U bent hier

Stappenplan overstappen naar SEPA

25 apr 2014 - 10:04
Het is niet de vraag of je over gaat op SEPA, maar wanneer. Wacht niet tot het laatste moment. Gebruik dit stappenplan om soepel over te stappen op SEPA.
SEPA is het nieuwe Europese betaalsysteem dat vanaf 1 februari 2014 verplicht is. Het is echter niet zo simpel om op 31 januari volgend jaar in één keer over te stappen. Bereid je daarom goed voor met dit stappenplan.
  1. Bankrekeningen verzamelen
  2. Administratiesoftware aanpassen
  3. Overgangsdatum kiezen
  4. Rekeningnummers omzetten
  5. Overstappen op Europese incasso
  6. Overstappen op Europese overschrijvingen en betaalopdrachten
  7. Iedereen informeren en communiceren

Bankrekeningen verzamelen

Onderdeel van SEPA is dat iedereen een ‘nieuw’ bankrekeningnummer krijgt, de zogenoemde IBAN. Bovendien heb je een BIC nodig om de betalingen te kunnen voldoen. Deze codes kun je achterhalen via een speciaal daarvoor opgerichte website. Om dat zo efficiënt mogelijk te doen, verzamel je eerst alle bankrekeningnummers. Vervolgens gebruik je de multichecker om de IBAN te achterhalen. Aan welke rekeningnummers moet je denken?
  • Klanten
  • Relaties
  • Leveranciers
  • Medewerkers
  • Leden
  • Donateurs

Administratiesoftware aanpassen

Grootste uitdaging bij de overgang naar SEPA is de administratie. Tegelijkertijd is dit de kleinste uitdaging voor jou, omdat je hierin afhankelijk bent van derden. Gebruik je software van een externe partij? Check dan bij hun wanneer je over kunt stappen. Zij moeten de software namelijk aanpassen. Veel softwarepartijen hebben een nieuwe versie al wel klaarstaan en kunnen op ieder gewenst moment jouw administratie omzetten. Denk eraan dat wanneer de software van de boekhouding en salarisadministratie apart zijn, beide elementen overgezet worden naar SEPA.

Overgangsdatum kiezen

Wanneer wil je alles op orde hebben? Kies een realistische datum waarop je overgaat op SEPA. Dat is ook het moment waarop je alle communicatie aangepast moet hebben en incasso’s en overschrijvingen in de Europese norm moet hebben gegoten. Kies bij voorkeur een datum ruim voor 1 februari 2014. Mocht er dan wat misgaan, dan heb je nog enige speling.

Rekeningnummers omzetten

Zodra de administratie is omgezet naar SEPA, kun je de verzamelde IBAN-rekeningen erin gooien. Ook hier hebben de meeste softwarebouwers een handige oplossing voor bedacht. Check dus bij je leverancier hoe je de oude rekeningnummers het makkelijkste vervangt in IBAN-nummers en de bijbehorende BIC toevoegt.

Overstappen op Europese incasso

Maak je gebruik van incasso? Dan verandert daar ook iets in. Je moet dan overstappen op Europese incasso. Waarbij je de mogelijkheid hebt om te kiezen tussen de standaard of zakelijke incasso. Beiden opties zijn door het bedrijfsleven te gebruiken. Grootste verschil zit in het terugboekrecht:
  • Standaard incasso: storneringstermijn is verruimd tot 8 weken.
  • Zakelijke incasso: geen stornering mogelijk. Om er gebruik van te kunnen maken moeten de bank van zowel de incasseerder als de debiteur de zakelijke incasso ondersteunen
Let er op dat wanneer je gebruik maakt van incasso, je ook een nieuw incassant-ID nodig hebt. Deze code kun je bij je eigen bank opvragen. Wel of geen nieuwe machtiging vragen Je bent verplicht klanten van ‘lopende’ incasso’s te laten weten wat je incassant-ID en machtigingskenmerk is. Als je kiest voor een standaard incasso hoef je echter geen nieuwe machtiging te vragen. Dat moet wel bij een zakelijke incasso, omdat de klant dan niet meer kan storneren.

Overstappen op Europese overschrijvingen en betaalopdrachten

Ook overschrijvingen en betaalopdrachten ondervinden veranderingen bij het invoeren van SEPA. Er is een nieuwe Europese variant voor beschikbaar. Bij bulktransacties is er sprake van een geheel nieuw format dat je bij je eigen bank kunt opvragen.

Iedereen informeren en communiceren

Laat klanten, relaties en medewerkers tijdig weten wanneer je overstapt op SEPA. Als daar eventueel consequenties voor hun aanhangen (andere betaaldata e.d.), meld je die uiteraard ook. Ook jouw bedrijf krijgt een nieuw rekeningnummer en bijbehorende BIC. Vermeld deze gegevens in al je standaard communicatiemiddelen. Denk hierbij onder andere aan:
  • Facturen
  • Briefpapier
  • E-mailhandtekening
  • Bedrijfssite
  • Overige correspondentie waar rekeningnummer opstaat
Meer lezen?
Mariska Habets

Dit is een premium artikel. Word friend of member om het te kunnen lezen.