5 onderwerpen die je goed kwijt kunt in een online handboek voor je bedrijf

Je bedrijf groeit, er komen steeds meer taken en processen, langzamerhand verlies je een beetje het overzicht. Vervolgens komen er nieuwe medewerkers die veel vragen stellen over dingen die erg eenvoudig horen te zijn, maar niet zo simpel blijken te zijn. Dat kan beter dachten we, en daarom zijn we bij Moneybird zo’n twee jaar geleden begonnen met het schrijven van een handboek.

Op dat moment waren er zo’n vijftien Moneybirders en hadden we behoorlijk veel ervaring opgedaan met het introduceren van nieuwe medewerkers in ons team. Natuurlijk wil je graag dat iedereen zo snel mogelijk lekker op z’n plek zit.

Toch ga je meemaken, dat je net op de dag dat een nieuwe medewerker begint een afspraak hebt buiten de deur, of dat je ergens anders heel druk mee bent. In de ad-hoc situatie vergaten we soms dingen uit te leggen of te onderbouwen. Een handboek zorgt er dan voor dat er duidelijkheid is en je handvatten geeft aan een nieuwe medewerker zodat hij of zij zelf veel zaken kan lezen en regelen.

Wiki

Natuurlijk draait een handboek niet alleen om de nieuwe medewerkers maar kun je het ook gebruiken om zaken die in je organisatie veranderen uit te leggen. Niets is in beton gegoten daarom is bij ons iedereen vrij om een wijziging aan het handboek voor te stellen in onze Phabricator-wiki.

Wat staat er in het “Handboek voor de Moneybirder”? Op het moment van schrijven hebben we globaal de volgende hoofdstukken (met onderliggende paragrafen):

1. Kernwaarden en principes

Hierin beschrijven we waar we voor staan, hoe we klanten helpen, op welke manier we ons product ontwikkelen en hoe we met elkaar samenwerken in het team.

2. Bedrijfsstructuur

We geven uitleg hoe onze organisatie is opgebouwd, welke reguliere meetings we hebben, hoe we beslissingen nemen, hoe we projecten indelen en welke overige kantoortaken er zijn.

3. Praktische zaken

We leggen uit hoe je eerste dag bij Moneybird eruit ziet, hoe de installatie van je Macbook werkt, de ins- en outs over ons kantoor, de werkplek en instructies voor je bureaustoel en zit/sta bureau, hoe je apps koopt in de Appstore en welke tools we gebruiken, hoe de agenda’s werken en hoe je afspraken plant en natuurlijk beveiligingsinstructies waaronder het veilig gebruik van de passwordmanager 1Password.

4. Werktijden, Vakantiedagen, Nevenwerkzaamheden en Ziekte

We leggen daarin uit hoe je zelf je werktijden in kunt delen, wat je moet doen als je ziek bent, hoe je vakantiedagen regelt, welke nevenwerkzaamheden wel/niet zijn toegestaan en hoe flexmedewerkers uren bijhouden.

5. Vergoeding en Bezoldiging

Financiële en HR zaken zoals hoe je iets voor kantoor bestelt, hoe de salarisformule werkt, hoe we beoordelen en hoe het pensioen geregeld wordt.

In de praktijk merken we dat het handboek veel hulp biedt. Omdat we ons dwingen belangrijke zaken netjes op de schrijven denken we er ook goed over na. Iedereen kan vervolgens rustig even nalezen hoe iets werkt, en er dan vaak direct mee aan de slag!

Photo by Nik MacMillan on Unsplash