9 tips voor een succesvolle IT-migratie

Hoe zorg je ervoor dat een IT-migratie zo succesvol in jouw organisatie wordt opgepakt? Sprout-expert Rolf Grouve weet hier alles van en geeft negen tips voor ondernemers.

Als ondernemer ben je altijd bezig met je bedrijf, personeel en klanten. In veel gevallen maak je hierbij gebruik van IT-apparatuur en verschillende typen software. Maar als je bedrijf verandert, verandert ook je informatiebehoefte en dus je IT-omgeving. Hoe zorg je ervoor dat je krijgt wat je wilt hebben en dat dit proces vloeiend verloopt?

Tip 1: Weet waar je met je bedrijf naartoe wil

Als je niet weet waar je met je bedrijf naartoe wil, is het ook lastig om te bepalen wat je nodig hebt. Bepaal bijvoorbeeld of je snel wil groeien in werkplekken, alleen op kantoor wil werken of juist thuis en wat je dan vanaf welke plek kunt doen. Het is bijvoorbeeld niet noodzakelijk om alle applicaties vanuit huis te kunnen gebruiken.

Tip 2: Bepaal het kennisniveau in je organisatie

Een mooie high tech-oplossing klinkt wellicht gaaf, maar als je medewerkers er niet mee kunnen werken heb je er niets aan. Bepaal dus vooraf het niveau, zodat je kunt bepalen waar je je medewerkers in mee kunt krijgen en wanneer het ze echt te veel wordt en ze niet meer kunnen werken.

Tip 3: Wat heb je echt nodig?

Bepaal je echt nodig hebt om je bedrijf te kunnen laten draaien. Bijvoorbeeld de eisen aan een boekhoudpakket, planningspakket of ERP-systeem. Maar wat heb je hier echt van nodig, wat is handig om te hebben en wat is leuk om mee te spelen? Zorg ervoor dat je altijd datgene hebt wat je nodig hebt en wat de efficiëntie verhoogt. Alles wat ‘leuk’ is om te hebben, leidt alleen maar af. Zonde van je geld en tijd.

Kijk ook naar wat je echt aan ondersteuning nodig hebt van je leverancier na afronding van het project. Doe dit vooraf en niet achteraf. Doorgaans mag niet iedere medewerker met een helpdesk bellen of zijn hieraan extra kosten verbonden. Bepaal dit vooraf en bespreek dit met je leverancier.

Tip 4: Maak het behapbaar

Wanneer je je IT-omgeving evalueert, zul je zien dat je te maken krijgt met heel veel verschillende dingen en vaktermen. Weet je waar je naartoe wil en wat je nodig hebt? Zorg er dan voor dat je een aansluiting kunt maken tussen wat je vraagt en wat je leverancier op papier zet. Splits dat op naar bijvoorbeeld de gebruikersapparaten, serveromgeving, applicaties, interne infrastructuur (kabels, switches etc.) en internetverbinding. Op deze manier weet je wat je waar aan betaalt.

Tip 5: Teken pas wanneer je het begrijpt

Krijg je offertes die je niet begrijpt en zie je niet hoe het in jouw organisatie past? Teken dan niet. Laat je ook niet onder druk zetten met allemaal vaktermen. Ook IT-taal is in normale taal uit te leggen als de verkopende partij het zelf ook begrijpt. Ook tijdindicaties zijn over het algemeen redelijk goed te maken. Natuurlijk kan het tegenzitten, maar vraag altijd naar een optimum en een inschatting wanneer het tegenvalt. Je leverancier weet ook wel hoeveel tijd hij of zij gemiddeld bezig is met de nazorg en de serviceverlening achteraf aan gebruikers. Maak hierover expliciete afspraken. Neem eventueel een objectieve derde partij met ervaring in de hand die je kan helpen om je bij te staan in dit proces.

Tip 6: Doe niet te veel tegelijkertijd

In de praktijk zie ik vaak dat zowel de hardware als de software allemaal in één project worden aangepakt. Doe dit niet! Als je over wilt naar bijvoorbeeld een nieuw boekhoudsysteem, doe dit dan eerst of juist veel later. Je zult zien dat het selecteren van een nieuw boekhoudsysteem een project opzich is. Ook hierin moet je medewerkers mee zie te krijgen en weten wat je nodig hebt. Je kunt nu eenmaal niet je aandacht overal tegelijkertijd op richten, tenzij je een hele grote projectorganisatie hebt.

Tip 7: Breng partijen bij elkaar

Tenzij je zelf veel affiniteit hebt met IT, adviseer ik om partijen direct bij elkaar te brengen. Bij het omzetten naar een nieuwe IT-omgeving zijn vaak verschillende partijen betrokken met ieder hun eigen belangen. De één richt een server in, de ander moet hierop specialistische software installeren en weer een ander moet hiervoor software op het werkstation installeren. De internetverbinding loopt vaak via een andere partij, dus daar moet ook mee gecommuniceerd worden. Wanneer je bijvoorbeeld over gaat naar een andere omgeving en je internetverbinding is te traag doordat je meer data over de lijn stuurt, kan het zijn dat je hele bedrijf niet meer werkt. Laat de partijen dus met elkaar komen tot één plan, waarbij één partij de coördinatie heeft. Praat frequent met de coördinerende partij, zodat je weet wat er gaande is.

Tip 8: Fall back-scenario

Het klinkt als een open deur, maar niet zelden gebeurt het dat men snel even een aantal aanpassingen doet, zonder na te denken over wat er moet gebeuren wanneer er iets misgaat. Zorg er bijvoorbeeld voor dat alle back-ups zijn gecontroleerd en recent zijn, dat medewerkers alle bestanden op een centrale omgeving hebben opgeslagen, dat er een uitwijkmogelijkheid is en dat wijzigingen ongedaan gemaakt kunnen worden. In het laatste geval kan het project weliswaar uitlopen, maar kun je blijven werken. Een fall back-scenario is bijvoorbeeld om medewerkers te faciliteren om vanuit huis te kunnen werken, ook als de server niet beschikbaar is.

Tip 9: Maak je organisatie gereed

Veel mislukte migraties vloeien niet voort uit haperende technische oplossingen of slechte consultancy. Regelmatig komt dit doordat de IT-omgeving wordt aangepakt, maar de medewerkers er niet in mee worden genomen, er geen tijd wordt vrijgemaakt voor scholingen en instructies en de medewerkers er niet in geïnteresseerd zijn tot het moment waarop de veranderingen zijn doorgevoerd. Zorg ervoor dat je medewerkers worden meegenomen in het voortraject, dat hun problemen worden opgelost en dat er in de periode na de migratie een goede nazorg voor de gebruikers is. Dit kan bijvoorbeeld door een aantal mensen extra te scholen en aan te wijzen als ‘power user’. Het is uiteindelijk de bedoeling dat medewerkers hierdoor vertrouwd raken met de nieuwe omgeving en zelf in staat zijn om de meeste problemen op te lossen.

Met deze tips wordt een migratie van je omgeving gemakkelijker, maar blijf goed opletten. Eén kleine misser kan je project doen mislukken. Veel succes!

Rolf Grouve (1983) is directeur van Provelu en auteur van het boek Ondernemerskracht. Hij heeft zowel een bedrijfskundige- als IT achtergrond en publiceert artikelen over toekomstbestendig ondernemerschap.