Checklist: Hoe maak ik een goed contract? (7 tips)

Sales

Afspraken zet je het beste op papier. Iedereen weet dit eigenlijk wel, maar toch gebeurt dit vaak niet. Sprout-expert Annelieke Fenstra geeft een checklist met tips en adviezen waarmee je conflicten en langdurige en kostbare juridische procedures kunt voorkomen.

1. Maak een schriftelijk contract 

Een overeenkomst is in principe vormvrij. Dat betekent dat je in de meeste situaties op elke manier een contract kan sluiten, bijvoorbeeld mondeling, via WhatsApp of per e-mail. Ook mondelinge afspraken zijn dus rechtsgeldig.

Maar wat als een van de partijen zijn afspraken niet of niet goed nakomt? Of als er discussies ontstaan over de gemaakte afspraken? Het is daarom van groot belang dat je de afspraken schriftelijk vastlegt. Een schriftelijk contract is een belangrijk bewijsstuk om conflicten te voorkomen.

2. Geef de overeenkomst een titel 

De titel maakt direct duidelijk welk soort overeenkomst wordt gesloten. Dat is vaak ook een indicatie voor welke regels van toepassing zijn. Denk aan: ‘Arbeidsovereenkomst’, ‘Leningsovereenkomst’ of ‘Huurovereenkomst’. Een titel zegt alleen niet alles. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat boven een contract ‘overeenkomst van opdracht’ staat, terwijl het door de inhoud gaat om een arbeidsovereenkomst.

De inhoud van het contract is bepalend en kan dus andere verplichtingen met zich brengen dan dat je misschien dacht. Laat je niet misleiden door de titel en schakel juridische hulp in om de afspraken juridisch juist te kwalificeren zodat je niet voor onaangename verrassingen komt te staan.

3. Controleer de vertegenwoordigingsbevoegdheid

Check de Kamer van Koophandel . Op de website kun je een uittreksel vinden van het betreffende bedrijf en de juiste contactgegevens. Neem ook in het contract op wie bevoegd is om het bedrijf te vertegenwoordigen, zodat je zeker weet dat je afspraken maakt iemand die ook daadwerkelijk de handtekening mag zetten. Anders loop je het risico dat de overeenkomst ongeldig wordt verklaard door de andere partij.

4. Beschrijf de bedoeling van partijen

Geef aan het begin van het contract een duidelijke beschrijving van de bedoeling van de partijen. Waarom maken de partijen afspraken? Wat is het doel? Deze zogeheten considerans kan een belangrijke rol spelen als er onverhoopt een geschil ontstaat. Zeker als de rechter zich over het geschil zal buigen. De bedoeling van partijen gaat namelijk boven de letterlijke tekst van het contract.

Lees ook:
Waarom je ook op papier moet samenwerken
Stappenplan: hoe ontbind ik een contract?
Zijn afspraken via WhatsApp rechtsgeldig?

5. Vermeld de daadwerkelijke afspraken

Noteer duidelijk en puntsgewijs de kernafspraken van het contract zoals prijs, levering, kwaliteit, leverdatum, betalingscondities, aansprakelijkheid en garanties. Doe dit zo concreet mogelijk en houd daarbij rekening met alle denkbare scenario’s. Vage begrippen en omschrijvingen kunnen uiteindelijk leiden tot conflicten dus probeer dit te vermijden.

Dure woorden zijn absoluut niet nodig, als het maar duidelijk is. Het is verstandig om in het contract op te nemen wat er gebeurt als een afspraak niet wordt nagekomen, denk aan onderwerpen als aansprakelijkheid en schadevergoeding.

6. Overhandig de algemene voorwaarden 

Maak het contract niet langer dan strikt noodzakelijk. In het contract moeten in ieder geval de kernprestaties zijn opgenomen. Algemene onderwerpen regel je verder in de algemene voorwaarden. Zorg dat je de algemene voorwaarden in het contract van toepassing verklaard en dat je deze aan de andere partij hebt overhandigd vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst. Bij voorkeur laat je de algemene voorwaarden door de andere partij paraferen.

7. Onderteken de overeenkomst  

Tot slot is het belangrijk dat de plaats en datum goed geformuleerd wordt. De plaats en de datum mag één keer opgeschreven worden, maar kan ook door beide partijen worden ingevuld. De voorkeur gaat uit naar het laatste omdat beide partijen misschien op een andere plaats of datum de overeenkomst ondertekenen.

Ook mag natuurlijk de handtekening van beide partijen niet ontbreken. De handtekening of paraaf kan ook op andere pagina’s worden opgenomen. De handtekening moet uiteraard wel worden gezet door degene die vertegenwoordigingsbevoegd is. Zorg dat beide partijen een getekend exemplaar van het contract hebben.

Annelieke Fenstra is jurist civiel recht bij LegalMatters.com, hét juridisch platform voor ondernemers. Annelieke adviseert bedrijven op het gebied van onder meer contractenrecht en arbeidsrecht en staat ondernemers bij in juridische geschillen.

Elke ochtend...

X
het belangrijkste ondernemernieuws in jouw mailbox? Gegarandeerd Sprout-stijl!