Winkelmand

Geen producten in de winkelwagen.

Verbeter je inkoopproces

Er valt nog genoeg te besparen op je inkoop. In zes stappen naar een professionele aanpak.

 

Het lijkt evident: door zakelijker te sturen op je inkoop kun je winsten behalen voor je onderneming. Bij grote beursgenoteerde bedrijven is het al lang gangbaar dat inkoop een strategische rol heeft. Ze wordt bijvoorbeeld ingezet om kostenreducties en productinnovaties te helpen realiseren.

 

Bij kleine ondernemers is het inkoopproces vaak nog een ondergeschoven kindje. De directeur ziet inkoop als een leuke hobby, wat zoveel inhoudt als af en toe een sigaar roken met een bevriende leverancier. Waar hij nu eigenlijk zijn geld aan uitgeeft, vraag het hem niet. De dagelijkse uitvoer is vaak nog belegd bij een simpele besteller, die buiten alle bedrijfsbeslissingen wordt gehouden, en zijn magazijn niet uitkomt.
 

Slimme besparingen

Dat kan dus anders. Door zaken slimmer aan te pakken kun je als ondernemer flink op kosten besparen en ook strategische doelen behalen. Je kunt soms tot wel vijftig procent besparen op de inkoop van bepaalde productgroepen als je processen beter inricht. Hoe pak je dat aan?

 

Je hebt de inkoop van materialen en diensten voor je primaire proces. Denk aan een fabrikant van emmertjes die daarvoor plastics moet inkopen als grondstof. Ook is er de inkoop van je facilitaire zaken, zoals inhuur van uitzendkrachten, catering en ict. Vooral op de inkoop van facilitaire zaken laten kleine ondernemers nog kansen liggen.

 

Hier volgen zes stappen die je helpen naar een effectievere inkoop:

 

Stap 1: schep allereerst orde in de chaos

Voer een analyse uit. Het is zaak dat je erachter komt hoeveel je op dit moment (per productgroep) uitgeeft en hoeveel leveranciers je daarvoor gebruikt. Dat hoeft ook voor een kleine ondernemer niet veel moeite te kosten. Vraag je boekhouder om uit het boekhoudpakket ‘een dump’ te maken naar Excel.

 

Stap 2: reserveer tijd en delegeer

Vraag jezelf af: moet ik als directeur/oprichter me wel bemoeien met de inkoop? Moet ik contractonderhandelingen en bepaalde beslissingen niet gewoon overlaten aan de inkoper zelf? Moet ik niet meer inkopers in dienst nemen en ‘die besteller in het magazijn’ niet veel meer gewicht geven?

 

Stap 3: stel een jaarlijks inkoopplan op

Leg inkoopdoelstellingen vast. Dat kan op een A4, maar liever in een uitgebreid strategisch plan dat je opneemt in de jaarplanning.

 

Stap 4: activeer je inkoopvolume

Stel: uit de analyse van je Excel-bestand blijkt dat je jaarlijks ongemerkt voor 10.000 euro uitgeeft aan abonnementen op tijdschriften. Met die 10.000 euro heb je een mooi verkoopvolume te pakken. Misschien wordt het tijd om eens naar één partij toe te stappen, een boekhandel bijvoorbeeld. Die koopt groot in (dat is al goedkoper). Je kunt je verkoopvolume aanwenden om korting van bijvoorbeeld 10 procent te krijgen en zo een besparing te realiseren. Doe hetzelfde voor andere productgroepen (administratie diensten, catering, ict, enz).

 

Stap 5: activeer slapende leveranciers en maak contracten 

Uit je analyse kan bijvoorbeeld naar voren komen dat je voor het inhuren van je uitzendkrachten gebruik maakt van wel vier verschillende bureaus. Er zit echter geen strategie achter. Ook blijkt dat je niets hebt vastgelegd met die leveranciers in contracten. Realiseer je dat er te onderhandelen valt over voorwaarden. Nodig de leveranciers daarom uit voor gesprekken. Zeg dat je een contract wilt opstellen en je met hen eens wilt kijken naar de prijs en verzoek ook om bijvoorbeeld een rapportage van verleende diensten. Leveranciers zullen niet raar opkijken. Alleen al door het gesprek aan te gaan, zul je zien dat die leveranciers je een korting van vijf procent zullen aanbieden. Je kunt ook je inkoopvolume op tafel leggen en met de leverancier verder gaan die je de beste prijs kan geven.

 

Tip: kijk vooral eens naar je inkoop van software. Vaak rekenen leveranciers allerlei extra kosten, zoals voor onderhoud. Heb je daar wel iets aan? Onderhandel opnieuw over de voorwaarden en de prijs.

 

Stap 6: maak vervolgens de vertaalslag naar strategie

Een leuke korting afdingen is één aspect. Via inkoop kun je ook allerlei bedrijfsrisico’s beperken of kostenbesparende innovaties realiseren. Ga bijvoorbeeld met een uitzendbureau in zee die ervoor zorgt dat je personeel daadwerkelijk productiever wordt, zodat je in de toekomst minder afhankelijk bent van externe expertise. Of ga opzoek naar een softwareleverancier die actief mee wilt denken met het efficiënter maken van je processen.

 

Een andere mogelijkheid. Stel: je bent die fabrikant van plastic emmers. Speel iemand in je bedrijf vrij om actief de oliemarkt te volgen om zo te kunnen anticiperen op prijsstijgingen en dalingen – in plaats van zomaar bestellingen te plaatsen wanneer de voorraad op is. Je kunt zo een betere prijs realiseren en ervoor zorgen dat je productie niet stil valt.

 

Wekelijks de nieuwsbrief van Management & Leiderschap ontvangen?



Door je in te schrijven ga je akkoord met de algemene en privacyvoorwaarden.

Met dank aan: Wim Nieland, Business Line Manager bij DPA Supply Chain en voorzitter van de Nederlandse Vereniging voor Inkooopmanagement (NEVI Noord-Holland/Utrecht)
 

Zie voor meer informatie over inkoopmanagement de website van MKB-Inkoop.org of die van de NEVI.