Moet je door de coronacrisis werknemers ontslaan? Doe het dan zo

Door de coronacrisis moeten bedrijven massaal werknemers ontslaan, maar doen zij dit wel op een juiste manier? Nee, zegt Sprout-expert Lennard Toma. Hij legt uit hoe het dan wél moet.

Mensen ontslaan. Het is geen leuk onderwerp, maar momenteel helaas zeer relevant. In dit artikel vertel ik je de vorm die het minst pijnlijk, meest logisch en meest humaan is – voor zover ik die ken. Als je ‘m goed uitvoert, creëer je zelfs een ambassadeur voor je bedrijf, ook al is diegene ontslagen.

De volgorde

De meeste ontslagen of niet verlengde contracten (die ik ook onder ontslagen schaar) gaan ongeveer als volgt:

1. De reden. Het management heeft een reden om in de kosten te snijden. Het wordt van boven opgelegd, men is bang voor het eigen salaris of de eigen inkomsten, moet iets doen om het hoofd boven water te houden, er is een of ander virus of er is bepaalde informatie van collega’s op de werkvloer, bijvoorbeeld over dat iemand onderpresteert of anderen van het werk houdt.

2. Het doelwit. Het management ‘voelt aan’, ‘krijgt lucht van’ of als het wat inzichtelijker is: ziet dat een collega niet goed presteert. Het kan ook zijn dat het managementteam een lijstje maakt met wie het minst lijkt toe te voegen in verhouding tot diens kosten. Uiteraard zijn last-in-mensen degenen bij wie het contract niet verlengd hoeft te worden. Met hen heb je het minst pijnlijke gesprek, je kent diegene namelijk toch niet echt.

3. Het indekken. Met een of twee andere managers wordt vervolgens een exitlijstje besproken. Iedereen akkoord? Dat is fijn, want dan zijn er medestanders en ben je niet alleen verantwoordelijk.

4. Het exitpraatje. De persoon in kwestie krijgt een vage afspraak in de agenda. Het verhaal wordt uit de doeken gedaan, er is geen mogelijkheid tot verweer. Er zijn gevallen bekend waarbij het exitpraatje via de mail gaat – jazeker.

5. De anti-productie termijn. De opzegtermijn begint. Wel doorwerken op een plek waar je vrij snel erna vertrekt, zoiets wordt ook wel de hel genoemd. Als werknemer probeer je dingen fijn over te dragen en kom je met een gekunstelde glimlach naar een bedrijf dat klaar met jou is. Niet te doen, natuurlijk. De sfeer wordt er dan ook niet beter op.

6. De exit. Er is een afscheid, soms een feestje, maar in het geval van ontslag meestal niet. Hoe het meestal gaat, is dat de ontslagen werknemer na verloop van tijd opeens weg is. Tot nooit!

Al het menselijke in je organisatie wordt er op deze manier met harde hand uit gemanaged. En ja, dat voelt natuurlijk niet goed.

Lees ook: werknemers vanwege de coronacrisis ontslaan, is nog niet zo gemakkelijk

Het kan ook anders

De meest rechttoe rechtaan-oplossing om humaner werknemers te ontslaan is het bieden van transparantie. Wanneer je transparant bent over de staat van de organisatie, zowel op financieel gebied als strategisch, is elk ontslag begrijpelijk, logisch en zelfs fijn.

Hoe je dit doet? Door simpelweg te vertellen of te laten zien wat er op de bankrekening van je bedrijf staat. Geef aan wat er aan zit te komen qua kosten, belastingen en inkomsten. Medewerkers krijgen hierdoor sneller begrip van wat er mogelijk staat te gebeuren.

Wees ook transparant over je strategie. Zie je dat er in deze tijden geen inkomsten te behalen zijn met je huidige businessmodel en dat er andere opties aangeboord moeten worden, waar sommige mensen niet geschikt voor zijn? Vertel dat dan gewoon.

Feedback op de medewerker in kwestie is het moeilijkst om transparant over te zijn. In veel organisaties wordt er niet, nauwelijks of ronduit slecht feedback gegeven. We zijn zoveel met het níet kwetsen van de ander bezig, dat we vergeten te vertellen wat ons aan hen stoort. Of we draaien er zo omheen dat de collega geen idee heeft dat hij of zij iets verkeerds doet.

Nog een vaak voorkomend scenario: we geven de feedback aan een hele groep: ‘Waar ik me aan stoor, is dat sommige mensen hier…’. Hierdoor denken de goed presterenden altijd dat zij het hebben gedaan, en voelen zij zich dus onnodig schuldig. Degenen om wie het gaat, denken juist dat dit niet voor hen geldt.

Dit wordt veroorzaakt doordat individuen zich in groepen nauwelijks aangesproken voelen. Spreek je ze op de man of vrouw aan, dan voelen ze het. Soms is er daarentegen goede feedback, maar komt die pas bij het exitgesprek naar voren. Daar heb je niks aan.

We mogen dus best wat directer worden. Als je op tijd, maar met goede bedoelingen transparant naar elkaar kunt zijn, kan het zomaar zijn dat je werknemer wél verbetert in prestaties en niet eens meer weg hoeft. 

Nooit meer ontslaan

Heb je het geven van directe feedback binnen je organisatie goed onder de knie, dan hoef je slecht presterende werknemers nooit meer te ontslaan.

Omdat we bij Keytoe geen managers hebben en collega’s elkaar aannemen, zijn we als groep verantwoordelijk voor de organisatie. Dat betekent dat we elkaar moeten voorzien van feedback. Presteert een collega niet naar behoren, dan wordt hij of zij hier door meerdere collega’s op gewezen. De werknemer in kwestie krijgt voldoende hulp om diens prestaties weer op te krikken. Door de continue transparantie blijft het presteren wel in beeld.

Ontstaat er dan nog geen verbetering? Dan bouwt de feedback op, waardoor de collega serieus gaat twijfelen aan zichzelf. Als meerdere collega’s tegen je zeggen dat je werk ondermaats is, neem je dat bloedserieus. De onzekerheid slaat toe. Collega’s gaan op zo’n moment frequenter met zo iemand praten. Ze houden coachende gesprekken om de collega te helpen helder voor ogen te krijgen wat er aan de hand is en of dit wel de ideale werkomgeving voor hem of haar is.

In sommige gevallen verbetert de collega en anders vertrekt deze. Er zit niets tussen. Een ontslag is dus niet eens nodig. Als de werknemer gaat, zijn er vaak andere collega’s die helpen met het zoeken naar iets nieuws en beter passends.

En wat opzegtermijnen betreft: hoewel een werknemer bij ons daar gebruik van kan maken, adviseren we meestal na een besluit lekker te gaan solliciteren. Probeer meteen over te dragen zoveel je kunt, maar ga niet ‘je tijd volmaken’. Als je klaar bent, ben je klaar. Salaris voor de maand krijg je. Niet moeilijk doen.

De mensen die weggaan, hebben er zelf voor gekozen. Hierdoor behouden ze hun waardigheid. Ze gaan met opgeheven hoofd weg en kijken daarmee terug op een waardevolle periode bij Keytoe, in plaats van dat ze met een wrokgevoel blijven zitten. Ze hebben wat over zichzelf geleerd, iets waardoor ze toekomstige werkplekken beter kunnen evalueren. De feedback en het coachen, maakt dat ze beter geholpen zijn.

Hoe krijg je die aanspreekcultuur?

We gebruiken bij Keytoe de Collega Meting, wat erg helpt in het veilig en direct feedback geven aan elkaar. Na meerdere malen de Collega Meting te hebben gedaan, begrijpen collega’s beter hoe ze feedback moeten geven en gaan ze het ook vaker doen.

Bovenal onderstrepen we het belang van transparantie, wat ook betekent dat je eerlijk en open tegen elkaar bent. Ook al doet het soms wat pijn in het begin, op de lange termijn voorkom je grotere pijnen.

Wat probeer ik te zeggen?

We leven in een bizarre tijd. Het is lastig voor veel bedrijven. Als je de middelen hebt, behoud je zoveel werknemers als je kunt. Neem geen ‘draconische maatregelen’ als je gewoon geld hebt.

Toch kan het zijn dat je niet anders kunt. Je bent genoodzaakt mensen te laten gaan. Begin dan zo snel mogelijk met het leveren van transparantie. Geef je mensen misschien zelfs dagelijks een financiële update.

Start zo snel mogelijk met het geven van duidelijke, constructieve en directe feedback. Laat collega’s dat ook doen. Geef mensen de ruimte om te verbeteren of om zelf tot inzicht te komen dat ze niet passen in je organisatie.

Dit is het moment om menselijk te zijn.

Lennard Toma is organisatiepsycholoog, maker van de podcast Hoe dan?!, spreker en mede-eigenaar van KeytoeY (een spinoff van het anders georganiseerde Keytoe) en kersverse auteur van het boek 99 Problems But The Boss Ain't One. Hij probeert bestaande mindsets van mensen en organisaties te doorbreken om daarmee wijsheid te sparken. Zijn missie is om een bedrijf als Keytoe meer de norm dan de uitzondering te maken.