Maak je bedrijf crisisbestendig met een War Room (stappenplan)

Overleg

Om in crisistijd goed om te kunnen blijven gaan met klanten, leveranciers en  medewerkers kun je een 'War Room' optuigen. Scaleup Company maakte daarvoor dit stappenplan.

Niet scaling up, maar 'Scale down corona' is momenteel het motto van Scaleup Company, een aanbieder van evenementen, masterclasses en groeiprogramma’s voor ondernemers. De groei-adviseur maakte daarvoor dit stappenplan om de coronacrisis het hoofd te kunnen bieden.

Belangrijkste ingrediënt is het opzetten van wat Scaleup Company een 'War Room' noemt. Een korte samenvatting van het stappenplan:

Stap 1: Eisenhower-matrix 

Om je prioriteiten te stroomlijnen begin je met het maken van een Eisenhower-matrix. Dat helpt bij het onderscheiden van urgente en belangrijke zaken. Belangrijk én urgent is bijvoorbeeld de vraag: welke grote branden moeten nu geblust worden? Zoals het bellen van je grootste klant of het aanvragen van werktijdverkorting. 

Stap 2: Maak een War Room

Stap twee is het inrichten van een War Room, een fysieke ruimte waarin het crisisteam effectief kan samenwerken. Scaleup Company hangt de muren daarvan vol met relevante informatie zoals een actuele cash-prognose, informatie over de veiligheid van het team en hoe het ervoor staat met de belangrijkste KPI's.

Omdat steeds meer - zo niet alle - medewerkers momenteel thuis zullen werken, kun je ook een virtuele War Room maken met Google Drive, Trello of in Slack. Daarin kunnen de foto's van de fysieke War Room worden gedeeld.

Stap 3: Maak een crisisteam

Om te voorkomen dat het hele bedrijf continu bezig is met het coronavirus raadt Scaleup Company aan om medewerkers te verdelen in een Offense- en een Defense-team. De eerste groep is het 'Corona Crisisteam' dat dealt met alle urgente crisisacties en projecten. Wie dit zijn wordt bepaald door het leiderschapsteam. Het Defense-team bestaat uit alle andere mensen, oftewel het ‘business as usual’-team.

Stap 4: Begin met je top-prioriteiten

Na het maken van de Eisenhower-matrix kun je je eerstvolgende toppriorieit bepalen en aanpakken. Bekijk hierbij welke problemen je kunt delegeren of waar je hulp kunt inschakelen. Ook belangrijk is om te besluiten waar je vandaag of deze week géén tijd aan besteedt.

Stap 5: Bepaal het ritme van je overleg en communicatie

Het crisisteam heeft zijn eigen overlegritme. Een crisis vraagt om meer overleg, stelt Scaleup Company. Je begint met een dagstart, gevolgd door een middag check-in. Je sluit af met een bericht aan het crisisteam eind van de middag. Voordat je met dit ritme begint, laat je elk teamlid even een halve dag op stoom komen met Stap 4 (een eerste slag slaan met je de topprioriteiten). 

Suggestie is om een wekelijks overleg van het crisisteam niet op maandag te doen. “Iedereen wil dan aan de slag en niet in een meeting zijn ‘terwijl er van alles gebeurt’”, aldus Scaleup Company. “Sluit er juist de week mee af, in de hoop dat het crisisteam gedurende het weekend kan ontspannen.” 

Wacht niet te lang met communiceren, maar doe dat zodra de urgentie erom vraagt (ook als je het antwoord nog niet weet). Stuur bijvoorbeeld een weekbericht van de CEO. Daarin meld je wat je hebt bereikt, de belangrijkste inzichten van de week, wat je de komende week wilt bereiken en waar je op vastloopt.

Foto: Getty Images

Volg ons ook op Twitter en Facebook

Tips? Mail redactie@sprout.nl

Elke ochtend...

X
het belangrijkste ondernemernieuws in jouw mailbox? Gegarandeerd Sprout-stijl!