Digitale factuur: wel of niet overstappen

De e-factuur krijgt vanaf 2013 dezelfde status als de papieren factuur. Voor wie de overstap nog niet heeft gemaakt, wordt het nu extra aanlokkelijk om digitaal te gaan. Wat houdt je nog tegen om elektronisch te gaan factureren? 

De overheid wil de e-factuur stimuleren. Daarom is de wetgeving zodanig aangepast dat per 1 januari 2013 een elektronische factuur hetzelfde behandeld wordt als de papieren factuur. Onofficieel gebeurde dat al, sterker nog, de belastingdienst staat het al sinds 2009 toe. Maar nu is het wettelijk vastgelegd dat een e-factuur gelijk staan aan de papieren variant. Voor wie nog niet was overgestapt, lijkt dus nu ook het moment te zijn aangekomen. Maar waarom zou je als ondernemer eigenlijk overstappen? En wat houdt je tegen? Een overzicht van de voor- en nadelen van de e-factuur. 

Sneller betaald worden en bespaart tijd

Een elektronische factuur is met slechts één druk op de knop verstuurd. Sterker nog, er komt geen postbode meer bij kijken, dus de factuur ligt nog geen minuut later al bij de geadresseerde. Ervan uitgaande dat je het aan de juiste persoon verstuurt, neemt de kans dat de factuur zoekraakt in de post of bij de administratie ook flink af. Al met al scheelt dat zo al een dag of twee voor de betaling. Bovendien blijkt uit onderzoek dat de gemiddelde betaaltermijn halveert als je bij de e-factuur de mogelijkheid biedt om direct te betalen. 

Bespaart geld én is milieuvriendelijk

Voor een e-factuur heb je geen papier, enveloppen, postbusjes en andere milieuonvriendelijke zaken nodig. En als je groene stroom hebt, is digitaal factureren helemaal duurzaam. En als je het niet voor het milieu doet, doe je het wel voor je eigen portemonnee. Want naast papier, inkt, enveloppen en postzegels, bespaar je ook veel tijd. En tijd is geld. Volgens sommige schattingen kun je met het versturen van elektronische facturen tot 75 procent besparen ten opzichte van de kosten die je nu voor het factureren maakt. 

Aansluiten op boekhoudpakket

Nu elektronisch factureren steeds gangbaarder wordt, is de kans groter dat jouw boekhoudpakket deze mogelijkheid ook ondersteunt. Door de digitale facturering te integreren in je boekhoudpakket bespaar je nog meer tijd en verklein je de kans op menselijke fouten. Het hangt uiteraard van je boekhoudpakket af wat de exacte mogelijkheden zijn. 

Klant moet akkoord gaan

Let wel op dat het voor nu nog zo is dat de klant akkoord moet gaan met deze digitalisering. Daar zijn een aantal methodes voor: 

  • Benoemen in algemene voorwaarden: zet in de algemene voorwaarden dat je uitsluitend werkt met e-facturen. De klant dient namelijk voorafgaande de deal kennis te nemen van de algemene voorwaarden en ermee akkoord te gaan. 
  • Bespreek het met de klant: je kunt hook vragen en/of melden dat je overstapt op digitaal factureren. Daarmee geef je de klant de kans om te weigeren. 
  • Laat het erop aankomen: je kunt ook zonder wat te zeggen een e-factuur opsturen. Als de klant dan betaalt, gaat hij ermee akkoord. Valkuil is uiteraard dat de klant niet betaalt en je er uiteindelijk meer tijd kost en problemen oplevert om de rekening voldaan te krijgen. 

Geen andere voorwaarden

Een digitale factuur is in principe precies hetzelfde als het papieren broertje. Er moeten precies dezelfde gegevens instaan, je moet dezelfde bewaartermijn hanteren en er gelden dezelfde regels voor wat betreft de verschuldigdheid voor de btw-aftrek. Dus in die zin levert digitaal factureren geen voordelen op. 

En evenals bij een papieren variant, moet je de authenticiteit van de e-factuur kunnen aantonen als daarom gevraagd wordt. Bijvoorbeeld door middel van een opdrachtbevestiging of een bewijs van betaling. Maar hoewel niet verplicht, is een elektronische handtekening wel een aanrader. Als je de facturen via een boekhoudsysteem verstuurt, zit er al vaak een waarborg ingebouwd. 

Meer lezen over elektronisch factureren en tips om over te stappen, vind je op Ondernemer in Business, de zustersite van Sprout met praktische informatie voor ondernemers.