Actief debiteurenbeheer

Als de structuur eenmaal staat, kunnen we gaan werken aan het optimaliseren van de geldstromen, zowel de inkomende als de uitgaande. Het zal duidelijk zijn: hoe eerder het geld de onderneming binnenkomt en hoe later het er weer uitgaat, hoe beter het is.

Inkomende geldstromen
Veel bedrijven zijn in de problemen gekomen, doordat ze te druk waren met het verkopen van hun producten en diensten. Meer dan de helft van de faillissementen ontstaat door debiteurenverliezen. Een hoge omzet draaien is belangrijk. Maar het geld daadwerkelijk binnenkrijgen is daarom nog veel belangrijker.

Bij het optimaliseren van de inkomende geldstromen staan de debiteuren dan ook centraal. Hoe zorgen we ervoor dat klanten betalen, en dat ze zo snel mogelijk betalen?
Het serieus nemen van het debiteurenbeheer is de eerste stap. Besteed er écht aandacht aan, zorg dat uw administratie op orde is en up-to-date, en maak iemand in het bedrijf verantwoordelijk voor het debiteurenbeheer. Doe het er niet eventjes ‘bij’, want dat is vragen om problemen. 

1. Actief debiteurenbeheer
Kent u de definitie van debiteur? Dat is iemand die zo weinig mogelijk en zo laat mogelijk wil betalen. Het is een cynische definitie, maar een kern van waarheid zit er zeker in. Als u niet in actie komt, komen veel van uw debiteuren ook niet in actie. In Nederland wordt een rekening gemiddeld na 40 dagen betaald. De kans is groot dat die gemiddelde klant de eerste herinnering dan al binnen heeft. Kortom, u zult er bovenop moeten zitten en een actief debiteurenbeheer moeten voeren. Het versnellen van de betalingstermijn kan u heel wat opleveren.

Wacht niet te lang met het versturen van de factuur. Elke dag dat u de factuur laat liggen, komt immers bovenop de betalingstermijn die u hanteert. Is de factuur eenmaal verstuurd, dan kunt u het volgende schema als leidraad aanhouden: 

  • Vervaldag factuur dag 0 
  • Eerste aanmaning/herinnering dag 7 
  • Tweede aanmaning dag 14 
  • Laatste aanmaning dag 21 
  • Dossier naar advocaat/incassobureau dag 31 
  • Eerste sommatie advocaat/incassobureau dag 34


Bovenstaand schema geldt in normale gevallen. Weet u echter dat uw debiteur in financiële problemen verkeert, bewandel dan de kortste weg: stuur meteen een laatste aanmaning. Bij voorkeur aangetekend. Bij een klant die altijd problematisch betaalt, is het raadzaam de tweede aanmaning over te slaan om zo het inningsproces te bekorten.


Daarnaast geldt dat bij commercieel belangrijke klanten de procedure niet al te rigide moet worden nageleefd. Een telefoontje om de zaken te bespreken is in dat geval niet onverstandig. Wel is het zaak om telefonische afspraken altijd even schriftelijk of via e-mail te bevestigen. Hiermee voorkomt u vage beloftes en andere vertragende acties.

2. Debiteuren uitbesteden
Het actief voeren van uw debiteurenbeheer kan veel tijd kosten, én kan u de nodige kopzorgen opleveren. Met factoring gaat u nog een stap verder. In dat geval verpandt u uw vorderingen aan een factormaatschappij, die aan u vrijwel direct 80 tot 90% van de vordering vooruitbetaalt. De overige 10 tot 20% kunt u eventueel nog afdekken met een kredietverzekering. Zie hiervoor de volgende paragraaf. De rest wordt verrekend als de klant heeft betaald. De voordelen zijn duidelijk: u hoeft niet langer uw debiteuren voor te financieren en heeft direct beschikking over uw geld. Dat is gunstig voor uw cashflow. Bovendien bent u verlost van incassozorgen.

De factormaatschappij rekent doorgaans een vergoeding van 0,1 tot 2,0% van de voorgefinancierde omzet. Ook wordt over de voorschotten rente berekend. Een factormaatschappij zal niet klakkeloos al uw vorderingen overnemen. Dubieuze vorderingen kunnen worden geweigerd of niet worden voorgeschoten. Ook wordt vaak – maar niet altijd – een minimale omzetgrens gehanteerd.

3. Het stellen van zekerheden
Voorkomen is beter dan genezen, dat geldt zeker ook voor debiteurenbeheer. Hoe vaak zal een schuldeiser niet hebben verzucht: "Was ik maar nooit met dat bedrijf in zee gegaan." Zeker bij grote transacties en bij nieuwe afnemers is het daarom verstandig zekerheden te stellen.

Het stellen van zekerheden kan bijvoorbeeld door middel van een bankgarantie. Het probleem echter is dat de garantie vaak in mindering wordt gebracht op de kredietruimte van uw klant, waardoor hij mogelijk door de bankgarantie in financiële problemen komt en ervan afziet. Het stellen van eigendomsvoorbehoud is een andere mogelijkheid. Al is deze vaak al in de algemene leveringsvoorwaarden geregeld.

Verder kan met een borgstelling geregeld worden dat uw relatie hoofdelijk borg staat voor ontstane schulden, al dan niet tot een maximaal bedrag. Een andere mogelijkheid is het pandrecht op de vorderingen van uw debiteur. Let er wel op dat u het eerste pandrecht krijgt. Vorderingen mogen meerdere keren verpand worden en een tweede of derde pandrecht is uiteraard minder waard. Het pandrecht moet worden geregistreerd bij de belastingdienst.

4. Uitgaande geldstromen
Niet alleen inkomende, uiteraard ook de uitgaande geldstromen bepalen uw liquiditeitspositie. Bij de uitgaande geldstromen zit u in de positie van crediteur. En dus bent u voor de wederpartij die vervelende debiteur die het liefst zo weinig mogelijk en zo laat mogelijk over de brug komt. Als u correct zakendoet, dan gebruikt u niet dezelfde vertragingstactieken als waar uw afnemers zich soms ook schuldig aan maken. Deze afweging mag u zelf maken.

Hoe dan ook, opereer zo zakelijk mogelijk. Ten eerste door het leverancierskrediet ten volle te benutten. Als u 30 dagen de tijd heeft om te betalen, gebruik die dagen dan ook. Stel u betaalt uw crediteuren altijd na 15 dagen terwijl 30 dagen is toegestaan, dan heeft u over die andere 15 dagen geen beschikking over uw geld. Bovendien loopt u rente-inkomsten mis. Bij hoge crediteurenposten kan dat behoorlijk oplopen.

Hetzelfde geldt natuurlijk voor belastingbetalingen. Ook deze verricht u zo laat mogelijk. Met behulp van telebankieren is dat een fluitje van een cent. Maak daarnaast zoveel mogelijk gebruik van betalingskorting. Bij betaling binnen acht dagen ontvangt u doorgaans 2 of 3% korting. En dat is beduidend meer dan u op uw betaal- of spaarrekening ontvangt.

5. Het afdekken van risico’s
Bij het optimaliseren van de geldstromen zijn sommige zaken moeilijker te voorspellen dan andere. Uw eigen betaalgedrag heeft u zelf in de hand. En bij een goede klant weet u ook waar u aan toe bent. Maar er zijn ook onzekere factoren. Denk aan de rentestand, valutarisico’s en risicovolle (buitenlandse) debiteuren. Deze risico’s kunt u allemaal afdekken. Natuurlijk, dat kost geld. Maar u krijgt er zekerheid voor terug. De kans dat uw bedrijf in zwaar weer geraakt, wordt er een stuk kleiner door.

Renterisico’s
Behalve het weer, lijkt niets zo veranderlijk als de rente. Wie tegen een variabele rente heeft geleend, kan dan ook voor grote verrassingen komen staan, zowel in positieve als negatieve zin. In dat laatste geval, als de rente plotseling fors stijgt, kan zelfs het voortbestaan van een bedrijf in gevaar komen.


Er zijn verschillende instrumenten waarmee u deze renterisico’s kunt afdekken. Voor het MKB zijn de volgende het meest geschikt: 

  1. Rentefixatie. Met een rentefixatie kunt u uw toekomstige rentepercentages nu al vastleggen, waardoor u minder gevoelig bent voor onverwachte renteschommelingen. Het niveau waarop de rente wordt vastgelegd is de fixatierente. Hoe hoog de kapitaalmarktrente tegen die tijd ook is, u betaalt de overeengekomen fixatierente. Dat geeft zekerheid. Bijkomend nadeel is dat u niet profiteert van mogelijke rentedalingen. 
  2. Rentegarantie. Met een rentegarantie legt u vast welk toekomstig rentepercentage u maximaal over de financiering gaat betalen. Stel u heeft een lening die over zes maanden aan verlenging toe is. Met de renetgarantie kunt u een maximum vastleggen van het rentepercentage dat u over de financiering gaat betalen; dit maximum is de garantierente. Is de kapitaalmarktrente uiteindelijk lager dan de garantierente, dan betaalt u de lagere kapitaalmarktrente. Voor deze garantie betaalt u een premie, waarmee dit instrument duurder is dan rentefixatie. Het voordeel is dat u wel profiteert van eventuele rentedalingen. 
  3. Renteplafond. Met een renteplafond legt u gedurende de gehele looptijd van de lening uw maximale rentepercentage vast. Hierdoor bent u beschermd tegen een hoge rente, maar tegelijkertijd profiteert u van een lage, korte rente. Als u een lening heeft gebaseerd op het 3-maands Euribor tarief, wordt uw rente elke 3 maanden herzien. Ligt de rente hoger dan uw plafond, dan betaalt u niets extra. Ligt de korte rente lager, dan betaalt u dit lage tarief. Ook voor dit rente-instrument bent u een premie verschuldigd. Deze premie is afhankelijk van het afgesproken plafond, de looptijd van de lening, de hoofdsom en de renteverwachtingen.


Valutarisico’s
De euro mag dan zijn ingevoerd, dat wil natuurlijk niet zeggen dat valutarisico’s tot het verleden behoren. Buiten de eurozone zijn valutarisico’s nog steeds volop aanwezig.


Het belangrijkste risico dat u als ondernemer loopt is het transactierisico. Dit ontstaat als er een tijdverschil is tussen het sluiten van een contract in een vreemde valuta en de daadwerkelijke betaling of ontvangst van de valuta. Voor MKB-ondernemers bestaan twee manieren om valutarisico’s af te dekken:

  1. Valutatermijncontract (ook termijnaffaire genoemd). U komt met uw bank overeen dat u op een afgesproken toekomstige dag een afgesproken hoeveelheid valuta koopt of verkoopt tegen de in het contract bepaalde koers. Een valutatermijncontract kan standaard voor termijnen van één, twee, drie, zes en twaalf maanden worden afgesloten. Het is een eenvoudige en relatief goedkope manier om risico’s af te dekken. Het nadeel is het gebrek aan flexibiliteit. U profiteert niet van gunstige koersontwikkelingen. 
  2. Valuta-optie: U heeft het recht om tijdens of aan het einde van een vastgestelde periode een bepaalde hoeveelheid van een valuta te kopen (call optie) of te verkopen (put optie) tegen een in het optiecontract vastgelegde koers (de uitoefenprijs). Voor het kopen van een optie betaalt u een premie. Een valuta-optie is daarmee duurder dan een valutatermijncontract. Maar het voordeel is dat, naast het afdekken van ongunstige koersbewegingen, toch geprofiteerd kan worden van gunstige koersschommelingen. Simpelweg door de optie niet uit te oefenen.


Debiteurenrisico’s
Het Europese bedrijfsleven is voorzichtig met buitenlandse verkopen, vanwege het risico met onbetaalde rekeningen te blijven zitten. Debiteurenrisico’s kunnen een serieuze bedreiging vormen voor het voortbestaan van uw bedrijf. Er zal maar een grote afnemer failliet gaan. En vaak komt zo’n mededeling nog onverwacht ook.


Dergelijke risico’s zijn af te dekken met een kredietverzekering. Als uw afnemer niet kan betalen, ontvangt u een schadevergoeding van de kredietverzekeraar. Vaak ter grootte van 85 tot 95% van de vordering. De voordelen van een kredietverzekering zijn evident. U heeft meer zekerheid, minder zorgen aan uw hoofd, u kunt zich puur richten op zakendoen en bent verlost van stressveroorzakende debiteuren. Een kredietverzekering kan dus een goed instrument zijn om risico’s af te dekken. Het levert meer zekerheid op en minder kopzorgen. Maar realiseer u wel dat er een prijskaartje aanhangt en dat u wat van uw vrijheid en flexibiliteit inlevert.