Dit betekent het nieuwe UBO-register voor jouw onderneming

Bedrijf

Het nieuwe UBO-register maakt duidelijk wie er aan de touwtjes trekt bij een bedrijf. Sprout-expert Patrick van Kemenade legt uit wat de impact van dit nieuwe register is op jouw onderneming.

Vanaf 10 januari aanstaande gelden de regels van het UBO-register. Wellicht heb je er al over gehoord of gelezen. 

UBO staat voor Ultimate Beneficial Owners, dit zijn personen die een groot aandeel in een bedrijf hebben, die verplicht worden een persoonlijke UBO verklaring aan te vragen.

Deze UBO-verklaring kan gezien worden als een voortzetting van de huidige wet  witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), waar grote instellingen als ABN Amro en ING (schikking van 775 miljoen) mee in de problemen kwamen.

Transparant

Het UBO-register maakt transparanter wie aan de touwtjes trekt bij organisaties die in Nederland zijn opgericht. Zo kunnen personen hun financieel-economische criminaliteit niet meer verhullen achter juridische entiteiten. En kun je dus als ondernemer beter geïnformeerd besluiten met wie je zaken doet.

Waar nu vooral grote financiële organisaties betrokken zijn bij de Wwft zal dit straks met de komst van het UBO register ook op persoonlijk niveau impact gaan hebben.

Voor veel ondernemers is er de verplichting voor inschrijving in het UBO register. Maar ook als je hiervoor geen verplichting hebt is het verstandig om toch op de hoogte te zijn over dit onderwerp. Want de kans is groot dat je bedrijf hier toch mee te maken gaat krijgen.

Dit moet je weten over de UBO, en de impact van deze nieuwe register:

Belangen binnen een bedrijf

Het UBO-register heeft alles te maken met de belanghebbenden binnen een onderneming. Vaak is heel duidelijk wie dat zijn, soms niet. Om criminaliteit te voorkomen zijn organisaties in de hele Europese Unie vanaf genoemde datum verplicht te registeren wie de belanghebbenden zijn. We hebben het hier over belangen (direct of indirect) van 25% of meer.

Wie zijn UBO's?

De afkorting staat voor Ultimate Beneficial Owner, anders gezegd degene die uiteindelijk belanghebbende is. Dat kan de directeur of eigenaar zijn maar dat hoeft niet. Het gaat om degene(n) die, als natuurlijk persoon, direct dan wel indirect, meer dan 25% van de zeggenschap hebben. Wie heeft in jouw bedrijf de uiteindelijke zeggenschap?

Waarom dit nieuwe register?

Het UBO-register idee is afkomstig vanuit de vierde anti-witwasrichtlijn uit de Europese wet en regelgeving. Het UBO-register wordt ingesteld om economische criminaliteit te voorkomen. Denk hierbij aan belastingontduiking, fraude, witwaspraktijken, corruptie en financiering van terrorisme. Ook gaat het voor iedereen duidelijker worden wie nu echt de touwtjes in handen heeft in een bedrijf. Dat kan bijvoorbeeld belangrijke informatie zijn als je een samenwerking overweegt of er sprake is van fusie of overname.

Welke verplichtingen?

Het gaat in het UBO-register om vier verplichtingen, waarvan de eerste drie voor de organisatie:

• accurate, actuele en toereikende informatie verzamelen en administreren
• deze informatie registreren bij de Kamer van Koophandel, in het Handelsregister
• de ingeschreven informatie te allen tijde up-to-date houden
• medewerking van de UBO’s om alle benodigde gegevens te overleggen

Voor wie geldt deze verplichting?

Organisaties met deze rechtsvormen moeten voldoen aan de UBO-registratieplicht:

• BV’s
• niet-beursgenoteerde NV’s
• stichtingen
• verenigingen met een volledige rechtsbevoegdheid óf zonder rechtsbevoegdheid maar mét een onderneming
• coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen
• maatschappen, vennootschappen onder firma (VOF’s) en commanditaire vennootschappen

De plicht geldt dus niet voor eenmanszaken en (voorlopig) ook niet voor Fondsen voor Gemene Rekening.

Welke gegevens worden straks openbaar?

Niet alle gegevens zijn straks voor iedereen in te zien. Dat geldt, tegen betaling, wel voor onderstaande gegevens:

• Naam
• Geboortedatum- en jaar
• Nationaliteit
• Woonstaat
• Aard en omvang van het economische belang van de betreffende UBO’s

Dit laatste wordt slechts weergegeven in bandbreedtes: 25, 50, 75 of 100%. In verband met privacy worden er geen geldbedragen of exacte omvang van het belang openbaar gemaakt. 

Natuurlijk worden er nog meer data geregistreerd maar die zijn slechts toegankelijk voor bevoegde autoriteiten. Je kan hierbij denken aan:

• BSN
• Adres
• (afschriften van) documenten die de UBO-status onderbouwen

Als er een onevenredig hoog risico is op chantage, ontvoering of geweld, dan kan de Ultimate Beneficial Owner de Kamer van Koophandel verzoeken bepaalde publiekelijke gegevens af te schermen.

Desondanks zijn veel mensen die zich moeten inschrijven bezorgt over hun privacy. Met een aantal zoekopdrachten op internet is met behulp van deze informatie vaak relatief eenvoudig of aanvullende informatie als social media accounts en adresgegevens te achterhalen. En ook zijn de jaarcijfers vaak gedeponeerd bij KVK, waardoor het erg inzichtelijk wordt hoe vermogend iemand is.

Ingangsdatum, overgangsregeling en gevolgen niet registeren

De UBO-regeling geldt dus vanaf 10 januari 2020. Ondernemingen die vanaf die datum worden opgericht, moeten meteen voldoen aan de wettelijke registratieplicht. Reeds bestaande ondernemingen maken gebruik van een overgangsregeling. Daarmee hebben ze 18 maanden de tijd om hun UBO’s in te schrijven in het register.

Goed om te weten: als je verplicht bent om je zodanig te registreren maar het niet doet, riskeer je een boete, een taakstraf en zelfs hechtenis. De Kamer van Koophandel draagt zorg voor controle op tijdigheid, juistheid en volledigheid van aangeleverde gegevens. Het Bureau Economische Handhaving van de Belastingdienst handhaaft. De maximaal € 20.750 per overtreding kan je uiteraard beter aan andere dingen besteden.

Ik hoef me niet in te schrijven, dus ik heb niets met dit onderwerp te maken?

Als je bedrijf geen registratie verplichting heeft, wil dit niet zeggen dat de UBO wetgeving geen gevolgen heeft voor je bedrijf.

Want naast financiële organisaties worden ook accountants, belastingadviseurs en advocaten verplicht om een cliëntenonderzoek uit te voeren bij het aangaan van zakelijke relaties. Als er tijdens dit onderzoek blijkt dat er iets niet klopt is er vervolgens een meldplicht aan het UBO register. Tijd en kosten die hiermee gemoeid zijn, zijn voor deze partijen grotendeels voor eigen rekening. Er is een concept wetsvoorstel voor tegemoetkoming in deze kosten, maar naar verwachting is deze niet kostendekkend.

Extra kosten die gemaakt worden voor naleving van wetgeving zullen uiteindelijk dus grotendeels aan zakelijke klanten als ook eindconsumenten doorberekend worden.

Ook kan het zo zijn dat een van uw zakenrelaties of leveranciers met de UBO wetgeving in problemen kan komen en hierdoor dus indirecte effecten in uw eigen bedrijf merkbaar zijn.

De UBO wetgeving geeft aan iedereen meer transparantie en mogelijkheden te onderzoeken met wie zij zaken doen. En kan je op deze wijze meer zekerheden bieden dat je met betrouwbare partijen werkt. Wel zijn er nog onduidelijkheden hoe de uiteindelijke implementatie van de wetgeving er precies uit gaat zien. En is er kritiek over hoe effectief de wetgeving gaat zijn in het tegengaan van fraude en witwas praktijken.

Foto: Getty Images

Patrick van Kemenade is productspecialist en marketeer bij Paylex.nl,