De risico's van het nieuwe werken

Het nieuwe werken is een onomkeerbare trend; veel werknemers willen niet anders meer. Maar er kleven ook risico's aan. “Het nieuwe werken is een kweekvijver voor zzp’ers. Dat is een gevaar.”

“We hadden de hele week keihard gewerkt aan een offerte voor een aanbesteding, een project van een paar ton”, blikt Danny Burlage van it-dienstverlener Wortell terug. “Op donderdag waren we klaar. Een paar it-specialisten van ons hadden zwaar overgewerkt, dus wat deden ze op vrijdag? Even helemaal niks. Hun telefoons gingen uit. Die vrijdag ontdekten we dat een paar cruciale zaken ontbraken in de offerte, maar onze specialisten waren onbereikbaar. Uiteindelijk verloren we die aanbesteding.”

Dit artikel komt uit Sprout Magazine.

Abonnement?
Het was een dure les voor Burlage, die in 2005 - direct nadat het whitepaper New World of Work van Bill Gates het licht zag - vól inzette op het nieuwe werken. Van een allround it-dienstverlener vormde hij Wortell om tot hnw-specialist. Ook intern gooide hij rigoureus het roer om. Vrijheid, blijheid was de nieuwe norm. Aanwezigheid telde niet, medewerkers werden afgerekend op hun output. “Wat ik geleerd heb van die aanbesteding, is dat je het nieuwe werken geleidelijk moet invoeren. Geef niet meteen de maximale vrijheid, maar ga steeds een stapje verder. Wij begonnen te enthousiast, waardoor we daarna de vrijheden moesten inperken. Een van onze afspraken is nu dat iedereen tussen negen en vijf bereikbaar moet zijn. Ook hebben we normen voor de minimale fysieke aanwezigheid van onze medewerkers.”

Nulmeting

De beloftes van het nieuwe werken liegen er niet om. Doordat medewerkers meer vrijheid krijgen, ervaren ze een betere balans tussen werk en privé. Gevolg: meer bevlogenheid, een hogere productiviteit en een lager ziekteverzuim. Werknemer blij, werkgever blij. Ondertussen wordt het milieu er ook beter van. Door het thuiswerken daalt het woon-werkverkeer en dat heeft weer een lagere CO2-uitstoot tot gevolg. “Het nieuwe werken is veel meer dan thuiswerken alleen”, zegt Burlage. “De kern van het nieuwe werken is dat je mensen afrekent op hun resultaten. Medewerkers krijgen veel meer vrijheid. Ze werken op plekken die het beste aansluiten op het soort werk dat ze willen doen. De ene keer is dat thuis, de andere keer op kantoor. Thuiswerken is een afgeleide van het nieuwe werken, geen doel op zich.” De functie van het kantoor verandert, vandaar dat het nieuwe werken vaak leidt tot een verbouwing van het kantoor, waarbij naast de reguliere werkplekken ook concentratieruimtes, brainstormkamers en relaxruimtes ontstaan.

Een mooi voorbeeld van zo’n verbouwd kantoor biedt Qurius, de it-dienstverlener langs de A2 bij Zaltbommel. Aan de buitenkant zie je een gewoon kantoor, eenmaal binnen doemt een prachtige, kleurrijke ruimte op met werkplekken, loungebanken en zithoeken. Het Inspirience Center is ook voor buitenstaanders (gratis) toegankelijk: ideaal voor een zzp’er zonder eigen kantoor die op neutraal terrein een zakenrelatie wil ontmoeten. “Het ging niet zo best met Qurius”, geeft product manager Annemieke Matyas de verklaring voor de ingrijpende verbouwing. “Het bedrijf draaide verlies, de cultuur was stoffig. Toen Leen Zevenbergen onze nieuwe ceo werd, koos hij voor duurzaamheid en innovatie. Als gevolg daarvan introduceerde hij het nieuwe werken. Door mensen de vrijheid te geven, dacht hij, zitten ze lekkerder in hun vel, ontstaan betere ideeën en wordt beter samengewerkt.” De ommekeer kwam inderdaad. De cijfers lieten een stijgende lijn zien en het bedrijf begon weer te sprankelen. De medewerkers zitten, zo durft Matyas wel te concluderen, veel beter in hun vel dan voorheen. “Ik heb een gezin met vier kinderen. Het is fantastisch dat ik kan werken waar en wanneer het me uitkomt.”

De verandering van het traditionele werken naar het nieuwe werken werd overnight ingevoerd. Er ging geen groot verandertraject aan vooraf. “Tot problemen heeft het niet geleid, de meesten vonden snel hun weg. Wel zijn er mensen vertrokken die deze verandering - na een reeks fusies en overnames - er één teveel vonden. Het enige waar we spijt van hebben, is dat we slecht hebben gemeten. Ik raad iedereen aan om een nulmeting te doen. Hoe tevreden zijn de medewerkers? Hoeveel stress ervaren ze? Hoeveel zakelijke kilometers rijden ze per jaar? Als je dat meet, weet je ook wat de impact is van het nieuwe werken op harde en zachte factoren. Die cijfers hebben we nu bijna niet.”

 

 

Bij Qurius liep het goed af, maar Rosan Gompers, oprichter van NewCompanyCreations en auteur van het boek De kunst van het nieuwe werken, noemt een gebrek aan aandacht voor cultuurverandering de grootste valkuil. “Je kunt nog zoveel investeren in een mooi pand en in state of the art technologie, maar als je de cultuur niet aanpakt, zit je daar straks in je hippe kantoortuin met je barista. Dan heeft het handenvol geld gekost, maar zijn je doelen niet bereikt.” En dat terwijl het nieuwe werken juist zoveel kansen biedt. “Alles wordt ter discussie gesteld: bureaucratie, slecht management, slechte samenwerking. Het is een uitgelezen kans om je bedrijf op te schudden, om aandacht te schenken aan goed leiderschap, samenwerking, het zelf nemen van verantwoordelijkheid. Als je het nieuwe werken goed invoert, krijg je er een leukere en gezondere organisatie voor terug.” Gompers ziet in de praktijk twee risico’s als de nieuwe manier van werken eenmaal is ingevoerd. “Allereerst is er het gevaar dat mensen te hard gaan werken, omdat ze niet altijd zichtbaar zijn voor hun manager en een sterk verantwoordelijkheidsgevoel hebben. Vooral vrouwen lopen dat risico. Een ander gevaar is juist dat mensen minder effectief werken en moeite hebben om zichzelf te managen : ze missen de sociale structuur van een klassiek kantoor. Als manager moet je daarom heel goed kijken wie wat nodig heeft. De invoering van het nieuwe werken vraagt om maatwerk.”

 

Individuele doelstellingen

Ook Martijn de Wildt van HR-adviesbureau Qidos ziet de rol van de manager veranderen. “Vroeger stuurde je als manager op het proces, nu op de resultaten. Dat vraagt van managers dat ze meer coachen en meedenken zodat de medewerker zijn doelen kan halen. En je zult er aan moeten wennen dat je medewerkers niet altijd om je heen zitten. Niet iedere manager kan daar even goed mee omgaan.” Het vaststellen van die doelen is overigens niet altijd even makkelijk. Bij een salesmanager is het duidelijk. Maar wat zijn de doelen voor een administratief medewerker of voor een ontwerper? Het is lastig om voor iedereen de bedrijfsdoelstellingen te vertalen naar individuele doelstellingen, beaamt Arjen van Ruiten van it-dienstverlener Knoworries. “Je ziet als manager van een afstand niet - als iemand veel thuis werkt - of zijn uitdaging te groot of te klein is. Als iemand zijn werk in drie dagen af kan hebben, kan hij twee dagen op het strand liggen. Dan is zijn uitdaging te klein en moet je zijn doelen bijstellen. En als de uitdaging te groot is, klapt iemand elke avond om acht uur zijn laptop open en ligt een burn-out op de loer. Een ander probleem, en daar heb ik in de markt nog niet het antwoord op gehoord, is die van die verkoper die 36 uur per week werkt en aangeeft dat hij 40 uur wil werken. Hij werkt waar hij wil, dus die extra vier uur zie je als werkgever niet. En zijn targets kun je ook niet ineens fors verhogen. Je betaalt extra, maar die vier uur kun je nergens terughalen. Lastig.”

Het nieuwe werken is geen tijdelijk fenomeen, geen hype, daar is iedereen het over eens. De Wildt: “In sollicitatiegesprekken komt al snel de vraag op tafel wat de mogelijkheden zijn om thuis te werken. Ik noem het daarom ook geen ‘nieuwe werken’ meer, het is gemeengoed geworden. Het is een onomkeerbare trend, die zal doorzetten naar allerlei soort bedrijven. Medewerkers willen niet anders, ze zijn gewend aan die autonomie. Wie goede mensen wil aantrekken, moet hier iets mee. Het gaat daarbij om de integrale aanpak van huisvesting, it en de mens. Ofwel om bits, brics, behaviour & business.”

Techniek

De technische aanpassingen hoeven niet heel ingrijpend te zijn. Cruciaal is dat alle medewerkers toegang hebben tot het bedrijfsnetwerk of tot bedrijfsdocumenten in de cloud. Veel hoeft het niet te kosten, zeker voor wie gebruik maakt van gratis toepassingen als Hotmail, Google Docs, Skype en Dropbox. Danny Burlage van Wortell, partner van Microsoft, vindt dit soort oplossingen geschikt voor particulieren, maar niet voor bedrijven. “Het zijn mooie platforms, maar je weet niet wat er met je data gebeurt. Ook de privacyvoorwaarden zijn schimmig. Ik zou er toch wat geld aan uitgeven, zodat zaken als beveiliging en privacy goed geregeld zijn. Microsoft heeft Office365, KPN biedt ook prima oplossingen. In plaats van Skype zou ik kiezen voor Lync, waarmee je in een omgeving met elkaar kunt chatten, bellen en vergaderen.”

Bij Wortell werken 120 mensen. Na de lastige pioniersfase heeft het bedrijf inmiddels een goede modus operandi gevonden. Er zijn duidelijke afspraken over bereikbaarheid en de minimale fysieke aanwezigheid op kantoor. Burlage ziet bijna alleen maar voordelen. Toch ziet hij ook een duidelijk gevaar. “Nederland wordt steeds meer één grote netwerkorganisatie van zzp’ers die zichzelf verhuren aan bedrijven. Het nieuwe werken stimuleert die trend. Mensen raken gewend aan flexibel werken, aan het ontbreken van een vast honk. Het nieuwe werken is daarmee een kweekvijver voor zzp’ers. Bedrijven moeten oppassen dat ze hun beste mensen niet op deze manier kwijtraken.”

Foto: Marijn Scheeres
 

Elke ochtend...

X
het belangrijkste ondernemernieuws in jouw mailbox? Gegarandeerd Sprout-stijl!