Waarom een open kantoor rampzalig is voor de samenwerking in je bedrijf

Kantoor

Medewerkers in open kantoren voeren 70 procent minder fysieke gesprekken met elkaar, blijkt uit nieuw onderzoek. Een deel van die communicatie wordt vervangen door e-mail en Slack, wat slecht kan zijn voor de productiviteit en de kwaliteit van werk.

We kunnen weer een nieuwe invalshoek toevoegen aan het rijtje onderzoeken en verhalen waaruit blijkt dat open office plans slecht zijn voor medewerkers en hun bedrijven. 

Oké, die luidruchtige kantoortuinen zijn niet goed voor je concentratie, zorgen voor meer ziekteverzuim en verhogen het gevoel van stress. Maar het weghalen van fysieke barrières zorgt tenminste voor meer interactie en is goed voor de samenwerking - toch? 

Fout. De hoeveelheid face to face (‘F2F’)-communicatie neemt drastisch af, ontdekte hoogleraar Ethan Bernstein, die bij Harvard Business School het gedrag van mensen in organisaties onderzoekt. Bernstein stortte zich als eerste op de impact van open kantoren op de hoeveelheid face to face- en digitale communicatie. Daarvoor mat hij met sensoren (een 'sociometer') de communicatie van 150 medewerkers van twee niet nader genoemde Fortune 500-bedrijven, die een war on walls hadden uitgeroepen.

Gesprekken

Voor de verbouwing van het kantoor sprak een groep van 50 collega’s elkaar per week in totaal 5,8 uur face to face. In het ‘open office’ bleef daar nog maar 1,7 uur aan fysieke gesprekken van over. De hoeveelheid e-mails nam ondertussen met 56 procent toe. Het aantal chat-berichten groeide zowel in aantal (+67 procent) als in het aantal verstuurde woorden (+75 procent). 

Bedrijven hopen op een levendig kantoor waar druk gecommuniceerd wordt. In de praktijk eindigen ze met een open veld van dicht op elkaar gepakte mensen die zichzelf zo goed mogelijk proberen te isoleren van een afleidende buitenwereld (met koptelefoons bijvoorbeeld), terwijl ze zo druk mogelijk proberen over te komen (aangezien iedereen hen kan zien). Het is een knoepert van een paradox: een open kantoor maakt mensen minder open, reageert Deep Work-auteur Cal Newport. 

Drie waarschuwingen

Bernstein destilleert drie waarschuwingen uit zijn onderzoek:

1. Open kantoor is slecht voor productieve privacy 

Ten eerste: een ‘open’ kantoor zorgt niet per se voor ‘open’ communicatie. Mensen hebben een natuurlijke behoefte aan privacy, iets wat de productiviteit kan verhogen. Als ze in een open kantoor gedwongen zichtbaar en ‘transparant’ zijn, grijpen mensen naar andere strategieën om hun privacy veilig te stellen. Omdat ze bijvoorbeeld niet zitten te wachten op een gesprek ten overstaan van 10 andere mensen, sturen ze liever een e-mail. 

2. Open kantoor is minder slim

Ten tweede waarschuwt Bernstein voor de impact van open kantoren op de collectieve intelligentie van een groep mensen. Eerdere onderzoeken suggereerden altijd dat die slimheid toenam naarmate meer mensen in dezelfde ruimte bivakkeerden. Maar het onderzoek van Bernstein draagt bij aan een groeiend inzicht dat intelligentie juist afneemt vanaf een bepaalde hoeveelheid (sociale) aanwijzingen, indrukken en interactie.

Fysieke muren helpen tegen een overload aan sociale indrukken. Mensen die het gevoel hebben dat ze worden bekeken zijn bijvoorbeeld minder goed in creatieve taken, en vallen sneller terug op routine. 'Zie ik er druk uit?' wordt een belangrijkere vraag dan 'Doe ik mijn beste werk?'

3. De manier van communiceren verandert

Tot slot moeten bedrijven zich realiseren dat de inrichting van een kantoor van grote invloed is op de manier waarop mensen met elkaar communiceren. Dat er vaker naar e-mail wordt gegrepen kan ook betekenen dat er niet altijd met de goede mensen wordt gepraat; face to face-netwerken en e-mail-netwerken zien er immers anders uit. Wanneer muren verdwijnen nemen mensen hun face to face-gesprekken niet 1-op-1 mee naar de digitale wereld. Ze mailen meer met bepaalde mensen, terwijl ze andere mensen minder vaak benaderen.

De vraag is of het onderzoek van Bernstein het aantal open kantoren wél kan doen afnemen. Sommige bedrijven kunnen niet anders dan kiezen voor een open kantoor, omdat ze simpelweg geen geld hebben voor aparte ruimte bijvoorbeeld. En deelt niet iedereen toch al alles via social media? We willen niet overal het gevoel hebben dat we bekeken worden, zei Bernstein twee jaar geleden al. "We willen dat mensen ons online volgen, maar niet per se elke beweging in ons kantoor."

Redacteur Sprout (online). Email: maarten@sprout.nl