Waarom je je presentatie nooit moet eindigen met een vragenrondje

Presentatie

Bederf je presentatie niet door af te sluiten met een rommelige Q&A, stelt Sprout-expert Arjan Broere. Hij vertelt hoe je een presentatie mooi op tijd eindigt, en zelf bepaalt wat je gehoor meeneemt.

Je hebt je presentatie zo goed als af, dus het klassieke vragenrondje – ookwel, de Q&A – kan beginnen. De eerste vragensteller krijgt het woord en heeft een vraag. Na wat op-en-neer gepraat komt nummer twee met een behoorlijke lange vraag. Het wordt langzaam tijd om af te ronden. Nog tijd voor één vraag. Helaas houdt vragensteller drie het niet echt kort en gaat iemand anders uit het gehoor met hem in discussie nog voor de vraag af is. Ondertussen pakken enkele leden uit je gehoor hun spullen en wordt al discussiërend de presentatie geëindigd. Niet echt een spetterend einde. 

Regie

Een presentatie eindigen is iets dat aandacht verdient. Het einde is dat wat je gehoor meeneemt uit de presentatie en doorgaans het  best onthoudt. Het is dus een bijzonder onderdeel van je presentatie waar je regie op wil hebben.

Doe je aan het eind het klassieke vragenrondje, dan ben je de regie kwijt. Het resultaat is dat je afhankelijk bent van de vragen en min of meer verplicht bent de vragen één-voor-één te beantwoorden. Hopelijk zijn het goede vragen die begrip van je presentatie laten zien en je de kans bieden nog wat extra's te bieden.

Maar vaak zijn het vragen van primair reagerende leden van je gehoor die meestal sneller de arena inspringen, dan de meer bedachtzame deelnemers. Te vaak zijn het stokpaardjes die bereden worden ("Zelf heb ik veel baat gehad van ...") of geladen vragen ("Is het niet zo dat ..."). Daardoor is het ook niet raar dat het gehoor onrustig wordt, want wat is de kans dat een willekeurige vraag past in jouw interessen.

Het omgekeerde kan ook gebeuren: iedereen uit het gehoor heeft genoeg stof gekregen om op te kauwen of het is hoogste tijd voor pauze. Dan is een einde als  “Als er dan verder geen vragen zijn, dan is het dat wel zo’n beetje …” ook niet echt een knaller.

De twee minuten-regel

Om te beginnen is het handig als je vragen krijgt zodra ze bij je gehoor opkomen. Dat kunnen kleine en grote vragen zijn. Die kleine, tot circa twee minuten spreektijd, pak je meteen aan. Wie weet gebruik je een onbekende afkorting of wil iemand de titel van een boek nog eens horen. Die vraag kan maar beantwoord zijn. 

De ingewikkeldere vragen of discussiepunten parkeer je op een flip over of een tweede scherm. Kondig aan dat je daar tijdens de presentatie of aan het eind op terugkomt. Na elk blok in je presentatie vink je de beantwoorde vragen af. De rest schuift naar een klein blokje vlak voor het einde van je presentatie. 

Een lijst met vragen over? Kies samen!

Plan voor jouw eigen einde een laatste rondje voor vragen. Doe nog een keer een oproep voor vragen en opmerkingen en vul de flip over aan. Beantwoord de twee minuten-vragen meteen. Nummer de andere vragen.

Kies nu de vragen uit die jij het interessants vindt of laat het gehoor stemmen wat de interessantste vraag is. Snel even de nummers afroepen en hand opsteken. Of, wat ik een trainer ooit zag doen, deel laser pennen uit en laat de deelnemers de interessantste vraag aanwijzen. Hoe meer stippen, hoe meer stemmen.

De volgorde waarop de vragen binnenkomen of het volume van de vragenstellers zijn geen garantie voor een boeiende vraag.

Pak de vragen op die passen in de tijd die jij voor de vragen hebt ingeruimd en beloof dat je de anderen via een hand out beantwoordt die je nastuurt. Geeft je weer een extra kans op interactie en contact. Of nodig vragenstellers uit je na de presentatie of in de pauze op te zoeken voor een klein onderhoud.

One more thing

Rond het blokje vragen af en zorg dat je nog één tip of advies hebt dat memorabel is. Of vat nog een keer het geheel samen ("Als u één ding mee zou moeten nemen na vandaag dan is het ..."). Of begin de presentatie met een vraag of stelling en kom daar aan het eind op terug.

Let scherp op de tijd en zorg dat je einde ook overeind is als je besluit een deel te laten vervallen. Het gehoor rekent op de eindtijd, de presentator na je heeft zijn tijd ook nodig dus wees streng voor jezelf en je gehoor.

Zo eindig je een presentatie mooi op tijd en bepaal je zelf wat het laatste is dat je gehoor meeneemt uit jouw presentatie.

Arjan Broere helpt kenniswerkers om productiever te zijn met de concrete tips en adviezen uit Getting Things Done (GTD) en Streamline Certified. In beide richtingen is Arjan master trainer, vanuit trainingsbureau meereffect. Arjan traint en coacht en verzorgt daarnaast webinars, artikelen en trainingsmaterialen over alle aspecten van productiviteit.

Elke ochtend...

X
het belangrijkste ondernemernieuws in jouw mailbox? Gegarandeerd Sprout-stijl!