Geen producten in de winkelwagen.
Het is geen geheim dat overheden verplicht zijn om aan te besteden. “Maar nog steeds besteden zij niet alles aan”, zegt Van der Burg. Dat daar steeds meer aandacht voor komt is niet verwonderlijk, als je bedenkt dat overheden jaarlijks voor 60 miljard euro aan producten en diensten uitbesteden.
Denk niet dat je als relatief kleine ondernemer niet in aanmerking komt. Doordat aanbestedingen tegenwoordig vaak worden opgedeeld in zogeheten ‘percelen’ komen dit soort opdrachten binnen handbereik van meer ondernemers.
5 tips om goed beslagen ten ijs te komen:
1. Focus op winnen!
Hoewel dit een enorme open deur lijkt, zal het je verbazen hoe weinig bedrijven zich inderdaad focussen op het winnen van de opdracht met het samenstellen van een inschrijving. In plaats daarvan ligt de focus vaak op het juridische kader. Vooral de beginnende of de incidentele inschrijver richt zich met name op de procedures en het op tijd inleveren. Niet onlogisch: wanneer een inschrijving niet aan de eisen of de deadline voldoet lig je er uit.
Om te winnen is echter meer nodig dan sec het correct volgen van de regeltjes. Dat is slechts een randvoorwaarde. Ga bij ieder onderdeel op zoek naar het onderste uit de kan. Zoek naar de beste oplossing, de beste match, het overtuigendste verhaal, de aantrekkelijkste prijs/kwaliteit etc.
2. Ga op zoek naar de vraag achter de vraag
Duik echt eens in de uitvraag: wat vragen ze precies, wat wil de aanbestedende dienst er mee bereiken en binnen welke beleidsdoelen opereren ze? Lees niet alleen de aanbestedingsdocumenten grondig, maar pluis ook de website van de aanbestedende dienst uit en scan de beleidsstukken op relevante ontwikkelingen.
Met een algemeen verhaal geef je het roer uit handen.
Een goede inschrijving sluit naadloos aan op de organisatie en situatie van de aanbestedende dienst. Maatwerk en aandacht zijn noodzakelijk voor relevante oplossingen en argumenten en voor het scoren van punten. Met een algemeen verhaal geef je het roer uit handen. Ooit iemand uitgenodigd op basis van een algemeen cv als er genoeg alternatieven voor handen zijn?
Laat je dus niet verleiden deze stap over te slaan door de naderende deadline of het formele proces. Geef de aanbestedende dienst en de opdracht alle benodigde aandacht. Alleen met een goed en compleet inzicht in de vraag en de opdrachtgever kun je werken aan het uitbouwen van de relevantie van je inschrijving.
3. Neem jezelf onder de loep
Aanbestedingen draaien om het boven water halen van de beste match in de markt. Om een match goed te kunnen maken, moet je op basis van wat de ander zoekt (zie 2) dondersgoed in kaart brengen wat jullie precies te bieden hebben. Van daar uit kun je bepalen waar jullie toegevoegde waarde voor de opdrachtgever in dit geval in zit.
Je moet dondersgoed in kaart brengen wat jullie precies te bieden hebben
Dus neem jullie eigen organisatie onder de loep, vindt uit waar jullie goed in zijn en waar jullie nog in willen groeien. Bekijk jullie organisatie niet alleen ten opzichte van de vraag van de aanbestedende dienst, maar ook ten opzichte van de markt. Als iedereen goed in hetzelfde is, val je alsnog niet op. En als jullie extreem flexibel zijn, maar dat voor de aanbestedende dienst niets toevoegt: skippen en op zoek naar iets anders!
4. Maak een sprankelende inschrijving
Een inschrijving op een aanbesteding is onderdeel van een zo objectief mogelijk proces. Maar aan de andere kant zitten nog steeds mensen. Mensen die verveeld raken, of juist enthousiast worden van wat ze lezen. Jullie inschrijving hoeft heus geen meeslepende thriller te worden, de kans dat jullie argumenten ook daadwerkelijk aankomen groeit echter aanzienlijk bij een puntig, goed leesbaar stuk.
Denk aan een goede structuur, overzichtelijke alinea’s, actief taalgebruik en laat jezelf zien! Waak voor nietszeggend beschaafd Nederlands, durf ook in taal wat meer te kiezen en aan te sluiten bij de cultuur en uitstraling van jullie organisatie.
5. Blijf jezelf uitdagen
Aanbestedende diensten en de concurrentie zitten niet stil. Ook wanneer je nu goed scoort met aanbestedingen is het van belang in beweging te blijven. Ga continue op zoek naar verbeterpunten. Kijk naar de manier van inschrijven (het proces), naar de kwaliteit van de inschrijvingen, naar je succesratio en daag jezelf uit in ontwikkeldoelstellingen. Let bij die doelstellingen er op dat je jullie interne motivatie ook meeneemt. Waar zit voor jullie de uitdaging?
Waar zit voor jullie de uitdaging?
Vraag altijd evaluaties aan bij aanbestedende diensten zodat je alle mogelijke lessen mee neemt. Houd wel in je achterhoofd dat de ene aanbestedende dienst de ander niet is, zelfs interne teams verschillen. De feedback van het ene aanbestedingsteam is daarmee niet per definitie relevant voor iedere volgende aanbesteding.
Jessica van der Burg is aanbestedingsspecialist en partner bij Tenderwise en auteur van het boek Succesvol inschrijven op aanbestedingen
