, voorheen sofi-nummer), het aanvragen van een uitkering én op de werkplek. Het rijbewijs is een algemeen identiteitsbewijs, maar in een aantal situaties waarin gegevens over verblijfstatus en nationaliteit belangrijk zijn, mag je het niet accepteren als bewijs. Op het rijbewijs staat namelijk niets over je nationaliteit en verblijfstatus. In deze gevallen moet je een paspoort, identiteitskaart of vreemdelingendocument zien. Sinds 2005 geldt een algehele identificatieplicht, waarbij politie op ieder moment, bij verdenking van een misdrijf, om je legitimatie mag vragen.
In het onderstaande overzicht zie je bij welke situaties welk identiteitsbewijs hoort.

 

Wanneer welk identiteitsbewijs?

Gelegenheid	Paspoort	Rijbewijs
Identiteitscontrole door politie, marechaussee en toezichthouders	ja	ja
Bij de belastingdienst	ja	nee
Geldzaken	ja	ja
Aanvraag BSN	ja	nee
Notaris	ja	ja
Aanvraag uitkering	ja	nee
In dienst treden bij nieuwe werkgever	ja	nee
Op het werk	ja	ja
Binnenlands Vreemdelingentoezicht	ja	nee
Zwartrijden in het openbaar vervoer	ja	ja
Bij het CWI	ja	nee
Bezoek voetbalwedstrijd	ja	ja

Kopieën maken

Goed, je moet dus administreren welk document is getoond en wat het nummer daarvan is. Maar bovendien moet je hiervan een kopie bewaren. En dat is allemaal nog niet zo makkelijk: er is een hoop gedoe over wat je nu wel en wat je niet moet kopiëren. Eén tip: kopieer maar gewoon alles.
Maar eigenlijk is het niet meer nodig dat je als werkgever een kopie van het héle paspoort van de werknemer in je administratie bewaart. Er wordt veel kolder over paspoortkopieën verkocht. Hier staat de goede informatie van de Belastingdienst:

Bij een Nederlands paspoort hoef je alleen een kopie te maken van de bladzijde met de identificerende gegevens. Hierbij moet je onderscheid maken tussen een nieuw model en een oud model paspoort. Van een nieuw model hoef je alleen een kopie te maken van bladzijde 2. Van een oud model paspoort moet je een kopie maken van bladzijde 2 en 3.’

Het is dus denkbaar, maar de kans is zéér klein, dat je niet alle vereiste pagina’s hebt bij een oud paspoort. Je kunt de kopie dan aanvullen met een kopie van een nieuw paspoort. In elk geval moet je de kopie van het paspoort op het moment van indiensttreding nooit vervangen!

 

Kopie niet verversen

Het gaat om het paspoort op het moment van indiensttreding! Die moet u blijven bewaren en níet – we herhalen – níet vervangen door een kopie van een recent (geldig) paspoort.
Als tijdens het dienstverband de geldigheid van het identiteitsbewijs verloopt, hoef je de werknemer niet opnieuw om een geldig identiteitsbewijs te vragen en de oude kopie verversen. Er zijn heel wat ondernemers geweest waarbij een overijverige secretaresse alle oude paspoortkopieën verving, en de belastinginspecteur een boete oplegde omdat het bedrijf niet meer kon aantonen dat ze al zo lang in dienst waren. Die boete is het anoniementarief: ze moesten 42% van het loon betalen… Een gigantische strop! Zie ook: het bewaren van dossiers.

 

Een dossier aanleggen: wel en niet registreren

Je bent wettelijk verplicht om bepaalde gegevens van je werknemers vast te leggen. En tegelijkertijd mág je een hoop papieren niet eens bewaren in het personeelsdossier. In tegenstelling tot wat iedereen denkt, bestaat het personeelsdossier niet uit één dossier maar uit meerdere dossiers. Over het algemeen maken we onderscheid in drie soorten dossiers:
1. het individuele personeelsdossier;
2. het salarisdossier;
3. het collectief personeelsdossier.
 

Individuele dossier

Het individuele dossier bevat een zogenaamde stamkaart. Op deze stamkaart – het eerste vel in het dossier – staan alle personele gegevens (naam, adres, nationaliteit, geboortedatum, BSN/sofi-nummer), de functiehistorie binnen de organisatie en de beoordeling van de betreffende medewerker. Daarna volgt een aantal tabbladen. Achter deze tabbladen moet je de stukken bewaren die betrekking hebben op de volgende onderwerpen:

• de arbeidsovereenkomst en de arbeidsvoorwaarden;
• de functieomschrijving, het loopbaantraject en gevolgde opleidingen;
• de verslagen van beoordelingsgesprekken;
• financiële informatie;
• informatie die privacygevoelig is.

Een aantal bescheiden – want zo heten de documenten – mogen semi-vrijblijvend in het individuele personeelsdossier opgeborgen worden. Hiermee bedoelen we dat je niet verplicht bent om deze stukken te hebben, maar als je ze wel hebt dan moet je ze in het individuele dossier bewaren. Met betrekking tot de personele gegevens doelen we op de sollicitatiebrief, een bewijs van goed gedrag en een rapport van het psychologisch onderzoek. De laatste twee mogen echter niet open en bloot in het dossier zitten, maar moeten in een envelop worden opgeborgen. Ook moeten opleidingsplannen, kopieën van diploma’s en certificaten, studieafspraken en beoordelingen en een eventueel concurrentiebeding in het individuele dossier gearchiveerd worden.

Bepaalde gegevens mogen niet zonder meer in het personeelsdossier worden opgenomen:

• godsdienst en levensovertuiging (tenzij de organisatie gebaseerd is op die godsdienst of levensovertuiging);
•  ras;
• politieke gezindheid (tenzij de organisatie gebaseerd is op die politieke gezindheid);
•  gezondheid;
• seksuele leven;
•  vakbondslidmaatschap (tenzij de werkgever betrokken is bij de relatie tussen de werknemer en de vakbond, bijvoorbeeld omdat de werkgever de (fiscaal 100% aftrekbare) vakbondscontributie betaalt);
• strafrechtelijke gegevens;
• onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een verbod naar aanleiding van dat gedrag (bijvoorbeeld het in beschonken staat verschijnen op het werk terwijl dat door de werkgever verboden was).

De verwerking van deze gegevens is in principe verboden, tenzij de werknemer hiervoor toestemming heeft gegeven of het door de wet uitdrukkelijk toegestaan wordt.
 

Salarisdossier

Het salarisdossier, dat over het algemeen in het personeelsinformatiesysteem is opgeslagen, kan onder andere de volgende gegevens bevatten;

• Gegevens met betrekking tot salaris, toeslagen, subsidies, uitkeringen e.d.
• Werknemersverklaring, loonbelasting
• Loonbeslagen
• Autoregeling: inhoudingen en fiscale bijtelling
• Bedrijfsleningen
• Pensioengegevens
• Verzekeringen
• Kopieën salarisstroken, jaaropgaven.

Omdat het niet de bedoeling is dat al je mensen weten dat er bij een collega beslag op het loon gelegd is, moet ook hier de opperste geheimhouding plaatsvinden. Daarom is bewaren in een envelop vereist. Zodra het loonbeslag is opgeheven, ben je verplicht om de envelop meteen in het ‘cylindrisch dossier’ te deponeren. Zo’n cylindrisch dossier is niets anders dan de prullenbak of de papierversnipperaar. Overigens heb je voor het opbergen van de individuele afspraken en de verzoeken tot loonbeslag de keuze tussen het salarisdossier of het individuele dossier.

 

Collectief personeelsdossier

Bij het collectieve personeelsdossier zijn gegevens van alle werknemers opgeslagen in ordners. Hierbij gaat het om:

• Ziek- en herstelmeldingen
• Correspondentie omtrent de zieke, zowel met de GAK-instelling, als de Arbodienst als met de medewerker zelf voor zover het geen privacygevoelige informatie betreft; zulke informatie hoort in het individuele personeelsdossier
• Kopie stamkaarten
• Vakantiekaarten per medewerker

 

Een salarispakket beheren

Wil je wél zoveel mogelijk in eigen hand houden, maar niet fulltime bezig zijn met het gedoe rond personeel, dan is een softwarepakket voor salaris- en personeelsadministratie makkelijk. Dat houdt zaken zoals contractbeheer, verlof- en ziekteregistratie overzichtelijk. Het heeft nog meer grote voordelen:

• Je hebt de gegevens in eigen beheer;
• Geen tijd kwijt aan overleg met een derde partij;
• Systeem waarschuwt wanneer het tijd is om een contract te verlengen, te evalueren, enzovoorts;
• Wettelijke aanpassingen worden automatisch meegenomen.

Maar er zijn een dikke 40 salarissoftwarepakketten: welke moet je kiezen? Gezien de steeds complexer wordende materie is het de verwachting dat het aanbod van salarissoftware de komende jaren wat zal afnemen. Het vakwerk wordt steeds moeilijker voor de aanbieders! Verlies echter niet uit het oog dat je tijd moet steken in het onder de knie krijgen van dit systeem. Soms kun je voor hetzelfde geld (of minder) beter de gehele administratie uitbesteden.

Er komt een integratie aan tussen salaris- en HRM-software. Ook komt er een uitbreiding van functies in relatie tot internet. Kortom: Personeel Informatiesystemen (PIS) en salarispakketten groeien naar elkaar toe. Er zijn steeds meer softwarepakketten die de mogelijkheid bieden om salarisstroken per e-mail te verzenden aan werkgevers of aan de individuele werknemers.
Je kunt de software in huis halen of de diensten online afnemen via een ASP (Application Service Provider). De software staat dan centraal op een server (bij de ASP-aanbieder) en de gebruiker van de software heeft voldoende aan een computer met internetverbinding.
 

Kosten

De aanschafprijs van een op het mkb gericht administratiesysteem ligt grofweg tussen de € 150,- en € 400,-. Daarbovenop kunnen jaarlijks ‘licentierechten’ in rekening worden gebracht, die liggen doorgaans rond de € 100,-. Ondersteuning via ASP kan vanaf € 15,- per maand, uitgaand van een bedrijf met één tot vijf medewerkers.
Ondanks de toenemende complexiteit van salarissoftware en uitbreiding van de functies is nauwelijks sprake van een prijsstijging als het gaat om aanschaf- en onderhoudskosten. De indruk bestaat zelfs dat de prijzen de afgelopen jaren onder druk zijn komen te staan door aanbieders die hun marktaandeel willen vergroten. Een goede service staat daarbij natuurlijk voorop. Een aardig overzicht van salaris- en personeelspakketten vind je op softwarepakketten.nl.

Dossier lang bewaren?

Heb je alle kasten vol papier, dan moet je niet denken dat je dit zomaar eens mag opruimen. Zomaar alle papieren van die ene medewerker die weg is verwijderen, bijvoorbeeld. De kopie van zijn identiteitsbewijs moet je bewaren bij de loonadministratie, tot ten minste vijf jaar ná het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is beëindigd. Dus van iemand die in maart 2007 vertrekt, moet je de gegevens bewaren tot 1 januari 2013. Je kunt de Belastingdienst echter ook vragen of je de kopieën op een andere plaats dan bij de loonadministratie mag bewaren. Sommige zaken zul je moeten bewaren, andere mogen juist niet te lang bewaard worden.
Maximaal één jaar (na dienstverband). Deze termijn geldt voor alle sollicitatiegegevens: een sollicitatiebrief of -formulier, een psychologisch onderzoek, een getuigschrift, een bewijs van goed gedrag en andere referenties. Let op: na één jaar moet je deze gegevens vernietigen!

Maximaal twee jaar (na dienstverband). Deze termijn geldt voor veel arbeidsgegevens: een arbeidsovereenkomst of wijzigingen, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden ten behoeve van de ondernemingsraad en getuigschriften. Ook verslagen van functioneringsgesprekken mag je nog twee jaar in de kast houden als de werknemer uit dienst is. Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier bestaan namelijk geen wettelijke bewaartermijnen. Dan geldt een bewaartermijn van twee jaar nadat het dienstverband is beëindigd. Mochten die gegevens in een eerdere fase al niet meer nodig zijn, dan moet je ze direct verwijderen.

Ook gegevens over ziekte (brieven bedrijfsarts, correspondentie met het UWV etc.) bewaar je maximaal tot na twee jaar uit dienst, evenals een gesloten reïntegratiedossier niet langer dan twee jaar. Wanneer er een grote kans bestaat dat de herstelde werknemer weer verzuimt vanwege hetzelfde ziektebeeld, kan het gesloten reïntegratiedossier tot maximaal 4 jaar bewaard worden. Het reïntegratiedossier wordt na beëindiging van de arbeidsrelatie zo spoedig mogelijk verwijderd.
Minimaal vijf jaar (na dienstverband). Deze termijn geldt voor kopieën van het identiteitsbewijs, bijlagen studenten- en scholierenregeling en loonbelastingverklaringen (ook al zijn die vervangen door nieuwe).

Minimaal zeven jaar (na dienstverband). Deze termijn geldt voor salarisafspraken, aanvullende arbeidsafspraken en arbeidsvoorwaarden over samenleving en partnerschap (voor de belastingen).
Dit geldt alleen voor werknemers die al uit dienst zijn! Tijdens het dienstverband moet je afspraken over (te volgen) opleidingen bewaren, evenals afspraken met betrekking tot de loopbaan, brieven inzake jubilea, correspondentie met jou als directie, PZ en de direct leidinggevende.

Als je de gegevens niet meer nodig hebt of de bewaartermijn is verlopen, moet je die verwijderen. Verwijderen betekent niet dat je gegevens altijd vernietigd moeten worden. Het is al voldoende dat de gegevens buiten het bereik van de actieve administratie worden gebracht en in een archiefdepot of op een aparte schijf worden opgeslagen. Zie ook: www.cbpweb.nl.

Hoe bewaren?

In de wet staat niet dat je verplicht bent personeelsdossiers te bewaren in brandwerende kasten. Je bent wel verplicht de administratie op een toegankelijke plek te plaatsen, het moet ordelijk en overzichtelijk zijn, zodat de belastinginspecteur goed zijn weg kan vinden.

Wat doet de Belastingdienst als een administratie door de brand verteerd is? Je moet – zo vinden zij – zo goed en zo kwaad als het kan alle informatie weer zien op te diepen. De fiscus zal bij een controle coulant zijn, maar het is niet zo dat je ontslagen bent van je plicht een deugdelijke administratie te voeren.

Brandwerende documentkasten voor personeelsdossiers zijn behalve handig en veilig ook financieel een goed idee: je verdient een deel van de aanschafkosten terug. Het is namelijk vaak kostenbesparend op de verzekeringspremie. Veel verzekeraars geven een premiekorting bij preventieve maatregelen. Want je kunt veel zelf doen om brandschade aan je bedrijfsgebouw of inventaris te voorkomen:

• Zorg voor voldoende en geschikte blusmiddelen en houd deze in goede staat.
• Zorg bij grotere gebouwen voor voldoende brand- en rookwerende scheidingen.
• Gebruik brandwerende asbakken en afvalbakken.
• Controleer regelmatig de onderhoudsstaat van je dakbedekking en voorkom losliggende delen.
• Blikseminslag is niet te voorkomen maar je kunt de bliksem wel veilig afleiden door middel van een bliksembeveiligingsinstallatie.
• Zorg voor een bedrijfszeker noodstroomaggregaat dat voldoende vermogen levert om bij netuitval je belangrijkste installaties te laten doordraaien.
• Zorg voor voldoende goed aangegeven vluchtwegen en houd die vrij.
• Train personeel voor noodgevallen.