5 tips om nutteloze vergaderingen te ontlopen

Vergaderingen zijn nuttig, maar een teveel eraan slurpt je tijd op. Hoe zorg je ervoor dat je bij de juiste meetings aanwezig bent en de rest overslaat?

Iedereen kent het wel: vergaderingen waar je uren aanwezig bent, maar uiteindelijk nauwelijks aan het woord komt, laat staan iets leert. Bijvoorbeeld een sprint-meeting van het developerteam, terwijl jij daar nauwelijks iets mee te maken hebt. Of een ‘vergadering’ waar iedereen door elkaar heen tettert en er uiteindelijk menig bier is geopend, maar weinig oplossingen zijn gevonden. Het gaat om arbeidsuren die je wellicht beter in, eh, arbeid had kunnen stoppen.

Het houdt marketingstrategist Dorie Clark bezig, die er recentelijk op Harvard Business Review een interessante visie over deelde. Meetings kosten de gemiddelde werknemer - niet schrikken - 31 uur van diens tijd. Volgens Clark zijn er vijf manieren waarmee je ervoor kunt zorgen dat je de nutteloze vergaderingen skipt en de zinvolle meetings van een welverdiend bezoek voorziet.

1 Bezoek de essentiële vergaderingen

Bezoek de meetings waar men kiest tussen twee opties

Wat zijn de belangrijkste vergaderingen? Juist, die meetings waar je knopen doorhakt. Een handige strategie kan daarom zijn om enkel vergaderingen te bezoeken waar gekozen dient te worden tussen twee opties. Zoals Clark zelf al aangeeft: kiezen tussen optie A of B doe je niet via de mail. 

Tevens belangrijk zijn de vergaderingen die gericht zijn op de overkoepelende strategie van je bedrijf. Bij dergelijke meetings is het belangrijk dat het hele team aanwezig is en dat je dezelfde visie krijgt. Het helpt om de bedrijfscultuur te bevorderen en je product uiteindelijk beter te maken. Volgens Clark behoren tot deze vergaderingen bijvoorbeeld de brainstorm-sessies, project kickoff-meetings en het stilstaan bij je milestones.

2. Bezoek vergaderingen met sociaal doel

Heb je een collega of werknemer met wie je je professionele relatie zou willen versterken? In dat geval kan een meeting waarin jullie beiden zijn uitgenodigd volgens Clark een handig middel zijn. Ook al is de vergadering wellicht weinig relevant voor je, je behaalt er wel iets mee; een sociaal doel.

3. Maak afspraken maken moeilijker

Clark geeft een voorbeeld van een ceo die continu in onbelangrijke meetings verzeild raakte. Ze kwam erachter dat dit werd veroorzaakt door een bedrijfscultuur waarbij iedereen zijn agenda online met elkaar deelde. De ceo kreeg hierdoor allerhande uitnodigingen voor meetings, en verloor zo een flink deel van haar tijd. Nadat de ceo haar agenda offline had gehaald en afspraken via haar assistent liet gaan, kreeg ze een veel rustigere planning.

4. Kom met een compromis

Maar goed, ‘nee’ zeggen is niet makkelijk. Hoe zorg je ervoor dat je iemand ‘nee’ kunt verkopen, maar niet als een ongeïnteresseerde ondernemer overkomt? Clark heeft er wat op gevonden: vraag eerst of de aanvrager je de notulen van de vergadering naderhand per mail kan sturen, of per telefoon je input kan vragen. 

Een andere manier om een uren durende vergadering te ontlopen, is spelen met de factor tijd. Volgens Clark zou je eens moeten zeggen dat je de komende weken veel op reis bent. Kan het ook over drie weken gepland worden? Vaak vergeet de aanvrager het na zo’n tijd. Het probleem blijkt toch minder urgent dan gedacht, of is na enkele weken al opgelost.

5. Herinner ze aan je beperkte tijd

Soms ontkom je niet aan een meeting, stelt Clark. Wat in dat soort gevallen nog weleens kan helpen is om de aanvrager van een meeting op de hoogte te brengen van jouw beperkte tijd. Je kunt zeggen dat je druk bezig bent met een ander project en te maken hebt met een deadline.

Vraag je collega of het echt noodzakelijk is dat je erbij aanwezig bent, en benadruk daarbij dat deze collega dit het beste kan inschatten. Op deze manier weet je vrijwel zeker of de vergadering relevant is om bij te wonen en weten de participanten dat jij maar een beperkte hoeveelheid tijd hebt.

Volg ons ook op Twitter en Facebook

Tips? Mail redactie@sprout.nl