Hier moet je op letten bij outsourcing

Ho Chi Minhstad

Wil je produceren tegen lagere kosten? Laat je product in het buitenland maken! Maar verwacht niet dat je spullen morgen al ergens in China van de lopende band rollen.

Een lagere kostprijs. Dat is voor vrijwel elke Nederlandse ondernemer de belangrijkste reden om ver weg, vaak in Azië, te gaan produceren. Het moet wat opleveren om je spullen van zo ver te halen. En dat geldt volgens Jasper Delisse van We R Asia, specialist in het uitbesteden naar China, pas als je over substantiële aantallen praat.

“Voor dertig fietsen loont het niet. Dat geldt ook voor producten die erg groot zijn in verhouding tot hun verkoopwaarde. Dan zit je al snel met een gepeperde transportrekening die je niet kunt terugverdienen.”

Nóg iets om in gedachten te houden: vandaag besteld, morgen in huis gaat met een outsourcing-avontuur in Azië niet op. Bij productie uitbesteden in Azië denk je onmiddellijk aan China. Dat land geldt al decennia als de fabriek van de wereld.

 

 

Dit is een ingekorte versie
van een artikel uit Sprout Magazine.
Word Sprout Member!

 

 

Maar de lonen stijgen er. CBX Software constateerde vorig jaar in ruim de helft van de 31 provincies in China salarisverhogingen van gemiddeld 10 procent. “Voor pure low-tech producten raakt het land om die reden iets minder interessant”, zegt Reinier Duyfjes, met Duyfjes Trading in dezelfde business actief als Delisse.

Vietnam

Ondernemers verleggen hun blik nu naar plekken als Bangladesh, Maleisië, Myanmar en met name Vietnam. In dat land steeg de productieomzet het afgelopen jaar met maar liefst 190 procent. “Het grote voordeel van China is de jarenlange productie-ervaring. Dat maakt het land nog steeds erg interessant voor het iets hogere geschoolde werk voor arbeidsintensieve producten”, aldus Duyfjes. Het vinden van een lopende band, duizenden kilometers verderop, kan een tijdrovend klusje blijken.

Want zoals bijna alles in China worden zaken niet in een half uur afgehandeld met enkel een kop koffie. Het is een kwestie van een band opbouwen. En ja, daar horen uitgebreide restaurantbezoeken en de karaokebar natuurlijk ook bij.

“Verreweg de meeste fabrieken waarmee we zakendoen zitten in een straal van 500 kilometer rondom Dongguan”, vertelt Delisse. “Dat betekent dat je soms zes uur in de auto zit, twee uur in de fabriek loopt, daarna nog ruim twee uur gaat eten en vervolgens weer terug naar kantoor rijdt. Dat maakt samen achttien uur. En dan heb je het slechts over een eerste kennismaking.”

Alibaba

Misschien is dat wel de ouderwetse aanpak. Op handelssite Alibaba staan potentiële leveranciers te popelen om zaken te doen. Je zou er op basis van een paar mailtjes een fabriek kunnen selecteren. Maar volgens de outsourcingexperts is dat vragen om problemen.

“Dan denk je misschien: prima website, de communicatie verloopt vlotjes en de verstuurde sample ziet er goed uit. Wat kan er misgaan? Nou, heel veel. Het is echt van essentieel belang om eerst de fabriek te bezoeken. Zelf, door een third party of door een Nederlandse agent ter plaatse. Vervolgens is het een kwestie van heel duidelijke afspraken maken over productspecificaties, kwaliteitseisen en levertijden. Alles wat je niet in detail specificeert, kan anders worden geïnterpreteerd.”

Contracten

Inkoopcontracten, daar hechten ze in Zuidoost-Azië net iets minder belang aan dan bij ons. Het gebeurt zelfs dat een leverancier na een paar succesvolle bestellingen ineens van materialen switcht om zijn marge te verbeteren. Dat zorgt voor zure gezichten zodra de container in Rotterdam opengaat. “In Europa plaats je een order, je doet de aanbetaling en dan kun je rustig afwachten tot de producten conform de eisen worden opgeleverd. In China begint het echte werk pas na de aanbetaling”, aldus Duyfjes. Blijven monitoren dus.

Een klant van Duyfjes had zijn contactpersoon van de fabriek vooraf een sample gegeven, zodat hij de order kon volgen en controleren. “Maar na drie maanden bleek dat ding nog steeds in zijn bureaulade te liggen! Niemand in de fabriek die het voorbeeld had gezien en als gevolg daarvan hadden ze maar een eigen interpretatie gegeven aan de vorm en specificaties van het product.”

Buts

Het is overigens lang niet altijd zo dat je partner opzettelijk dwarsligt. Azië kijkt nu eenmaal anders naar kwaliteit dan de West-Europa. Als voorbeeld pakt Delisse een koffiekopje. “Stel dat er een butsje in de rand zou zitten of het oortje was afgebroken. Wij zouden zeggen: dat kopje willen we niet. Maar voor een Chinees geldt: daar kun je nog steeds prima koffie uit drinken.”

Rond één op de tien productieprocessen verloopt volgens Delisse niet helemaal vlekkeloos. “Je komt er dan achter dat ze een technische handeling niet kunnen verrichten, de kwaliteit blijkt onvoldoende, er ontstaat onenigheid over de prijs of er is een grote klant tussengekomen voor wie je op de lopende band ineens moet wijken." 

"Want ook dat komt voor: als je een levertijd van 45 dagen hebt afgesproken en pas na 40 dagen gaat informeren, heb je in zo’n geval nog maar een paar dagen om in te grijpen. Dat proces monitoren moet je dus al vanaf dag één doen. Wij hebben overigens nog wel altijd twee, drie productiefaciliteiten achter de hand, mochten er problemen ontstaan waardoor we moeten uitwijken.”

Betalingstermijnen

Anders in China zijn ook de betalingstermijnen. In Europa betalen we pas ná levering. In China geldt doorgaans: 50 procent bij bestelling, 50 procent op het moment dat de container het schip op moet. Maar die percentages verschillen nog wel eens en ook in China valt over betalingsvoorwaarden nog wel eens te onderhandelen.

“Als je gaat outsourcen, is het wel verstandig om vooraf de gevolgen voor je cashflow te beoordelen. Een alternatief is gebruik maken van bijvoorbeeld Sinosure, een Chinese kredietverzekeraar waar maar weinig mensen het bestaan van kennen. Zij maken het onder voorwaarden mogelijk om pas na levering te betalen”, vertelt Duyfjes.

Interpretatie

Onenigheid over prijs, kwaliteit en levering komt zoals gezegd voor. Dan is het maar te hopen dat je je orderbevestiging compleet en duidelijk hebt laten opstellen. In het Engels én in het Chinees en zonder een millimeter ruimte voor eigen interpretatie. “Inclusief foto’s en tekeningen van wat er moet gebeuren, maar ook plaatjes van afwijkingen die je niet zult accepteren”, aldus Duyfjes.

“Mocht je er bij een geschil niet samen uitkomen, dan kun je als buitenlands bedrijf tegenwoordig je gelijk halen in de rechtbank. Maar dat is best een ingewikkeld proces en reken daar zeker niet op substantiële schadevergoedingen.”

Eerste hulp bij outsouring

  • De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) helpt bedrijven bij het vinden naar een productiepartner in het buitenland. “Dat begint met een intakegesprek waarna we via de ambassade in het betreffende land gaan zoeken naar een match. Dat kan van alles zijn. Van een fabriek in Vietnam tot een tussenpersoon in China die ter plekke voor jou het productieproces kan monitoren”, aldus Frans Nederstigt van de RVO.
  • We R Asia In zo’n veertig Chinese fabrieken rollen er producten van de lopende band die bestemd zijn voor de Europese klanten van We R Asia. Van de BMX-fietsen van Meybo tot en met merchandise voor Fletcher Hotels. Naast de thuisbasis in het Brabantse Uden is er nog een eigen kantoor in Dongguan, net ver van Hong Kong.
  • Duyfjes Trading Van confettiproppers tot loungebanken en chipcard readers. De klanten van Duyfjes Trading zitten in tal van verschillende branches. Het bedrijf heeft een kantoor in Bussum en in Shanghai en assisteert ondernemers bij het sourcen, inkopen en managen van hun supply chain in China.

 

Volg ons ook op Twitter en Facebook

Tips? Mail redactie@sprout.nl

Elke ochtend...

X
het belangrijkste ondernemernieuws in jouw mailbox? Gegarandeerd Sprout-stijl!