De top 10 fuck-ups in de financiële plannen van een startup

Ugh

Een goed financieel plan kan je een hoop discussies en kopzorgen besparen. Sprout-expert Wout Bobbink legt de 10 grootste valkuilen bloot. 

Of je nou een lening gaat aanvragen bij de bank, een investeerder probeert te overtuigen van de potentie van je bedrijf of overheidsgeld wil lospeuteren bij een subsidieverstrekker, in de meeste gevallen zal er een financieel plan moeten worden aangeleverd.

Het wel of niet ophalen van een investering kan het begin (of einde!) zijn van je bedrijf, dus bij een financieringsaanvraag wil je natuurlijk niet de (financiële) plank misslaan. Wil je nog een laatste check doen op je financieel plan voor hij de deur uit gaat? Controleer hem dan op 10 veelvoorkomende fuck-ups die wij de afgelopen jaren zijn tegenkomen in de financiële planning van honderden startups:

1: Financieel plan niet in lijn met businessplan

Het financieel plan is vaak onderdeel van een breder opgezet IM (investor memorandum), pitch deck of business plan. Hierin worden o.a. ook het team, de waardepropositie en technologie, de markt, milestones en de concurrentie in kaart gebracht. Je financieel plan is een vertaling van deze onderdelen naar financiële en daarmee meetbare waardes. Het business plan en financieel plan zijn in essentie dus ‘two sides of the same coin’.

Dit betekent dat je uitspraken in de rest van je business plan moeten terugkomen in je financieel plan. Staat je product launch gepland in 2019? Dan zou je in dat jaar hoge sales & marketing uitgaven verwachten. Introduceer je het jaar daarop een 2e generatie van je product of dienst? Dan zou je nieuwe omzetstromen en prijswijzigingen verwachten. Is het doorontwikkelen van je product of dienst cruciaal om je concurrentie positie te beschermen? Dan zou je hoge research & development uitgaven verwachten. Nog veel te vaak zien we financiële prognoses die de strategie van het bedrijf niet reflecteren.

Zoals Guy Kawasaki zegt: ‘Your job is to create a numerical framework that complements and reinforces the vision you’ve painted with words.’

2. Een overoptimistische of totaal niet optimistische (omzet)prognose

Het is moeilijk om de balans te vinden tussen optimisme en realisme. Enerzijds wil je niet de cowboy lijken die binnen 5 jaar 200 miljoen aan omzet denkt binnen te harken (hoewel een enkeling dit natuurlijk wel lukt). Anderzijds wil je wel een aantrekkelijke business case neerzetten, helemaal als je durfkapitaal probeert op te halen. Belangrijk om in het achterhoofd te houden: zodra je investering binnen is, worden je prognoses ook meteen je targets. Een investeerder zal je voor deze targets verantwoordelijk houden. Vraag jezelf dus altijd sterk af of je prognose realiseerbaar is.

Hierbij 2 tips:

1. Zoek een investeerder die past bij je business case. Een subsidie verstrekker is vooral geïnteresseerd in waar jij de subsidie aan uitgeeft en of je hiermee de doelstellingen van de reden van het bestaan van de subsidie nastreeft (bijvoorbeeld het ontwikkelen van innovatieve technologie of het creëren van werkgelegenheid). Voor een banklening hoef je vaak niet per se zeer ambitieus te zijn. De bank zoekt in veel gevallen namelijk vooral geruststelling dat je in staat bent de lening (+rente) kan terugbetalen. Daarom financiert de bank bijvoorbeeld liever werkkapitaal, voorraden of de aankoop van panden/machines. Angels en vooral VCs zijn op zoek naar winst (return on investment), hierbij is groei van omzet en winst dus meer van belang. Dit type investeerder past dus meer bij snelgroeiende startups/scale-ups.

2. Combineer bij het maken van je omzetprognose de top-down en bottom-up methodes. Maak bijvoorbeeld een maandelijks operationeel budget voor de komende 12 (of misschien 24) maanden volgens de bottom-up methode en gebruik de top-down methode om je groeiambities op de langere termijn (3-5 jaar) in kaart te brengen. Hier vind je extra uitleg over top-down vs. bottom-up planning.

3. De investeringsbehoefte wordt niet uitgelegd

Waar heb je eigenlijk geld voor nodig? Moet je langer dan een paar seconden nadenken over deze vraag, dan moet je jezelf toch echt even achter je oren krabben. Het is voor financiers cruciaal om te weten waar je hun(!) geld aan uitgeeft en wat je denkt te bereiken met deze uitgaven. Stel jezelf dus de volgende vragen: welke milestones wil ik behalen? Welke activiteiten moet ik hiervoor uitvoeren? Hoeveel gaan deze activiteiten mij kosten? Kun je deze vragen beantwoorden, dan kun je ook een break-down van je investeringsbehoefte maken, aantonen wat je hiermee denkt te bereiken en wanneer je je milestones zal behalen. Op basis van deze info kan een investeerder beoordelen of investeren in je bedrijf een aantrekkelijke case is.

Probeer je hierbij ook in te leven in de investeerder en vraag jezelf af of je een aantrekkelijke business case aanbiedt. Wil je bijvoorbeeld 8 ton ophalen, maar zit je omzet over 5 jaar pas op 1 miljoen, dan hoef je bij een VC of angel niet snel aan te kloppen.

4. De onderliggende aannames zijn niet in kaart gebracht

Misschien nog wel belangrijker dan de cijfers zelf zijn de onderliggende aannames. Zoals gezegd moet een financieel plan de rest van het business plan reflecteren. Je moet dus in staat zijn het verhaal achter de cijfers te kunnen uitleggen. Een investeerder is vaak niet geïnteresseerd in de nauwkeurige precisie van je cijfers. Een investeerder is meer geïnteresseerd in de belangrijkste geldstromen binnen je bedrijf en of je kan aantonen dat je de bijbehorende cijfers begrijpt en genoeg kennis hebt om je bedrijf financieel goed te managen. Het doel is dus een geloofwaardig, maar aantrekkelijk verhaal te creëren waarin je je kennis van zaken aantoont.

De eerste review van je cijfers zou je dus als een soort mini due-diligence van je bedrijf en je competenties als ondernemer kunnen zien. Je aannames helpen je door deze mini due-diligence heen te komen. Hou je aannames dus goed bij, bijvoorbeeld door een Google Drive folder aan te maken en daar onderliggende documentatie in op te slaan. Denk hierbij aan al het materiaal dat het verhaal achter je cijfers ondersteunt: historische financiële informatie zoals je jaarrekening (als je die hebt), concurrentie onderzoek, marktonderzoek, contracten (bijvoorbeeld met leveranciers), letters of intent met potentiële klanten, conversie- en websitebezoeker-analyses, facturen, etc. Mocht een investeerder een echte grondige due-diligence wensen (wat wel eens voor kan komen), dan ben je daar meteen goed op voorbereid.

5. Véél te weinig personeel

Deze veelgemaakte fout hangt sterk samen met fuck-up nummer 2: een personeelsprognose die veel te optimistisch is vergeleken met de omzetprognose. We zien vaak financiële projecties voorbij komen waarin binnen enkele jaren miljoenen aan omzet wordt gegenereerd met een team dat slechts bestaat uit de founders, aangevuld met niet meer dan wat ontwikkelaars.

Vergis je niet: om binnen 5 jaar een miljoenenomzet te behalen, zal je ook flink moeten investeren in het bijbehorende sales en marketing personeel, hoe schaalbaar je product ook is. Daar moet je nog productie/fabriekspersoneel, research en development personeel, ondersteunend/administratief personeel en het management bij optellen.

Een goede truc om te kijken of je niet te optimistisch bent betreft personeel is door in een specifiek jaar je omzet te delen door het aantal medewerkers (FTEs). Dit geeft je inzicht in je omzet per medewerker, welke je kan afzetten tegen concurrenten of industry leaders. Valt je omzet per medewerker al binnen een paar jaar in de top 20 tech companies op basis van omzet per medewerker? Dan weet je dat je wellicht te enthousiast bent geweest in je omzetprognose of misschien te weinig investeert in personeel.

Kijk daarnaast ook even goed naar je personeelskosten. Betaal jezelf niet vanaf dag 1 een riant salaris, dat is niet waarvoor een investeerder instapt. Kijk daarnaast uit dat je de kosten van goed personeel niet onderschat. Voor de echte toppers concurreer je namelijk met grote bedrijven die ruime budgeten tot hun beschikking hebben. Als alternatief (voor hoge salarissen) kun je ook medewerkers aantrekken en enthousiast houden door aandelenopties uit te geven (Employee Stock Ownership Plan (ESOP)).

6. Omzetprognose niet in lijn met de marktgrootte

Veel ondernemers gebruiken het TAM/SAM/SOM model om de totale marktgrootte en het beoogde marktaandeel weer te geven. Hierin is TAM de wereldwijde markt zonder rekening te houden met de nichemarkt die je met je product aanspreekt. SAM is de markt rekening houdend met het geografisch bereik, type product en klant (niche) van je bedrijf. SOM is het percentage van de SAM wat je op redelijke termijn als marktaandeel wil realiseren.

SOM is daarmee het percentage marktaandeel dat je beoogd te behalen en moet dus gelijk zijn aan je omzetprognose. Noem je ergens in je pitch deck, business plan of investor memorandum het percentage van de markt dat je binnen een aantal jaar wil innemen, maar is deze niet gelijk aan je omzetprognose dan spreek je jezelf dus tegen. Goed om even te checken dus!

Meer weten over het TAM/SAM/SOM model? Check even dit artikel.

7. Operationele uitgaven die worden vergeten

Naast omzetprognoses worden ook vaak de operationele uitgaven te optimistisch ingeschat. Kosten worden veelvuldig vergeten of zijn niet in lijn met de rest van het business plan. Is je sales strategie bijvoorbeeld voornamelijk afhankelijk van online marketing? Dan zou je daar ook grote uitgaven verwachten.

Doe wat research op Google naar ‘operationele uitgaven’ of ‘operating expenses’ en je vindt geheid wat lijstjes van typische voorbeelden van operationele uitgaven. Check dan welke van deze uitgaven je ook verwacht voor jouw bedrijf. Je hoeft niet elke postzegel mee te tellen, maar probeer vooral de grootste ‘cost drivers’ van je bedrijf te definiëren. Dit zijn de uitgavenposten die het meest belangrijk zijn voor de groei van je bedrijf (zoals bijvoorbeeld online marketing kosten in het voorbeeld hierboven).

Check daarnaast ook even of je in je plan geen operationele uitgaven meeneemt als directe kosten (of andersom). Dit heeft namelijk impact op je bruto marge waardoor deze een vertekenend beeld kan geven. Zie voor definities van directe kosten en operationele (“indirecte”) uitgaven dit artikel.

8. Operationele uitgaven niet in lijn met omzetprognose

Nummer 8 is eerder een tip dan een fuck-up. Twijfel je of je fuck-up 7 wel hebt weten te voorkomen? Check dan of je operationele uitgaven in lijn zijn met je omzetprognose. Dit doe je door je operationele uitgaven (in een bepaalde periode) in een aantal hoofdcategorieën in te delen en deze weer te geven als percentage van de omzet. Check voor meer uitleg en een voorbeeld even punt 9 in dit artikel

Zo kom je er bijvoorbeeld achter dat je wellicht 10% van je omzet aan sales en marketing besteed. Daalt dit cijfer over de jaren terwijl je omzet door het dak gaat? Dan investeer je misschien te weinig in sales & marketing (hoe ga je anders die groei realiseren?).

Daarnaast kun je research doen op Google naar de gemiddelden binnen je sector of de uitgaven van industry leaders, zodat je je eigen bedrijf kan vergelijken. Zie hier bijvoorbeeld de sales en marketing uitgaven als percentage van de omzet voor een aantal grote techbedrijven.

9. Geen goed beeld van de marges

Marges zijn belangrijke graadmeters voor de performance van je bedrijf. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de bruto marge (verhouding bruto winst t.o.v. omzet, zie punt 2 in dit artikel), EBITDA marge (verhouding EBITDA t.o.v. omzet), en netto marge (verhouding netto winst t.o.v. omzet). Het is daarom belangrijk dat je huidige (en verwachte) marges helder zijn, aangezien deze je inzicht geven in de prestaties van je bedrijf en omdat investeerders hier nog wel eens naar willen vragen.

Ook je marges kun je afzetten tegen concurrenten en industrie gemiddelden om te checken of je competitief bent. En no worries: je hoeft niet direct betere marges te scoren dan gevestigde bedrijven (je start immers pas net op) maar het is wel belangrijk op lange termijn soortgelijke marges na te streven om competitief te kunnen zijn. Zie hier bijvoorbeeld een overzicht van marges binnen verschillende sectoren in de US.

Hou bij je bruto marge ook rekening met schaalvoordelen: als je bedrijf groeit, zal je ook in grotere omvang gaan inkopen. Worden je bestellingen groter, dan kun je vaak ook meer korting afdwingen. Ook worden productieprocessen relatief goedkoper. Daarom zie je dat bruto marges over langere periodes vaak een positieve trend doormaken (vooral bij productie en handelsbedrijven).

10. geen rekening houden met benodigd werkkapitaal

Een veelgemaakte en erg belangrijke fout: geen rekening houden met benodigd werkkapitaal. Werkkapitaal is het kapitaal dat beschikbaar is om aan je dagelijkse betaalverplichtingen te kunnen voldoen. Om inzicht te krijgen in de beschikbare liquiditeit om aan je verplichtingen te voldoen is het daarom van groot belang niet alleen maar op omzet te sturen, maar ook op cash flow (kasstroom). Hiermee krijg je namelijk inzicht in de timing van alle in- en uitgaande geldstromen.

Waarom is dit nu zo belangrijk? Als je alleen op omvang van omzet en kosten stuurt, maar niet op de timing van het ontvangen en uitvoeren van betalingen dan kun je in de problemen komen. Stel je eens voor dat een groot bedrijf een order plaatst van 100 3D printers bij een startende 3D-printer producent. De printers moeten binnen een maand geleverd worden. Grote bedrijven hebben meestal ruime betalingstermijnen, wat betekent dat het misschien wel 90 dagen duurt voor er betaalt wordt voor de printers. Dit betekent dat de 3D printer producent de inkoop van materialen en productie van de printers volledig zelf moet financieren. Op de betaling moet namelijk nog 90 dagen gewacht worden. Is dit geld (het werkkapitaal) ten behoeve van inkoop en productie niet beschikbaar, dan gaat de order niet door en zijn beide partijen niet blij.

Er zijn alternatieve financieringsmogelijkheden om met een tekort aan werkkapitaal om te gaan (zoals factoring, zie punt 2 in dit artikel). Ga je echter een investeerder benaderen, denk dan altijd goed na over de timing van je cash instromen en uitstromen. Zo kun je een eventueel tekort aan werkkapitaal meenemen in de investeringsaanvraag en kom je er niet achteraf achter dat je eigenlijk een te lage financieringsbehoefte hebt berekend.

Fuck-up no more!

Dus: leg voortaan even je financieel plan langs de bovenstaande checklist voordat je op de ‘Send’ knop drukt, en je hele financiële hebben en houden met een financier deelt. Kan je weer wat discussies besparen. En kopzorgen. Fuck-up no more!

Hulp nodig bij het opstellen van je financieel plan? Check dan vooral even de online software van EY Finance Navigator

Wout Bobbink is Senior Advisor bij Ernst & Young (EY) en co-founder van corporate startup EY Finance Navigator. Door zijn ervaring op het gebied van management reporting consultancy voor grote bedrijven in combinatie met zijn werk bij verschillende accelerators, incubators en andere start-up initiatieven groeide langzaam tot expert op het gebied van financial planning en management voor ondernemers en startups. Daarnaast is hij Marketing Lead binnen het EY Finance Navigator team.

Elke ochtend...

X
het belangrijkste ondernemernieuws in jouw mailbox? Gegarandeerd Sprout-stijl!