Geen producten in de winkelwagen.
1. De organisatie
Standaardevenementen zijn uit. Zorg ervoor dat je gasten het idee hebben dat ze echt wat missen als ze niet komen. Zeker ‘hot shots’ worden uitgenodigd voor allerlei evenementen, zoals zeiltochten, haringparty’s en golfclinics. Je moet dus meer uit de kast trekken, wil je deze gasten zover krijgen je evenement te bezoeken. Vraag je ook af wat je relatie wil horen, zien en beleven. Denk dus vanuit de gast en combineer dat met de boodschap die je wilt overbrengen. Vanzelfsprekend denk je bij het prikken van de dag aan de vakantieperiode. Schoolvakanties zijn bijvoorbeeld niet handig, omdat veel mensen dan vrij zijn. Denk er tot slot aan dat een evenement beter niet te lang kan duren. De meeste mensen kunnen makkelijker een dagdeel of avond vrijmaken dan een hele werkdag.
2. Uitnodiging
Zorg dat je uitnodiging prikkelt, nieuwsgierig maakt en letterlijk uitnodigt om te reageren én om te komen. Een simpele brief of postkaart is niet meer voldoende. Vergeet in de uitnodiging en eventueel opvolgende aankondigingen niet te vermelden wat de speerpunten van het programma zijn. Welke spraakmakende BN’ers zijn aanwezig? Of welke speciale ‘hot items’ komen die dag aan bod?
3. Herinnering
Je bent waarschijnlijk al maanden van tevoren bezig met het plannen. Vergeet echter niet dat veel van je gasten een drukke agenda hebben. Informeer je gasten dus tijdig wanneer ze verwacht worden, zodat ze hun agenda kunnen vrijhouden. Om te voorkomen dat ze het evenement daarna uit het oog verliezen, is het handig om een vooraankondiging, een herinnering en bijvoorbeeld opzettelijk een programmawijziging te sturen. Ieder extra contactmoment betekent immers een herinnering aan deze feestelijke dag.
4. Het evenement
Beloon tot slot degenen die komen, door een cadeau in het vooruitzicht te stellen of een spectaculair optreden. Is je dat te kostbaar? Een tombola met mooie prijzen kan natuurlijk ook. Houd daarnaast bij welke gasten niet komen opdagen, zonder zich om een legitieme reden te hebben afgemeld. Bij je volgende evenement zet je deze no-showers op de zwarte lijst.
Tot slot nog een tip:
Als je alles tot in de puntjes hebt geregeld, moet je er natuurlijk niet aan denken dat je evenement onverwacht toch niet door kan gaan omdat een belangrijke spreker ernstig ziek wordt, de locatie failliet gaat of door noodweer het openbaar vervoer plat ligt. Je kunt tijdens de voorbereiding overwegen om je te verzekeren tegen de financiële risico’s die je loopt bij het organiseren van een evenement . Een evenementverzekering dekt diverse risico’s: annulering, aansprakelijkheid, ongevallen en materialen. Voor informatie over een evenementverzekering kan je terecht op de site van onze partner, De Goudse Verzekeringen.
