Geen producten in de winkelwagen.
Met de zomer voor de deur zullen weer veel ondernemers eropuit gaan. Menig congres of startup-evenement is in de zonnige maanden van het jaar gepland. Als ondernemer wil je je horizon verbreden, dus grote kans dat ook jij zo nu en dan de trein of het vliegtuig pakt om een seminar in het buitenland bij te wonen.
De kosten die je vervolgens maakt hebben een zakelijk karakter, al zullen er ook privékosten bij komen kijken. Dat magazine dat je op het station koopt, dat etentje met die collega: zijn dit nu zakelijke, aftrekbare kosten of juist privé-uitgaven? Om je wegwijs te maken in de hel die men ook wel Belastingdienst noemt, geeft Sprout je een handig stappenplan voor het aftrekken van zakelijke reis- en verblijfkosten. Genieten, dus.
Stap 1: bewaar je bonnetjes
Wees geen Fred Teeven en bewaar je bonnetjes gewoon goed, zodat je ze niet pas jaren later hoeft te vinden. Neem dus bijvoorbeeld een ringmap mee op reis waar je al je bonnetjes voor culinaire uitgaven in bewaart, naast facturen voor je accommodatie en reiskosten. Print digitale facturen uit, zodat je na de reis alles op één plek hebt in één map. Liever digitaal? Scan dan al je papieren bonnetjes in en bewaar ze in een mapje op je laptop.
Stap 2: zakelijk of privé?
Toets of de gemaakte kosten nodig zijn voor jouw bedrijf
Aftrekbare kosten zijn volgens de Belastingdienst kosten die nodig zijn voor de uitoefening van je onderneming. Toets dus voor alle gemaakte kosten of die nodig zijn voor jouw bedrijf. Dat magazine op het station kun je dus wel afstrepen: dat is een privé-uitgave. Die lunch met die collega heeft wel een zakelijk karakter en een diner met een zakenpartner al helemaal.
Zorg er wel voor dat de Belastingdienst jou begrijpt. Culinaire kosten zijn aftrekbaar, maar je moet er wel duidelijk over zijn. Bij etentjes met collega’s is het daarom handig om een verslag van de besproken zaken te kunnen tonen. Zakelijke diners met businesspartners worden voor de fiscus geloofwaardiger zodra je er de namen op noteert van de personen en bedrijven.
De volgende kosten die je tijdens je reis kunt maken, hebben een zakelijk karakter:
- Overnachtingen
- Maaltijden
- Openbaar vervoer
- Taxi’s
- Vluchten
- Persoonlijke auto
- Auto van de zaak
- Zakelijke diners
Stap 3: kijk naar je inkomstenbelasting
Wil je vervolgens afrekenen bij de Belastingdienst, dan kan dat op twee manieren: door je inkomsten- en omzetbelasting te regelen. Je inkomstenbelasting geef je ieder jaar voor 1 april op bij de fiscus en je omzetbelasting doe je per kwartaal. Om het overzichtelijk te houden, beginnen we bij het opgeven van je inkomstenbelasting.
De Belastingdienst geeft voor de volgende gemaakte kosten een drempel op:
- Kosten voor voeding, drank en genotmiddelen
- Kosten voor representatie, zoals recepties, feestelijke bijeenkomsten en vermaak
- Kosten voor onder meer congressen, seminars, symposia, excursies en studiereizen (ook reis- en verblijfskosten)
De drempel bij deze kosten ligt op 4.500 euro. Voor reis- en verblijfkosten geldt er verder een aftrekbeperking van maximaal 1.500 euro.
Voor reis- en verblijfkosten geldt een aftrekbeperking van maximaal 1.500 euro
Stel dat je 1.000 euro uitgeeft aan voedingskosten, 4.000 euro aan ‘representatie’ en 3.000 aan reis- en verblijfkosten. Je komt dan uit op 8.000 euro in totaal. Omdat je vanwege de aftrekbeperking in totaal maximaal 1.500 euro mag aftrekken van je reis- en verblijfkosten, blijft daar dus (3.000 euro – 1.500 euro =) 1.500 euro van over.
Je houdt dan nog de (8.000 euro – 1.500 euro =) 6.500 euro over. Die 6.500 euro doe je minus de drempel van 4.500 euro, waardoor je uitkomt op 2.000 euro aftrekbare kosten.
Tweede optie
Om het helemaal leuk te maken, heeft de Belastingdienst ook nog een tweede berekeningsvorm opgetuigd. Voor zzp’ers en kleine bedrijven biedt deze vorm vaak voordelen, dus we behandelen hem hier. Voor al je kosten uit 2017 mag je ook gewoon 80 procent aftrekken zonder daarbij gebruik te maken van het drempel. Voor de jaren 2016 en 2015 gold nog een aftrekbaar percentage van 73,5 procent. Wel blijf je vastzitten aan de eerder genoemde aftrekbeperking van 1.500 euro voor je reis- en verblijfkosten.
Weer een rekensommetje om het te visualiseren. Stel dat je 1.000 euro voedselkosten maakt en 2.000 euro ‘representatie’-kosten, dan kom je uit op 3.000 euro. 3.000 * 0,80 = 2.400 euro aftrekbare kosten.
Foto: Roderick Eime
Stap 4: je omzetbelasting aftrekken
Nu kom je aan bij de volgende stap: het aftrekken van de omzetbelasting, oftewel de btw. Zoals gezegd, kun je dit al direct aan het einde van het kwartaal doen waarin je de kosten gemaakt hebt.
Bestel je een maaltijd in het hotel, dan kun je de btw niet declareren
Allereerst de btw op je hotelovernachting. Daarvoor hebben we goed nieuws: die mag je in zijn totaliteit bij de fiscus declareren. Bestel je echter een maaltijd in het hotel of doe je een biertje aan de bar, dan kun je dit niet declareren. het wordt daarom aangeraden om na je hotelovernachting een aparte factuur te vragen voor je hotel- en je culinaire kosten. Laat je je eten trouwens bezorgen of eet je buiten de deur, dan is de btw weer wel aftrekbaar.
Voor reiskosten kun je de btw van 6 procent aftrekken van je totaalbedrag. Indien je met de auto reist, kun je € 0,19 per kilometer bij de Belastingdienst aftrekken.
Betaalbewijs
Krijg je een bonnetje of factuur dat niet op naam van je bedrijf staat? Dan kun je deze het beste betalen met je zakelijke bankpas of creditcard, want op die manier creëer je een betaalbewijs voor de fiscus.
Zie je tot slot in het buitenland een mooie iPad liggen, die je goed voor je bedrijf zou kunnen gebruiken? Bedenk dan of het bedrag concurrerend genoeg is ten opzichte van het aanbod thuis. Je kunt de btw van in het buitenland gekochte producten of diensten namelijk niet aftrekken.
