7 manieren om slimmer om te gaan met problemen

ijsberg

We lossen regelmatig op een hele goede manier het verkeerde probleem op, schrijft Wouter Fioole in zijn nieuwe boek Het probleem met problemen. 7 manieren om problemen aan te pakken voordat ze echt urgent worden. 

Onze hersenen en onze constante focus op kansen, uitdagingen en oplossingen (in plaats van het probleem) zorgen ervoor dat we te snel conclusies trekken, stelt organisatieadviseur Wouter Fioole in Het probleem met problemen.

"Dat zorgt ervoor dat we vervolgens eigenlijk alleen die argumenten en cijfers zien en accepteren die onze conclusie bevestigen (confirmation bias), en dat we er op geen enkele manier rekening mee houden dat we ook wel eens geen gelijk kunnen hebben."

De oplossing is wat Fioole betreft om problemen op te lossen voordat ze echt urgent worden. "Als een probleem uit de hand is gelopen, wordt het heel lastig tot een betere oplossing te komen dan het blussen van branden en brandjes. 

7 manieren

Maar hoe vind je die niet-urgente problemen? Fioole deelt 7 plekken en manieren om ze te vinden:

1. Zoek je helden

Wie houdt er niet van helden? Robin Hood, Superman, Jack Sparrow, Mega Mindy… Waar zouden we zonder hen zijn? Ze zijn er precies op de momenten dat we ze nodig hebben om ons uit netelige situaties te redden. Precies op tijd om ons tegen het naderende kwaad te beschermen. Het zijn de redders in nood, elke keer weer.

Is het je opgevallen waarom je vooral bij de helden in je organisatie moet kijken naar de problemen? Veel helden zijn helden in de organisatie juist omdat ze van alles steeds aan het oplossen zijn.

Sterker nog, veel helden vinden het heel erg fijn om de held te zijn en zijn daarom niet voornemens (vaak onbewust) om echt wat aan de situatie te doen. Als het probleem is opgelost, is hun heldenstatus namelijk ook direct verdwenen.

Wil je problemen actief opsporen? Kijk om te beginnen dan eens naar de helden in jouw organisatie.

2. Kom maar terug als je een oplossing hebt

Ken je dat, managers die niet willen horen van een probleem, tenzij er direct een oplossing bij wordt geleverd? Goed management natuurlijk, want daarmee wordt de medewerker gestimuleerd actief en constructief mee te denken. Toch is het zaak het gesprek nooit af te doen met een “Kom maar terug als je een oplossing hebt”, want dit zijn juist de situaties waar je extra alert en nieuwsgierig moet zijn. Juist als een medewerker niet zelf het antwoord kan bedenken, is er waarschijnlijk iets aan de hand. Er is blijkbaar echt een probleem.

Mijn kelder loopt regelmatig onder water. Hoewel in deze kelder een berg onzin staat die ik waarschijnlijk nooit meer zal gebruiken, is het toch een probleem. Eens in de zoveel tijd moet ik er namelijk in om een diepvriespizza te pakken. Ik heb echter geen flauw idee wat de oplossing ervan kan zijn. Als ik nu – net als in veel organisaties – niemand van mijn probleem op de hoogte mag brengen, omdat ik zelf geen oplossing weet, kan ik hoogstens aan symptoombestrijding doen. Dat grondwater is een probleem dat ik niet kan overzien en daarom houd ik het kelderluik gewoon maar dicht. De pizza’s uit de vriezer in de kelder bewaar ik voortaan in de veel kleinere vriezer in de koelkast.

Daarmee is voor mij het probleem opgelost! Mijn vriendin kan de smoothies niet meer kwijt, maar ach. Oh ja, de kelder staat natuurlijk nog geheel blank. Maar daar hoef ik toch niet meer te zijn.

Hoe denk je dat het in jouw bedrijf werkt als medewerkers pas over problemen mogen praten als ze ook een oplossing hebben? Problemen worden weggemoffeld en simpelweg naar andere afdelingen verschoven. Het probleem van een medewerker overnemen is niet de oplossing, maar hem alleen maar met de oplossing terug laten komen wel een probleem.

3. Het niet pluis gevoel

Het “niet pluis-gevoel” is een term uit de medische wereld. Het is een gevoel dat er iets niet klopt, ondanks dat al het bewijs en alle onderzoeken uitwijzen dat er niets aan de hand is. Voor artsen is het erg belangrijk te vertrouwen op dat niet pluis-gevoel. Er zijn artsen die dit gevoel hebben genegeerd en daarvoor zijn veroordeeld toen hun gevoel toch juist bleek te zijn (maar de patiënt inmiddels was overleden).

Binnen bedrijven is het even belangrijk gelegenheid te geven voor het uiten van dit gevoel. Als het niet pluis voelt, is dat het meestal ook niet. Houd daarom regelmatig bijeenkomsten met het team waarbij mensen niet bewezen en niet onderbouwde gevoelens en bedenkingen kunnen uitspreken. De kans is groot dat je een probleem op het spoor raakt dat je in dit stadium nog op een goede manier kan aanpakken. 

4. Hoe gemakkelijk gaat het?

Eén van de gevleugelde uitspraken van Johan Cruijff is: “Voetbal is simpel, maar simpel voetballen is vaak het moeilijkste wat er is.” Met problemen werkt het ook zo. Als je ze hebt opgelost, en inmiddels dus weet wat de oplossing is, lijkt het allemaal heel simpel. Maar de weg om tot de oplossing te komen is meestal erg moeilijk.

Stel, je bent eigenaar van een café. Iedere maand vallen er honderd bierglazen kapot en moet je weer nieuwe kopen. Gemakkelijke oplossing? Plastic bekers. Opgelost! Maar is het echt wel zo simpel? Creëer je niet hele nieuwe problemen door voor deze voor de hand liggende oplossing te gaan? En waren de kapotte glazen wel echt het probleem?

Het probleem is dat simpel en gemakkelijk niet hetzelfde is. Als er direct een gemakkelijke oplossing lijkt te wachten op een ingewikkeld probleem,  moeten er alarmbellen klinken. Als iets te mooi is om waar te zijn, dan is dat het meestal ook. Een gemakkelijke oplossing is heel vaak het teken van een verkeerde oplossing of een goede oplossing voor het verkeerde probleem. Kijk om problemen te vinden dus vooral nog eens naar de gemakkelijke oplossingen. Daar is het waarschijnlijk niet pluis. Goede oplossingen zijn alleen achteraf heel erg simpel.

5. Tel oplossingen en problemen

Tel het aantal problemen die er in je team of organisatie zijn en het aantal oplossingen die er zijn bedacht. Als er evenveel oplossingen als problemen zijn, dan weet je een ding zeker, het echte probleem is niet aangepakt! 

Zie problemen als ijsbergen. Dat wat je bovenwater kunt zien van de ijsberg is het symptoom, alles onderwater is wat daaraan ten grondslag ligt en dus het echte probleem. Het probleem hier is echter dat veel ijsbergen op meerdere punten boven het water uitkomen. Dit noem je een droogdok, onderwater zijn de punten aan elkaar verbonden, maar dat is niet te zien als je van bovenaf kijkt.

Ditzelfde geldt voor problemen in bedrijven. Een probleem veroorzaakt heel vaak meerdere symptomen: medewerkers zijn ontevreden, de winst daalt, de fouten nemen toe en de printer loopt steeds vast.

De kans dat deze problemen – diep onderwater – een aanzetpunt hebben is enorm groot. Het oplossen van de symptomen lost het probleem niet op. Daarom weet je zeker dat als je evenveel oplossingen hebt als dat je problemen had, je een groot probleem hebt!

6. Routine

Zelfs als al het bovenstaande geen problemen oplevert en alles lekker op rolletjes loopt in jouw organisatie, concentreer je dan op wat er precies zo goed gaat. Stilte voor de storm is een uitdrukking die echt niet uit de lucht is komen vallen. Je moet eigenlijk al alert zijn voordat het je opvalt dat het te stil is.

Dit is natuurlijk heel moeilijk. Allereerst omdat we liever blij en tevreden zijn dan pessimistisch en wantrouwend. Daarnaast omdat wij mensen blind zijn voor veranderingen. Als wij onze aandacht ergens op richten, dan zien we alleen dat nog en niet de dingen die er omheen gebeuren. Maar juist alles wat er om ons heen gebeurt terwijl wij zo lekker ons ding doen, zorgt ervoor dat we in de problemen komen. Alles verandert namelijk continu.

Zoek naar de plekken in jouw organisatie waar routine de overhand heeft gekregen. Dit zijn bij uitstek de plekken waar problemen de kop opsteken. 

7. Check je checklijstjes

Tot slot zijn de bovenstaande zes punten een probleem. Om problemen te voorkomen hanteren we namelijk vaak checklijsten.  En dat is in veel gevallen fijn omdat ze voorkomen dat we belangrijke dingen vergeten.

Maar checklijsten voorkomen vaak ook dat we kijken naar de dingen die niet op de checklijsten voorkomen. Waardoor dat juist de plekken zijn waar de problemen ontstaan. Kijk dus eens in de zoveel tijd vooral op de plekken waar je normaal niet kijkt.

Op zoek

Ondanks dat je vertelt is dat je niet op zoek moet gaan naar problemen, moet je dat dus juist wel doen. Zorg ervoor dat je problemen voortaan gewoon problemen noemt. Sta open voor problemen en realiseer je dat problemen helemaal geen probleem zijn. Een probleem ontkennen, wegwuiven of je ervoor verschuilen is pas echt een probleem!

Volg ons ook op Twitter en Facebook

Tips? Mail redactie@sprout.nl