Coronaproof vergaderen? Zo organiseer je een hybride meeting

corona

Door de coronacrisis wint de hybride meeting snel terrein. Sprout-expert Hedwyg van Groenendaal legt je alles uit over dit soort meetings die tegelijkertijd op locatie én online plaatsvinden.

Vergaderen en ontmoeten doen we momenteel even anders: met niet te veel mensen in een ruimte en op gepaste afstand. Dat kan allemaal prima natuurlijk, maar wat als je eigenlijk wel met een grotere groep had willen samenkomen? Of dat sommige deelnemers aan jouw training wel mee willen doen, maar toch liever online omdat ze dat veiliger vinden? Of dat de mensen die inmiddels zo verknocht zijn aan hun thuiswerkplekje niet meer in de auto of trein willen stappen?

Hybride meetings

Kies dan het beste van twee werelden. Een meeting die tegelijkertijd op locatie én online plaatsvindt. Dat heet een hybride meeting en is het nieuwe paradepaardje van de meetingbranche.

Hybride events bestaan natuurlijk al veel langer en daarbij is het de gewoonste zaak van de wereld om online en offline met elkaar te verbinden. Het begon ooit met het beschikbaar stellen van een livestream voor online deelnemers, maar is inmiddels online uitgegroeid tot een aparte doelgroep die een eigen aangepaste programmering krijgt. Wat kunnen we daarvan leren voor een kleinschaliger hybride meeting? Wat kun je zelf en wanneer moet je hulp inschakelen?

Twee doelgroepen

Het belangrijkste is dat je je realiseert dat je niet één maar twee doelgroepen hebt. Een vergadering of training beleef je in een ruimte heel anders dan online. Je zult dus twee keer een programmering moeten maken en twee keer moeten nadenken over hoe je de deelnemers bereikt en aangelijnd houdt. Natuurlijk mag er best overlap zijn, zolang je offline maar niet een-op-een kopieert naar online.

Ben je bijvoorbeeld gewend om in een brainstormsessie met veel post-its te werken, gebruik daar dan eens een digitale tool voor, zoals Miro of Mural. De online deelnemers kunnen dan gewoon meedoen. Of laat een live deelnemer samenwerken met een online deelnemer. Ook kun je de groep verdelen in subgroepen en ze vervolgens een eigen opdracht geven. Dit kunnen specifieke offline en specifieke online opdrachten zijn, allen met hun eigen meerwaarde. In de tussentijd ben jij als facilitator gewoon beschikbaar en na de opdracht breng je het allemaal weer samen.

Voor, tijdens, na

Bij elke meeting heb je drie fasen. De tijd voorafgaand aan de meeting waarin je mensen uitnodigt, de vergadering of training voorbereid, waarin je de techniek test en bijvoorbeeld materiaal of documenten klaarzet. Neem hier voldoende tijd voor als de hybride vorm nieuw voor je is.

Tijdens de hybride meeting moet alles gewoon werken en doe jij als dagvoorzitter, trainer of facilitator precies dat wat je moet doen, zoals kennis delen, mensen in beweging krijgen, nieuwe ideeën lanceren en er sowieso voor zorgen dat deelnemers gezien en gehoord worden.

Na de meeting is er ruimte voor opvolging. Denk aan zaken rechtzetten, dingen verduidelijken die niet helemaal helder waren, een vervolgmeeting afspreken of bijvoorbeeld de brainstormsessie die je gezamenlijk in de digitale tool hebt gemaakt fatsoeneren en naar de deelnemers sturen.

Hulp

Zeker als je zelf niet zo zeker bent over de techniek, zorg er dan voor dat je iemand hebt die jou helpt. Zowel voor de techniek zelf, maar ook om bijvoorbeeld de chatstream in de gaten te houden. Het is fijn als jij je alleen maar hoeft te concentreren op de content. Als mensen problemen hebben met inloggen of met hun geluid, zou jij niet degene moeten zijn die hen helpt.

Ook is het fijn om de vragen die je gaat beantwoorden voorgeschoteld te krijgen, zodat je niet afgeleid wordt door zaken die er op dat moment niet toe doen of dat je in het chatkanaal zelf op zoek moet gaan naar vragen.

Misschien nog belangrijker is dat je de techniek van tevoren goed test. Dat is ook fijn voor de deelnemers die nog nooit een online meeting hebben bijgewoond of voor degenen die het gewoon wat lastig vinden.

Vijf tips

Dit zijn mijn vijf belangrijkste tips als je zelf binnenkort een hybride meeting of training wilt geven:

1. Bedenk dat je met twee verschillende doelgroepen te maken hebt. De mensen die bij jou in de zaal zitten en de mensen die vanuit huis meekijken. Beide groepen moet je (op een andere manier) aandacht geven.

2. Zorg ervoor dat je de techniek op orde hebt en test dit van tevoren. Vraag hulp hierbij als je niet weet hoe je het moet fiksen. Veel vergaderlocaties hebben inmiddels hele goede voorzieningen.

3. Zorg voor iemand die jou aan de zijlijn helpt als social host of moderator. Dan kun jij je op de content richten en hoef je je niet meteen druk te maken om een chat die misschien volloopt of de vragen die tussendoor worden gesteld.

4. Hybride meetings zijn voor veel mensen nog nieuw. Niemand weet precies wat goed werkt. Het is belangrijk om mensen aangelijnd te houden, richt je daarom vooral op de deelnemers. De techniek is maar een hulpmiddel.

5. Denk eens verder dan wat iedereen al doet. Betrek er bijvoorbeeld mensen uit andere branches bij, wees creatief, experimenteer erop los en maak het vooral leuk!

Snel aan de slag met elearning? Leer meer over online leren voor jouw medewerkers of klanten, over online samenwerken, webinars en slimme elearning.

ir. Hedwyg van Groenendaal is trainer, bestseller-auteur, spreker, creative nerd en vooral ondernemer. Ze doet niets liever dan voor bedrijven en organisaties van hun informatiebrij een logische en heldere structuur maken. Ze schreef 18 boeken.