10 tips om nieuwe software te laten slagen in je bedrijf

Kantoor, bedrijf

Om te zorgen dat nieuwe software goed landt binnen je bedrijf moet je het selectieproces goed organiseren. Spout-expert Rolf Grouve deelt tien tips. ‘De weerstand die na een introductie kan ontstaan, neem je niet zomaar weg.’

Door de verregaande automatisering ontstaan er ook steeds meer bedrijfskundige uitdagingen. Ieder proces dat wordt geautomatiseerd vraagt ander gedrag van je medewerkers. Met het risico dat medewerkers de veranderingen niet meer aan kunnen of zelfs hun baan verliezen.

Soms worden veel trucs uit de kast getrokken om de invoering van een nieuw systeem te frustreren. Kijk voor je mee gaat in alle negativiteit of de software echte zo slecht is als wordt beweerd. Of beter: organiseer het selectieproces en wat eraan vooraf gaat slimmer.

Tip 1: Draagvlak begint voor de aanschaf

Zorg er altijd voor dat de software die je aanschaft dienstbaar is aan je strategie. Neem je medewerkers altijd mee in de strategie, zodat zij weten wat ze kunnen verwachten en eventueel op tijd kunnen bijscholen of op zoek kunnen gaan naar een andere uitdaging.

Tip 2: Kijk naar wat er echt nodig is

Wanneer je software aanschaft, dan doe je dat om processen te ondersteunen. Bepaal goed met de gebruikers welke behoefte zij hebben. Kijk ook goed naar de organisatiedoelstellingen en veranderingen in de toekomst. Wat heb je echt nodig om je product of dienst te kunnen leveren? Wat werkt efficiëntie verhogend en wat is leuk om te hebben? Afhankelijk van de grootte van je organisatie kan je dit doen in een werkgroep of met één aan te wijzen medewerker. Zorg ervoor dat de medewerker draagvlak heeft in de organisatie en kennis heeft van de werkprocessen.

Tip 3: Werk een RFI uit

Een Request for Information (RFI) is een document waarin je beschrijft wat je bij tip 2 hebt bepaald met als doel om dit naar verschillende leveranciers te sturen. Zij kunnen vervolgens aangeven of hun software kan voldoen aan de eisen. Door dit vooraf te bepalen, kan doorgaans eenvoudig een eerste selectieronde worden gedaan. Vergeet niet om de leveranciers ook te informeren over de organisatie, type medewerkers en toekomstige doelen. Het is raadzaam om de RFI vooraf door meerdere medewerkers te laten reviewen en hun feedback te verwerken. Vaak zien zij zaken die ontbreken of die in de praktijk soms net iets anders werken. Het is goed om je hiervan bewust te zijn.

Tip 4: Betrek medewerkers bij de selectie

Je weet aan welke eisen je nieuwe software moet voldoen en je hebt dit uitgewerkt. Vraag aan medewerkers of zij partijen kennen waarmee ze goede ervaringen hebben gehad, bijvoorbeeld bij een vorige werkgever. Vraag ook aan je bestaande relaties waarmee je goede ervaringen hebt of zij een oplossing kunnen bieden voor de in de RFI gedefinieerde vraag. Nodig vervolgens een aantal, bijvoorbeeld 3 tot 5, partijen uit. Laat hen een demonstratie geven van hun softwareoplossing. Vergeet niet om een aantal medewerkers hierbij te betrekken. Hun mening is zeer van belang, zij moeten er immers dagelijks mee gaan werken.

Tip 5: Maak de juiste afweging

Verschillende oplossingen zijn niet altijd met elkaar te vergelijken. Toch moet je dat wel doen. Maak altijd een kosten-baten afweging en kijk welke software het beste past bij de RFI en de gebruikerswensen. Het kan ook gebeuren dat er maatwerksoftware wordt aangeboden. Pas hiermee op. Het is over het algemeen verstandig om voor de oplossing te gaan die het minste maatwerk behoeft. Dat scheelt je veel tijd, energie en risico’s. Betrek één of meerdere medewerkers altijd bij het selectieproces.

Tip 6: Maak duidelijke afspraken

De keus is gemaakt, maar nu? Begin niet meteen met de installatie van de software, maar maak goede afspraken over het tijdpad, éénmalige- en toekomstige structurele kosten. Vergeet niet om opleidingen en trainingen goed te omschrijven en om te regelen dat er experts beschikbaar zijn op de dag dat je overgaat naar de nieuwe software. Toets ook duidelijk de geboden oplossing aan de RFI en maak de RFI een onderdeel van de overeenkomst.

Tip 7: Wees streng als het over opleiding gaat

Een succesvolle introductie van een nieuwe software lukt alleen wanneer iedere gebruiker een training heeft gehad. In de praktijk zie ik regelmatig dat onwetendheid over een systeem vaak wordt verward met het niet goed werken van een software. De weerstand die snel na een introductie ontstaat, is niet zomaar weggenomen.

Bedrijfssoftware heeft ook een imago. Als dat slecht is, dan is het moeilijk om alle gebruikers te enthousiasmeren. Zorg er dus aan de voorkant voor dat medewerkers goed geïnformeerd zijn en een verplichte opleiding klinkt wellicht ouderwets en kinderachting, in dit geval is het zeer aan te raden.

Tip 8: Sta open voor verfijningen

Het is een utopie dat software in één keer foutloos wordt geïntroduceerd. Stimuleer gebruikers dan ook om verbetervoorstellen te doen. Organiseer met de leverancier dat deze punten snel worden opgepakt. Op deze manier versterk je het draagvlak en het imago van de software.

Tip 9: Terechte klachten kanaliseren

Soms komt het voor dat een software niet werkt zoals van tevoren met de leverancier was afgesproken. Dat is erg vervelend! Wimpel klachten van medewerkers niet zomaar weg en organiseer dat een collega (of jijzelf) meekijkt. Het kan zijn dat er terechte klachten zijn en dat de RFI niet goed bleek te zijn. Dan moet je achteraf gaan repareren, hetgeen erg vervelend is.

Het kan ook zijn dat medewerkers om verschillende redenen geen zin hebben om met het systeem te werken, of dat de uitdaging uit hun functie weg is doordat de software is geïmplementeerd. Wees op dat moment ferm en duidelijk. In het laatste geval is er sprake van een organisatiekundig probleem en niet van een softwareprobleem. Los dit probleem met betreffende medewerker op en niet door onnodige veranderingen in de software.

Tip 10: Problemen zijn verschillend van aard

In de praktijk zien we verschillende type problemen. De één vindt bijvoorbeeld een ander lettertype dan hij gewend was al een probleem en de ander ziet bijvoorbeeld een omslachtige facturering niet als een probleem. Zorg ervoor dat je klachten categoriseert naar ernst. Hoe meer verstorend de problemen werken op het primaire proces, hoe zwaarder deze weegt. Vraag je bij ieder probleem af of dit een gebrek aan kennis is, of daadwerkelijk een technisch probleem.

Houd lijnen met de leverancier kort en meld niet alleen de problemen, maar ook de ernst ervan. Op die manier kan je cruciale problemen snel met je leverancier oplossen.

Ik wens je veel plezier met het optimaliseren van je organisatie met de juiste mensen en de software die het beste bij jouw organisatie past!

Rolf Grouve (1983) is directeur van Provelu, Cata/De Jong & Laan subsidieadviseurs en auteur van het boek Ondernemerskracht. Hij heeft zowel een bedrijfskundige- als IT achtergrond en publiceert artikelen over toekomstbestendig ondernemerschap en subsidie gerelateerde zaken.