4 tips die boekhouden leuker maken

1. Zorg voor inzicht

Ja, het is een cijferbrij als algebra niet je sterkste vak was: cashflow, balans, liquiditeit. Maar tegenwoordig hoef je niet meer met een potloodje langs excelsheets te vlooien om het juiste inzicht te krijgen. Met goede boekhoudsoftware (die je wel up to date moet houden met financiële gegevens) weet je snel wie je geld verschuldigd is en pik je de wanbetalers er zo uit.

Inzicht in je bedrijfsvoering kan met een paar ingrepen veel dieper gaan: als je je klantgegevens en klantcontacten goed en op een centrale plek bijhoudt, weet je snel wie je aan de lijn hebt, welke afspraken zijn gemaakt en of de laatste facturen wel zijn betaald. Met de cloudsoftware van tegenwoordig kan dat desnoods onderweg, op de fiets met je smartphone, of met je tablet bij de klant.

2. Werk efficiënter

Die online toegang tot al je bedrijfsgegevens maakt ook dat je efficiënter kunt werken: je vindt simpelweg sneller wat je nodig hebt. Je verstuurt meteen de correcte facturen en bent er sneller bij met herinneringen. Andersom hoef je ook geen betaling te missen. Dat scheelt kosten en houdt je reputatie vlekkeloos.

3. Maak het jezelf makkelijk

Er zijn meer handige tools die een hoop moeite besparen: hou je hele administratie digitaal. Je facturen gingen al per e-mail, maar je hoeft ze niet meer in Word op te stellen en als Pdfje op te slaan. Een goed boekhoudpakket biedt de mogelijkheid een standaard stramien in te stellen voor je facturen. Klantgegevens worden snel aangevuld, zodat je met een paar regels tikken en klikken een correcte factuur de deur uit hebt.

Voor het inscannen van de bonnetjes hoef je ook al niet meer een scanner op te zoeken: daar zijn apps voor. Met de smartphonecamera maken die een digitaal document dat net zo goed voldoet als een kopietje, maar bovendien meteen op de plek belandt waar je hem nodig hebt. Bankafschriften exporteren is ook prehistorie: alle banken gebruiken een standaard, die een koppeling van internetbankieren met de meeste boekhoudpaketten toelaat.

4. Misbruik je accountant

Pardon: gebruik je accountant zo goed mogelijk. Jij kunt wakker liggen van je boekhouding, een accountant die talloze klanten in verschillende branches bedient, is alles al een keer tegengekomen en weet hoe je lastige financiële kwesties oplost. Je voelt hem bijna aankomen: die accountant kijkt tegenwoordig realtime mee in je boeken dankzij de cloud. Geen gesjouw met ordners, en in feite kun je alle kanten op als het gaat om wat je ‘over de muur wil gooien’: wil je je eigen BTW-aangifte blijven doen en achteraf de boekhouding laten controleren? Of kieper je de schoenendoos met bonnetjes digitaal in het systeem en leun je achterover, in afwachting van financieel overzicht en inzicht? De keuze is aan de ondernemer. En als die goed beter is, voegt die per uur meer waarde toe aan zijn eigen bedrijf dan een goede accountant kost.