Stappenplan: netjes afscheid nemen van een werknemer

Als werkgever wil je natuurlijk gemotiveerde, goed functionerende werknemers waarmee de relatie prettig is. De realiteit is weleens minder rooskleurig. Je kunt te maken hebben met een werknemer die niet goed functioneert of waarmee de samenwerking simpelweg niet lekker loopt. Hoe neem je dan netjes afscheid van elkaar?

Wil je van een werknemer af dan kun je een ontslagprocedure opstarten bij de kantonrechter. De rechter zal dan op basis van het personeelsdossier dat je hebt opgebouwd beslissen of het dienstverband beëindigd wordt en welke vergoeding de werknemer krijgt. Aan een personeelsdossier worden strenge eisen gesteld. (Lees ook het artikel ‘Checklist: zo bouw je een goed personeelsdossier op’).

Liever niet naar de rechter? Of heb je geen (goed) personeelsdossier? Dan is er nog een andere mogelijkheid. Je kunt in goed overleg het dienstverband met de werknemer beëindigen. Een beëindiging met wederzijds goedvinden dus. Deze optie kan je tijd, geld en moeite besparen en biedt vaak sneller zekerheid. Maar hoe pak je dit nu het beste aan?

Met de volgende 5 stappen beëindig je het dienstverband met wederzijds goedvinden: 

Stap 1: Win advies in

Werkloos worden is geen fijn vooruitzicht. Een werknemer zal daarom niet zomaar instemmen met een beëindiging van zijn dienstverband, maar wellicht wèl als hier iets tegenover staat. Denk aan een vergoeding, kwijtschelding van studiekosten of verval van een concurrentiebeding.

Hoe ver je daar in moet gaan, is afhankelijk van verschillende factoren. Het is daarom raadzaam juridisch advies in te winnen, zodat je weloverwogen kunt beslissen of het interessant is om het dienstverband met wederzijds goedvinden te beëindigen.

Stap 2: Ga in gesprek met de werknemer

Als je hebt besloten ervoor te gaan, kan de werknemer op de hoogte worden gesteld van het feit dat jij het dienstverband wilt beëindigen. Geen leuk nieuws natuurlijk. Een goede uitleg en duidelijkheid over de verdere gang van zaken kan helpen de relatie met de werknemer zo goed mogelijk te houden. Daar heb je tijdens de onderhandelingen profijt van.

Zorg er dus voor dat je duidelijk kunt uitleggen waarom je het dienstverband met de werknemer niet wilt voortzetten en vertel de werknemer direct wat het vervolg zal zijn. Mag de werknemer naar huis om over de situatie na te denken? Wordt er een vervolgafspraak gepland? Of ontvangt de werknemer verder schriftelijke informatie?

Stap 3: Doe een voorstel

Je kunt er voor kiezen deze stap samen te laten vallen met de vorige door de werknemer direct tijdens het gesprek een voorstel te doen. Er is ook iets voor te zeggen de werknemer eerst even van de schrik te laten bekomen en het voorstel enkele dagen later aan hem te verstrekken. Bij het doen van een voorstel is het van belang te bedenken wat jij wilt regelen.

Heeft de werknemer nog eigendommen van jou in zijn bezit die ingeleverd moeten worden bij einde dienstverband? Zijn er nog openstaande vorderingen op de werknemer? Moet de werknemer misschien nog studiekosten terugbetalen bij uitdiensttreding? Wil je de werknemer aan het concurrentiebeding houden? Doe het voorstel schriftelijk en werk het zo concreet mogelijk uit, dan kan de werknemer ook snel inhoudelijk reageren.

Stap 4: Leg de afspraken goed vast

Verwerk het voorstel in een goede vaststellingsovereenkomst. Dat kan veel discussie achteraf voorkomen. Bovendien versnelt het doorgaans het onderhandelingstraject. De uiteindelijk door partijen te ondertekenen vaststellingsovereenkomst moet alle afspraken volledig en duidelijk weergeven.

Stap 5: Geef de werknemer bedenktijd

Geef de werknemer tijd om over het voorstel na te denken en advies in te winnen. Als de werknemer onder druk gezet wordt, bestaat de kans dat je hem niet aan de afspraken kunt houden. Dit neemt uiteraard niet weg dat het verstandig is een (redelijke) termijn voor acceptatie te geven bij een voorstel om onnodige vertraging te voorkomen.

Let er op: sinds 1 juli 2015 bestaat ook nog een wettelijke bedenktermijn van in elk geval 14 dagen na ondertekening van de vaststellingsovereenkomst. Binnen de bedenktermijn mag de werknemer zonder opgave van redenen terugkomen op zijn besluit. De bedenktermijn is langer wanneer je de werknemer niet op de bedenktermijn wijst, neem deze daarom op in de vaststellingsovereenkomst.