U bent hier

Individuele personeelsdossier

25 apr 2014 - 09:58
Het grootste gedeelte van een personeelsdossier omvat het individuele personeelsdossier. Wat moet daar in? Een overzicht.
Het individuele personeelsdossier is een map met een aantal verplichte en optionele tabbladen. Daarnaast zijn er een aantal zaken die absoluut niet in het dossier terecht mogen komen.  Een overzicht van de zaken die wel en niet in het individuele dossier moeten staan.

De stamkaart

Dit is het eerste vel waar de volgende gegevens op staan:
  • alle personele gegevens (naam, adres, nationaliteit, geboortedatum, BSN/sofi-nummer),
  • de functiehistorie binnen de organisatie
  • de looptijd van het contract
  • salaris en vaste onkostenvergoedingen

Verplichte tabbladen

Het individuele dossier bevat verder een aantal tabbladen waarachter verschillende bescheiden, documenten en informatie zit die je verplicht bent te bewaren. Dat zijn:
  • de arbeidsovereenkomst en de arbeidsvoorwaarden
  • de functieomschrijving
  • het loopbaantraject en gevolgde opleidingen
  • de verslagen van beoordelingsgesprekken
  • financiële informatie
  • privacygevoelige informatie
  • loonbeslagen (moet in gesloten envelop worden bewaard)

Optionele tabbladen

Vervolgens zijn er nog een aantal stukken die je niet verplicht bent te bewaren. Mocht je dat wel willen, dan horen ze thuis in het individuele personeelsdossier. Het gaat hierbij om:
  • de sollicitatiebrief
  • bewijs van goed gedrag (moet in gesloten envelop worden bewaard)
  • rapport van het psychologisch onderzoek (moet in gesloten envelop worden bewaard)
  • opleidingsplannen
  • kopieën van diploma's en certificaten
  • studieafspraken en beoordelingen
  • concurrentiebeding of andere bedingen

Verboden tabbladen

Bepaalde gegevens mogen niet zonder meer in het personeelsdossier worden opgenomen, tenzij het door de wet uitdrukkelijk toegestaan wordt of de werknemer hiervoor (schriftelijk) toestemming heeft gegeven:
  • godsdienst en levensovertuiging (tenzij de organisatie gebaseerd is op die godsdienst of levensovertuiging)
  • ras
  • politieke gezindheid (tenzij de organisatie gebaseerd is op die politieke gezindheid)
  • gezondheid
  • seksuele leven
  • vakbondslidmaatschap (tenzij de werkgever betrokken is bij de relatie tussen de werknemer en de vakbond, bijvoorbeeld omdat de werkgever de - fiscaal 100 procent aftrekbare-  vakbondscontributie betaalt)
  • strafrechtelijke gegevens
  • onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een verbod naar aanleiding van dat gedrag (bijvoorbeeld het in beschonken staat verschijnen op het werk terwijl dat door de werkgever verboden was).
Mariska Habets

Dit is een premium artikel. Word friend of member om het te kunnen lezen.