10 tips voor de slimste werving en selectie

Het werven van personeel is geen sinecure. Sprout-expert Renee Petiet verzacht de pijn voor ondernemers met tien tips. Voer ze uit en je vergroot de kans dat je de war on talent wint.

In 5 jaar tijd is het aantal recruitmentbureaus verdubbeld van 1251 naar 2473, meldde de NOS recentelijk. Dit komt door de toegenomen arbeidskrapte. Deze is zelfs zo groot dat recruiters nu op het lijstje staan van broepen met de hoogste arbeidskrapte van het UWV!

Dan volgt voor de ondernemer de vraag: hoe weet je welk bureau goed is? Hoeveel bureaus moet je inschakelen? Waarom vragen die bureaus zoveel geld en moet je een werving-en-selectiebureau nemen of een headhunter? Of kun je beter een corporate recruiter aannemen? In dit artikel lees je hoe je het slimste kunt omgaan met jouw werving en selectie.

Tip 1: Corporate recruiter? Pas vanaf 15 vacatures

Zeg dat de werving en selectie van een goede nieuwe medewerker zo’n 10.000 euro gemiddeld kost. Een echt goede corporate recruiter kost je dan 150.000 euro per jaar – inclusief kosten van onder meer je kantoorruimte, computer, telefoon, vervoer. Dus bij gemiddeld meer dan vijftien vacatures per jaar kun je een corporate recruiter overwegen. Die kost je echter wel wat geld en tijd om te werven, zeker in deze tijd.

Voordelen corporate recruiter:

  • Gespecialiseerd in jouw bedrijf
  • Specialist in recruiten
  • Kan nauw samenwerken met jouw marketingafdeling

Nadelen corporate recruiter:

  • Is geen specialist in alle vacatures
  • Je betaalt hem/haar ook tijdens vakanties en ziekte
  • Je hebt er nog een (arbeids)marketeer bij nodig als je aan employer branding wilt doen

Tip aan de recruiters: lees Werven met woorden: een echt leuk, maar ook praktisch boekje voor het werven op een moderne manier.

Tip 2: Recruitmentbureau? Ga voor een headhunter

Een verschil tussen recruitmentbureaus en werving-en-selectiebureaus is er niet. De verschillen tussen recruitmentbureaus en headhunters zijn daarentegen wel groot.

Recruiters zetten in opdrachtvacatures uit op jobboards, zoals Nationale Vacaturebank, Indeed, Jobbird en social media. Zij verzamelen en bewaren cv’s in een database en selecteren meestal drie kandidaten die aan jouw functieprofiel voldoen. Als ondernemer kies je degene met wie jij en je team de beste klik hebben. Recruiters hebben meestal een hbo-niveau en werken uitvoerend.

Een headhunter gaat specifiek in opdracht van jou op zoek naar de juiste persoon. Dit hoeft niet per se degene te zijn die perfect aan de functie-eisen voldoet, maar het is de persoon die het beste bij de organisatie past én het werk het beste kan uitvoeren. Hierbij is motivatie van de persoon de doorslaggevende factor.

Steeds vaker wordt er daarom ook gepraat over hearthunting in plaats van headhunting, en het vinden van de gouden match. De headhunter is hierbij sparringpartner voor de ondernemer en komt regelmatig met een betere oplossing voor het bedrijf dan waar de ondernemer aanvankelijk aan dacht. Headhunters stellen je dan ook maar één, hoogstens twee mensen voor. Headhunters zijn meestal van wo-niveau en zijn sparringpartner op strategisch niveau op het gebied van werving en selectie.

Tips voor het vinden van een goede recruiter of headhunter: bekijk zijn of haar LinkedIn-profiel: staan hier veel mooie referenties op? Vraag de recruiter of headhunter om namen en telefoonnummers en bel één of meerdere referenties op. Laat de recruiter of headhunter bij jou op kantoor komen en na het kennismakingsgesprek verwoorden hoe deze jouw bedrijf zou omschrijven naar een goede kandidaat.

Voordelen recruitmentbureaus:

  • Je betaalt vaak alleen bij een succesvolle plaatsing (no cure, no pay)
  • Je hebt meerdere kandidaten om uit te kiezen
  • Ze werken vaak met meerdere mensen of bureaus samen, waardoor je een grotere pool hebt om uit te kiezen en waardoor je vacature sneller ingevuld wordt door iemand die het werk kan uitvoeren

Nadelen recruitmentbureaus:

  • Het is cv’s schuiven: recruiters leggen cv’s vaak bij meerdere klanten neer
  • Ze gaan voor de snelle winst en spannen zich alleen op korte termijn in: als het niet lukt binnen 3 weken, stoppen ze met zoeken
  • Ze vissen allemaal in dezelfde vijver van jobboards

Voordelen head-/hearthunter:

  • Ze verdiepen zich persoonlijk in jouw bedrijf en vinden de beste persoon qua karakter, motivatie en toegevoegde waarde voor je bedrijf
  • Ze helpen jou en de kandidaat onderhandelen en tot een overeenkomst te komen
  • Ze bieden ook (op maat gemaakte) assessments aan om de match ook op de lange termijn te waarborgen

In de huidige arbeidskrapte is het aan te raden om een headhunter te kiezen in plaats van een recruitment- of werving-en-selectiebureau. Het scheelt je als ondernemer veel tijd aan sollicitatiegesprekken. Bovendien hoef je niet bang te zijn dat de werving en selectiefee voor niets is geweest, omdat headhunter gericht is op de gouden, langdurige match.

Tip 3: No cure, no pay? Duurt langer

Zoals de NOS al schreef, wordt het steeds minder gebruikelijk om een contract af te sluiten met een extern bureau op basis van no cure, no pay.  

Het klinkt ideaal: zet je vacature bij drie bureaus uit en alleen het bureau dat de ‘winnende’ kandidaat levert, krijgt betaald. Het gevolg is dat elk bureau zo snel mogelijk gaat zoeken, en wel allemaal op dezelfde plek. Wanneer een bureau al een geschikte kandidaat in het bestand heeft, is de match snel gemaakt en de deal goed betaald.

De andere twee zoeken ook enthousiast, maar krijgen dus niet betaald. Zij moeten echter wel brood op de plank hebben, dus hopen zij te scoren bij hun tweede of derde vacature. Daarom moeten ze stoppen met zoeken, als de eerste zoekexersitie niets heeft opgeleverd. Jij als werkgever hebt tijd gestoken in gesprekken en afspraken met de drie bureaus. Je kunt daarna alleen maar wachten, terwijl de drie bureaus zich niet echt voor je in (kunnen) zetten.

Dus nu de arbeidskrapte de werkgever genoeg plaagt, hebben bureaus de luxe om niet meer akkoord te gaan met no cure, no pay. Bij recruitmentbureaus betaal je nu een startfee, vervolgens een fee bij het aanleveren van een aantal kandidaten en ten slotte nog een plaatsingsfee. Bij een headhunter betaal je een startfee, een deel van de plaatsingsfee en de rest van de plaatsingsfee na het verstrijken van de proeftijd.

Wanneer een bureau de exclusiviteit heeft voor de functie, is een no cure, no pay weer wel een goede optie. Bedrijf en bureau kunnen tevens meer samenwerken en van elkaars netwerk gebruik maken.

Tip 4: Top het tarief af

Recruitmentbureaus rekenen voor de werving en selectie een fee tussen de 15 en 20 procent van het bruto jaarsalaris, inclusief vakantiegeld van de nieuwe kandidaat. Headhunters zitten gemiddeld tussen de 20 en 30 procent. Bij lagere salarissen valt het dus mee, maar voor kandidaten met hogere inkomens moet je diep in de buidel tasten. Om extremen te voorkomen, spreken sommige ondernemers een vast tarief af met het bureau.

Voordelen vast tarief extern bureau:

  • Je weet precies waar je aan toe bent
  • Als de kandidaat een hoger salaris heeft, betaal je niet meer voor de bemiddeling

Nadelen vast tarief extern bureau:

  • Kandidaten met een lagere opleiding en/of minder ervaring kosten evenveel
  • Wanneer de recruiter van andere opdrachtgevers meer betaald krijgt, krijgen jouw hogere functies geen prioriteit

Om de voordelen te behouden en de nadelen te beperken, spreek je een maximaal bedrag af met het bureau. Als je 30 procent van het hoogste jaarsalaris inclusief vakantiegeld binnen jouw bedrijf als maximum neemt, zal de headhunter met je in zee gaan en weet je ook dat je nooit op een exorbitant hoog bedrag uitkomt.

Tip 5: Geef exclusiviteit voor een lager tarief

Zoals onder tip 3 beschreven, is de basis van no cure, no pay eigenlijk vaak tijdverspilling. Wanneer je een bureau de volledige exclusiviteit geeft, hoeft maar bij één bureau tijd te investeren om uit te leggen waar jouw bedrijf precies voor staat en wat je nodig hebt. Door de exclusiviteit ga je bovendien een langetermijnrelatie aan met je recruiter of headhunter. Heb je meerdere vacatures, spreek dan een lager tarief af met het bureau. Hoe beter de recruiter of headhunter jouw organisatie kent, hoe makkelijker het is om jouw vacature aan de geschikte kandidaat te ‘verkopen’.

Het risico is natuurlijk wel dat het bureau er niet in slaagt om jouw vacature in te vullen. In de praktijk zal dit bureau dan andere bureaus inschakelen om mee te zoeken. Het bureau moet dan echter de fee delen, die vanwege de exclusiviteit al niet hoog is. Dit is onaantrekkelijk voor het meezoekende bureau. Bovendien zal er dan een bureau meezoeken dat jouw bedrijf nog nooit van binnen gezien heeft. Om dit op te lossen zou je een maximaal termijn kunnen afspreken met jouw bureau. Als de vacature dan nog niet is ingevuld, geef je ook een ander bureau de opdracht om te zoeken.

In de praktijk betekent dit dat de vacature op jouw website wordt afgesloten met de contactgegevens van jouw externe headhunter of recruiter. Kortom, je mag niet meer zelf werven. Het voordeel is wel dat de headhunter of recruiter jouw bedrijf promoot. Dit geeft je meer zichtbaarheid en naamsbekendheid en draagt bij aan de employer branding (zie tip 7).

Tip 6: Bied hbo+ alleen droombanen

Ook al is er nog zo’n arbeidskrapte voor echt goede mensen, nog altijd 35 procent van de hbo+-opgeleide mensen is latent op zoek naar een nieuwe baan. En dit is niet omdat ze per se weg moeten, maar omdat ze meer uit hun leven willen halen. Dit is de tijd om je te richten op een echte droombaan.

Wat maakt het uitvoeren van werkzaamheden nu een echte droombaan? Weet dat dit nooit het salaris is. Salaris is geen motivator. Een hoog salaris verhoogt de motivatie alleen tijdelijk, daarna is men eraan gewend. Een laag salaris kan op de lange termijn wel demotiveren. De echte motiverende aspecten voor de lange termijn zijn persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling en beslissingsvrijheid. Gebruik dit dus in de vacaturetekst en/of -video. Bij tip 10 lees je hier meer over.

Tip 7: Zet arbeidsmarketing in voor employer branding

Nu medewerkers de nieuwe banen voor het uitzoeken hebben, is het belangrijk dat je je onderscheidt als een prettige organisatie, die goed is voor haar personeel. Wees een organisatie waar werknemers met recht trots op kunnen zijn.

Bied medewerkers functies aan om in uit te blinken. Zoals makelaars van elk type woning iets bijzonders kunnen maken, variërend van ruimtelijk en licht tot knus en karakteristiek, zo kan de arbeidsmarketeer ook jouw bedrijf aantrekkelijk maken op de arbeidsmarkt. 

Voordelen employer branding:

  • De vacature(video) steekt overal bovenuit en blijft meteen stevig op het netvlies staan
  • Ook vrienden en familie van de geïnteresseerden worden bereikt met jouw bedrijfsverhaal
  • Hoe sterker jouw branding, hoe beter en vaker mensen – ook jouw eigen mensen – het verhaal doorvertellen. Zo krijg je een beter en groter bereik met je vacature, met meer geschikte sollicitaties als resultaat

Voordelen arbeidsmarketeers:

  • Richten zich op mensen, niet op functies
  • Voeren een marketingcampagne uit met de vacature waardoor je ook bij latent werkzoekenden op het netvlies komt
  • Specialisten in het maken van interessante (video)content

Tip 8: Profiteer van jobmarketing: geen bemiddelingsfee

Het komt nog niet vaak voor, maar de verwachting is dat dit een enorme opmars gaat maken: jobmarketing. Hbo+-medewerkers met meerdere jaren werkervaring zitten in de top van de piramide van Maslow en hebben dus volop behoefte aan ontwikkeling: ze hebben behoefte aan self actualisation, het vervolmaken van het persoonlijk en professioneel potentieel. Daarom willen zij, zoals al eerder beschreven, hun huidige functie alleen inruilen voor een echte droombaan. Deze mensen noemen we droombaanzoekers.

Aangezien vanaf de buitenkant niet goed te zien is hoe werkgevers met hun medewerkers omgaan, draaien deze droombaanzoekers het sollicitatieproces om. Zij profileren zichzelf op netwerken (zoals de sportclub en LinkedIn) en gaan vervolgens heel gericht bedrijven benaderen die ze het meest interessant vinden. Bij deze bedrijven vragen ze dan een kennismakingsgesprek aan. Dan komen deze droombaanzoekers, ongeacht of er een vacature is, dus bij hun ideale bedrijf op kennismakingsgesprek en niet op sollicitatiegesprek. Deze manier van solliciteren noemen we daarom jobmarketing.

Als werkgever hoef je geen hoge bemiddelingsfee te betalen en krijg je een pro-actieve, ondernemende, zeer gemotiveerde medewerker in je schoot geworpen die al helemaal fan is van jouw bedrijf. Ervan uitgaande dat elke goede medewerker zichzelf 2x terugverdient is deze manier een waar cadeautje.

Hierdoor verandert de rol van de recruiter of headhunter. Zo is er een recruitmentbureau dat droombaanzoekers hun mooiste uitdaging helpt te formuleren en helpt zich te profileren door middel van een video-cv. Werkgevers kunnen direct contact met de droombaanzoeker opnemen of via deze gulle hearthunter. Er komt geen bemiddelingsfee bij kijken. Wanneer de werkgever nog zo’n parel op de arbeidsmarkt zoekt voor zijn bedrijf, kan hij dit bureau wel de opdracht geven voor hem op zoek te gaan naar nog zo’n parel.

Overigens een interessante zijstap: voordat Maslow stierf, heeft hij nog een zesde niveau toegevoegd aan de piramide: self-transcendence. Hierin wil de mens uitstijgen boven het eigen potentieel en zich inzetten voor de behoefte van anderen. Mensen op dit niveau willen bijdragen aan het grotere geheel en zien hun gemeenschappelijke doel op wereldniveau. Dit zien we onder meer bij ondernemers van distruptieve innovaties (WakeWaka-lamp, Tesla, elektrische fietsen, Blendle). Deze ondernemers hebben dan wel al alle vijf voorgaande niveaus doorlopen. Ook mensen in loondienst kunnen in de zesde niveau zitten. Wil je die binnenhalen? Neem dan zeker een hearthunter en arbeidsmarketeer in de arm!

Tip 9: Klikt het goed? Pas dan een assessment toe

Niemand is onfeilbaar. Niemand is perfect. Dat weten we allemaal, maar we zijn wel een beetje bang voor het moment dat die feilbaarheid naar boven komt. Door van te voren een assessment af te nemen en te onderzoeken welke ontwikkelpunten een kandidaat heeft, is niet alleen de gouden match ook voor de lange termijn inzichtelijk, je kunt ook direct maatregelen nemen die een kwetsbare situatie in de toekomst voorkomen. En mocht die situatie zich dan toch voordoen, dan heb je al de vervolgstappen bepaald.

Het internet staat vol met assessments van 0 tot 2000 euro. De DISC-methode wordt veel toegepast als persoonlijkheidstest. Je kent de kleuren wel: rood = de baas, geel = de creatieveling/interactieve, blauw = logica/consciëntieuze man/vrouw, groen = de loyale helper/stabiele. Dit is een goede methode om mensen elkaar beter te laten begrijpen en beter te laten samenwerken. Voor de werving en selectie heeft het echter geen voorspellende waarde.

Een paar adviezen bij het kiezen van een assessment aanbieder:

  • Kies een assessment dat adaptief is (de vragen passen zich aan op de antwoorden op de voorgaande vragen).
  • Kies voor een assessment dat ontwikkeld is in samenwerking met een universiteit. Het vergt wetenschappelijk onderzoek om de juiste vragen te stellen, die daadwerkelijk antwoord op je echte vraag geven. Laat deze ook afnemen door iemand die gecertificeerd is. Dan krijg je antwoord op de vraag: is deze persoon ook op lange termijn geschikt voor de functie, in dit team, in mijn bedrijf?
  • Wanneer je heel veel dezelfde vacatures hebt, is het aan te raden een op maat gemaakt assessment af te laten nemen: zo kun je een profiel maken van de succesvolle mensen in jouw bedrijf en anderen op de overeenkomsten toetsen. Dit heeft grote voorspellende waarde.

Door een goed assessment af te nemen, weet je waar de schoen kan gaan wringen, waarop je kunt anticiperen. Zo kun je fouten, problemen, ongelukken en langdurige afwezigheid in de toekomst voorkomen.

Niemand is onfeilbaar en niemand hoeft dit ook te zijn. Wanneer je weet wat je moet aanpassen, dan past de schoen op de lange termijn nog steeds perfect.

Tip 10: Houd medewerkers binnen door aandacht

Zoals elke marketeer weet: het kost 40 procent meer moeite om een nieuwe klant te krijgen, dan de oude te behouden. Zo geldt dat ook voor je personeelsbeleid. De grootste kwaliteit van je personeel schuilt in motivatie, zoals besproken onder tip 6.

Een eenvoudige en zeer interessante manier voor het bieden van persoonlijke ontwikkeling, is het voortborduren op het assessment. Zo is er een bedrijf dat een online omgeving biedt waar mensen een jaar lang toegang toe houden. Hierin kunnen zij zichzelf meerdere malen testen, ook op verschillende manieren, bijvoorbeeld door middel van games. Wanneer je samen doelen stelt voorkom de kwetsbare situaties en diep je talent uit. Hierdoor heb je een paar keer per jaar een ontwikkelgesprek. Zo ondervang je het vervelende functioneringsgesprek, dat hiërarchie impliceert en geef je in plaats van de feilbaarheid, de ontwikkeling de aandacht.  

Beslissingsbevoegdheid geven op een bepaald vlak, geeft de medewerker ruimte om het werk op zijn of haar eigen manier in te vullen en verantwoordelijkheid te nemen. Een mooi voorbeeld van hoe je mensen hiermee kan stimuleren: stel je moet bezuinigen, zeg dan: “Van elke euro die je bezuinigt, mag je de helft weer investeren in jouw afdeling. Je mag dit geld besteden aan dat wat jij belangrijk vindt.”  

Renee Petiet is arbeidsmarketeer en mede-eigenaar van Move on recruitment samen met Monique Veldhoen. Met hun teamleden werken zij aan meer klant- en kandidaatwaarde in het bemiddelingsproces. Dit doen zij door te focussen op de lange termijn gouden match: geen headhunting, maar hearthunting.