4 tips om effectief te multitasken

Een factuur versturen, je e-mail checken, nog snel even een verkoopbelletje plegen. Ondernemers doen soms alles tegelijk. Tips om effectief te multitasken.

Vooropgesteld, over multitasken zijn de meningen verdeeld. Waar de een met speels gemak switcht van de ene naar de andere taak, zal een ander roepen dat dit alleen maar afleidt. Amerikaans onderzoek wijst uit dat multitaskers inderdaad stukken minder productief zijn dan mensen die er een gewoonte van hebben gemaakt om zich op één taak te concentreren. Er zijn zelfs wetenschappers die roepen dat ons IQ omlaag schiet wanneer we tijdens het echte werk regelmatig worden afgeleid door e-mail, twitter en telefoon.

Effectief multitasken

Feit is dat de basisformule voor succesvol multitasken inderdaad ligt in de bescheidenheid van activiteiten. Oftewel, hoe ambitieus u ook bent, probeer toch niet teveel tegelijk te doen. Onderzoekers ontdekten een paar jaar geleden dat het continu switchen tussen e-mail, telefoon en bijvoorbeeld een bedrijfsrapport leidt tot een soort van minikortsluiting in de hersenen. Gevolg? Ons brein kan al dat gezap niet rap genoeg verwerken en is er dus minder goed bij de les.

Dat betekent onder meer:

  • Weg met al die afleidingen. Op kantoor is er vast wel ergens een plekje te vinden waar je in alle rust een opdracht kunt afmaken.
  • En over afmaken gesproken, begin pas aan een nieuwe taak wanneer de vorige is afgesloten. Dat vergt wat discipline, maar loont zeker.
  • Cluster je taken. Zet je e-mailprogramma uit zodat je niet om de haverklap op inbox klikt als er rechtsonder weer een popupje verschijnt.
  • Begin ’s morgens met de minder leuke taken. Op dit tijdstip van de dag ben je nog fris en is het risico op afleidingen niet zo groot.

Een master multitasker

Betekent dit dan dat je helemaal nooit meer twee dingen tegelijk kunt doen? Natuurlijk niet, dat hoor je ons ook niet zeggen. Er zijn wel degelijk manieren om het leven – zoals dat heet – dubbel uit te buiten. Deze vier stappen helpen u om een master multitasker te worden.

1. De dode momenten

Maak een lijstje van de zogeheten dode momenten van de dag. Dit zijn de momenten waarop je met iets bezig bent dat niet tot nauwelijks uitdagend is, weinig herseninspanningen vergt en dus voelt als een beetje zonde van de tijd. Hoe productief je ook denkt te zijn, deze momenten kennen we allemaal.’s Ochtends als je de tanden poetst, in de auto onderweg naar kantoor of ’s avonds met de stofzuiger in de hand. En wat te denken van al die keren dat je ergens op wacht? Maak om te beginnen eens een lijstje met al die dode momenten.

2. Wat je vaker zou willen doen

Effectief time-management draait vooral om dingen waar je momenteel niet aan toe komt, maar waar je wel graag vaker mee aan de slag zou willen gaan. Stel je daarom eens voor: als tijd geen issue zou zijn, wat zou je dan meer gaan doen? Meer artikelen lezen uit je vakgebied wellicht, vaker sporten of een blog bijhouden.

3. Hoofd versus lijf

De dode momenten enerzijds, the things to do daarnaast. Geef nu per activiteit aan of ze energie vergen van hoofd of lichaam. Moet je er met andere woorden fysiek iets voor doen (stofzuigen, tanden poetsen, autorijden, koken) of vereisen ze vooral denkwerk? (lezen, stukken doornemen of luisteren naar een bepaald radioprogramma).

4. Vind de connecties

De vierde en tevens laatste stap is nu: zoek de combinatie. Welke hoofdactiviteit past bij een lichaamsactiviteit? Zo kun je bijvoorbeeld een bedrijfsrapport doornemen terwijl de aardappelen op het vuur staan te pruttelen, een hoorcollege op audio-cd volgen terwijl je naar kantoor rijdt en een interessant artikel doornemen terwijl u wat kleine fitnessoefeningen doet.

Elke ochtend...

X
het belangrijkste ondernemernieuws in jouw mailbox? Gegarandeerd Sprout-stijl!