5 praktische stappen om beter te worden in het stellen van prioriteiten

Planning

In plaats van over timemanagement, kun je beter nadenken over prioriteiten stellen, zegt Sprout-expert Bart Nijhuis. Met deze 5 stappen word je daar een ster in.

De (on)zin van timemanagement

Timemanagement is misschien wel de meest misplaatste term die er is. Want als je één ding niet kunt managen is het wel tijd. Van geld, energie of liefde kun je meer maken. Of minder. Maar van tijd niet. We hebben allemaal 24 uur in een dag en 7 dagen in een week. Wat we doen in die tijd die we hebben: dat is waar het om gaat. Welke beslissingen neem je? Zijn die in lijn met wie je bent? En met wat maakt je gelukkig maakt?

Kies bewust wat je niet doet!

De meeste mensen hebben meer werk dan er in een werkdag past. Herkenbaar? Op zich is dat niet iets waar je je druk om zou moeten maken. Het vraagt wel van je om op een cognitief, bewust niveau te kiezen voor wat je wél doet, en daarmee ook voor wat je niet doet.

De stelregel is dat als je heel bewust kiest om iets niet te doen, je er minder snel een schuldgevoel over krijgt. Vaak hebben we niet precies door wat we niet doen, omdat we in een race vanuit een gebrek aan overzicht en controle proberen alles gedaan te krijgen. 'Wat ben ik druk!' Maar ben je ook effectief? Ben je ontspannen? Meestal valt dat tegen. Onthoud: Het is oké als je iets niet doet, als je maar weet wat je niet doet.

Het is oké als je iets niet doet, als je maar weet wat je niet doet.

Zodat je dat stemmetje in je achterhoofd uitschakelt

Want anders stuurt je onderbewuste je vanzelf losse eindjes over de dingen die je eigenlijk had moeten doen (maar ja, je had er geen tijd voor, zei je tegen jezelf). Dat heeft te maken met het begrip unfulfilled commitments. Je hebt met iemand anders of met jezelf afgesproken dat je iets zou doen en tot nu toe heb je dat nog niet gedaan. Op het moment dat je relaxed op de bank zit voor een avondje Netflix schiet het opeens te binnen. Je moest die klant nog bellen!

Veel mensen hebben te weinig structuur en overzicht om de juiste keuzes hierin te maken en je raad het al: je wordt gedreven door de waan van de dag, door ͞latest en loudest͟. Mensen zonder doelen werken vaak aan de doelen van andere mensen.

Hoe krijg je nou de kunst van het beslissen onder de knie?

5 praktische stappen om beter te worden in het stellen van prioriteiten:

1. Goed is goed genoeg

Neurowetenschapper Daniël Levitin deed onderzoek naar ons brein. Wat blijkt? Ons brein is gebouwd voor de jager-verzamelaarstand. We zijn gebouwd om 1000 mensen te ontmoeten in ons leven. Als je nu een uur door Amsterdam loopt, heb je dat ook al te pakken. We zijn als mens slechts in staat om een bepaalde hoeveelheid beslissingen te kunnen nemen.

Gelukkig nemen we heel veel beslissingen op basis van "goed genoeg". Je hebt immers niet de tijd om te onderzoeken welke stomerij daadwerkelijk de beste is in een omgeving van 10 kilometer. Dus kies je voor degene die je goed genoeg lijkt.

2 . Sluit je af voor nieuwe prikkels

Doordat we elke dag heel veel beslissingen moeten nemen, raakt deze 'spier' oververmoeid. Doordat er zoveel informatie op ons af komt, is het erg lastig om ook voor belangrijke zaken de juiste beslissing te nemen. Het is daarom ontzettend belangrijk om jezelf zo weinig mogelijk bloot te stellen aan nieuwe prikkels, ze tasten namelijk je vermogen aan om de juiste beslissing te kunnen nemen. Zet zoveel mogelijk notificaties uit. Het onderbreekt je focus en je komt niet toe deep work (ook de titel van een interessant boek van Cal Newport)

3. Kies voor de 20% meest rendabele acitiviteiten

Bepaal welke activiteiten het belangrijkste zijn in jouw rol (wat zijn gouden activiteiten die veel resultaat opleveren? Waarmee lever je maximale toegevoegde waarde in jouw organisatie, voor je collega͛s of voor je klanten?) In mijn trainingen valt me op dat de belangrijkste zaken, het vaakst uitgesteld worden. Omdat wat écht belangrijk is, zelden urgent wordt.

4. First things first

Ad-hoc werken, je ontkomt er natuurlijk niet altijd aan. Er zijn nu eenmaal altijd een paar dingen die je op korte termijn moet fixen. Zorg ervoor dat je hiervoor tijd reserveert op een dag! Begin de dag eerst met de belangrijkste zaken, en plan na 11 uur tijd voor het blussen van de brandjes.

5. Denk in Gewenste Uitkomsten

Bepaal voor je dag begint: wat is hetgene dat ik vandaag wil bereiken? Net als in auto stippel je de route uit naar aanleiding van de eindbestemming. Denk eerst na over het doel van die dag. Bepaal wat er voor moet gebeuren om dat te realiseren en ga dán pas aan het werk.

Bart Nijhuis is trainer en vergaderspecialist en helpt met zijn bedrijf (Effectiefvergaderen.nl) bedrijven effectiever te vergaderen. Zijn missie is om van vergaderingen een inspirerend moment te maken!