Zo boei jij je medewerkers of klanten wél als je presenteert

Speech

De drie basisingrediënten van een presentatie zijn boodschap, behoefte en beleving. Sprout-expert Serge van Rooij vertelt hoe je die drie B’s in de praktijk brengt.

Als je weleens een presentatie hebt bijgewoond waarbij het ene na het andere Word-document, verkleed als PowerPointslide, over je werd uitgestort, dan weet je uit eigen ervaring dat veel informatie geven echt niet de oplossing is. Maar blijkbaar vergeten we dat als we zelf presenteren. (Alhoewel ik ook niet uitsluit dat sommigen het bewust doen als wraak voor al die keren dat ze zelf een slechte presentatie hebben moeten uitzitten. It’s payback time baby...)

Wat moet je dan wel doen om bijvoorbeeld medewerkers en klanten geboeid te houden? De antwoorden komen van Remco Claassen en John Medina. Remco is al jaren een van de best beoordeelde sprekers in Nederland. Hij is in staat om een publiek met gemak twaalf uur te boeien. John Medina is moleculair bioloog en auteur van het boek Brain Rules.

Remco introduceert in zijn boek Verbaal Meesterschap een handig 3B-model. De drie B’s staan niet voor bulletpoints, bulletpoints en nog eens bulletpoints, maar voor de drie basisingrediënten van presentaties: boodschap, behoefte en beleving. Ik neem ze met je door.

1: Boodschap

Dit is de inhoud van je verhaal. Denk eens terug aan de laatste presentatie die je zag. Hoeveel sheets kun je reproduceren? Wat is er echt blijven hangen? Valt tegen, hè?

Gemiddeld onthouden mensen slechts 10 procent van je presentatie. Sommige mensen redeneren dat je dan juist heel veel inhoud moet presenteren, ‘want dan bevat die 10 procent ook meer informatie’. Natuurlijk werkt het zo niet. Het is slimmer om na te denken over wat er nou echt bij je publiek moet blijven hangen.

John Medina stelt dat onze hersenen concepten belangrijker vinden dan details. Hij illustreert dat aan de hand van een eenvoudig experiment dat jij ook kunt doen. Lees de volgende woorden en probeer ze te onthouden: zonnebrand, ski’s, slippers, zwembroek, handschoenen, snowboots. Waarschijnlijk kost het je even wat moeite. Als je er twee concepten aan toevoegt, strandvakantie en wintersport, is het veel makkelijker om ze te onthouden.

Kijk maar: Strandvakantie: zonnebril, slippers, zwembroek. Wintersport: handschoenen, snowboots en ski’s. Volgens Medina is de kans dat je de woorden (= details) kunt onthouden met 40 procent gestegen omdat je ze aan de twee concepten (strandvakantie en wintersport) hebt gekoppeld. Introduceer dus altijd eerst een concept waar je later de details aan kunt ophangen.

Lees ook: het grootste misverstand van ondernemers als ze een presentatie geven

2: Behoefte

Een boodschap alleen is niet genoeg. Je publiek moet de informatie ook waardevol vinden. Je moet dus inspelen op een behoefte, zodat je hun interesse wekt. Niet voor niets hameren zoveel presentatietrainers op het zinnetje ‘What’s in it for them?’

John Medina geeft aan dat onze hersenen best lui zijn, maar superalert bij een bedreigende situatie. Daarom werkt het zo goed als je een probleem van je publiek oplost. Denk je liever in kansen? Leg dan uit wat volgens jou het probleem is met de huidige situatie en welke kans jij je publiek biedt. Daarmee creëer je in feite een behoefte voor je doelgroep.

De introductie van de allereerste iPhone is daar een goed voorbeeld van. Voordat Steve Jobs zijn presentatie hield was iedereen nog blij met zijn of haar BlackBerry. Na zijn presentatie wilde iedereen zo snel mogelijk een iPhone. Niet omdat de BlackBerry’s niet goed waren; die waren niet veranderd gedurende de presentatie. Steve Jobs presenteerde simpelweg een beter alternatief dat problemen oploste waarvan niemand in de zaal zich bewust was. 

3: Beleving

Mijn zoon en ik zijn grote fans van cabaretier Ronald Goedemondt. Tijdens zijn shows houdt hij met ogenschijnlijk gemak een paar honderd mensen twee uur geboeid. Dat komt door het hoge entertainmentgehalte. Nu zul je misschien zeggen: ik ben geen cabaretier en mijn presentaties zijn geen voorstelling. Dat hoeft ook niet.

Maar de belangrijkste elementen waar een cabaretier mee werkt zijn emoties (humor, maar soms ook ontroering of boosheid) en anekdotes. Remco noemt dat beleving. En dat is onmisbaar voor je presentatie. Volgens John Medina werken emoties als een post-it waarop staat: onthoud dit. Helaas slopen veel sprekers alle emoties uit een presentatie. Ze zijn bang om niet serieus genomen te worden.

Het goede nieuws is dat je heel eenvoudig emoties kunt toevoegen door anekdotes te vertellen. Het is namelijk onmogelijk om verhalen te vertellen zonder emoties. Geloof je me niet? Denk eens terug aan je bijzonderste vakantie. Als ik je vraag om de mooiste momenten van die vakantie te vertellen, kost je dat waarschijnlijk weinig moeite. En ik weet zeker dat je op dat moment alle emoties opnieuw beleeft. Twee vliegen in één klap!

Want mensen kunnen eindeloos naar goede verhalen luisteren en door de emoties in het verhaal plak je als het ware steeds post-its in het brein van je publiek met belangrijk! onthoud dit erop. En het heeft voor jezelf ook nog voordelen: verhalen kun je veel makkelijker onthouden dan feiten en bulletpoints.

De juiste mix

Boodschap, behoefte en beleving zijn dus de basisingrediënten van jouw presentaties. Je kunt er niet eentje weglaten. Stel je maar eens voor dat je bij een congres bent met vier sprekers. De eerste spreker deelt veel interessante informatie (boodschap) waarbij je het gevoel hebt dat je er iets mee wilt doen (behoefte), maar biedt nul beleving. Hoe voelt dat? Precies: supersaai.

Spreker nummer twee geeft je voldoende informatie en zorgt voor veel beleving, maar creëert nul behoefte. Waarschijnlijk amuseer je je prima, maar denk je naderhand: tja, het was wel leuk, maar wat heb ik er nou aan gehad?

De derde spreker heeft een magere boodschap, maar raakt wel een behoefte en het is nog amusant ook. Toch krijg je de neiging om af te haken of om allerlei kritische vragen te stellen om deze inhoudsloze spreker te ontmaskeren. En dan komt de vierde spreker op. Deze laat je smullen van een geweldige presentatie met nuttige inzichten die je direct in de praktijk kunt gebruiken, gelardeerd met heerlijke voorbeelden en anekdotes.

Welke presentatie ga je onthouden? En welke spreker zou je graag nog een keer in actie willen zien? Precies. Maar wat is nou de beste verhouding van deze ingrediënten? Als vuistregel geldt dat je in een presentatie meer beleving nodig hebt dan behoefte, en meer behoefte dan boodschap.

Probeer het maar eens uit de volgende keer dat je presenteert. Maar pas op. Want voor je het weet, zitten mensen ademloos naar je te luisteren.


Dit verhaal is een bewerking van het boek Waar laat ik mijn handen?, waarin Serge van Rooij antwoord geeft op de 25 meest gestelde vragen over presenteren. Het boek (17,99 euro) verscheen vorige maand bij uitgeverij Bruna.

Foto: Miguel Henriques | Unsplash

Serge van Rooij helpt je om met meer impact te communiceren op cruciale momenten in je carrière. Hij is partner bij de Bex*impact academy en auteur van het boek “Waar laat ik mijn handen?”