6 tips waarmee je je voorbereidt op een belangrijke vergadering

koffie, voorbereiden, werk, cafe, laptop, zzp

Een belangrijke vergadering valt of staat met een goede voorbereiding. Vergaderexpert Bart Nijhuis geeft zes ingrediënten waarmee je de kans op succes vergroot.

Soms heb je zo’n meeting waar je een beetje zenuwachtig voor bent. Misschien is het een overleg met een grote klant, misschien een bijeenkomst met je investeerder. In ieder een geval een vergadering die je niet elke week hebt. Zaak dus om je goed voor te bereiden.

Hieronder een eenvoudige checklist van waar je in ieder geval aan moet denken:

1. Begin met de logistiek

Een veelgemaakte fout is dat je zo druk bezig bent met de inhoud van de vergadering dat je simpele logistieke details vergeet op te zoeken. En op het laatste moment met Google Maps door een vreemde binnenstad navigeren draagt nu niet echt bij aan je vergaderplezier.

Check daarom al een paar dagen van tevoren:
•    Waar de vergadering precies plaatsvindt
•    Hoe je daar op tijd aanwezig bent (zorg dat je dit opslaat op je telefoon!)
•    Wie je kunt bellen bij onvoorziene omstandigheden
•    Welke documenten je uitgeprint mee wilt nemen

2. Weet wie er gaan komen

Zoek alle aanwezigen van tevoren even op op LinkedIn. Spreek de namen alvast een keertje hardop uit terwijl je naar de profielfoto kijkt. Bijkomend voordeel is dat zij hierdoor (afhankelijk van de instellingen) ook een notificatie krijgen dat je hun profiel hebt bezocht.

Bekijk de website van het bedrijf waar ze voor werken. Klik ook door op eventuele artikelen die ze hebben geschreven. Hierdoor krijg je een beter beeld van met wie je te maken krijgt. Denk tot slot na over welke doelstellingen iedere deelnemer tijdens die vergadering zal hebben.

3. Gepaste kleding

Voor het teamoverleg met collega’s trek je misschien geen net pak aan. Wanneer je bij een corporate op bezoek gaat is het wel zo handig. Toch je kunt ook overdressed een meeting inlopen.

Zeker wanneer je bij een bedrijf uit een voor jou onbekende branche op bezoek gaat, is het slim om van tevoren uit te zoeken hoe mensen zich daar meestal kleden. Binnen de marketing of IT is dat bijvoorbeeld vaak wat informeler. Daarom hoef je niet ineens in spijkerbroek met t-shirt te gaan als je doorgaans een pak draagt, maar het kan wel helpen om je das achterwege te laten.

4. Overleg met je (directe) collega's

Gaan andere leden van je team of afdeling ook naar de vergadering? Dan kan het slim zijn om al van tevoren te bespreken wat je naar voren wilt brengen. Zo zorg je dat je niet nodeloos hetzelfde punt herhaalt of elkaar juist tegenspreekt. Ook is het slim om voor aanvang van een belangrijke meeting even bij collega’s te peilen hoe zij ergens over denken.

5. Bepaal je vergaderdoelen

Misschien wel de belangrijkste tip van allemaal: weet wat je in de vergadering wil bereiken. Schrijf dit ook letterlijk uit in één zin. Is je doel onduidelijk of kom je niet verder dan ‘ik wil graag op de hoogte blijven’? Vraag je dan af of je aanwezigheid wel noodzakelijk is.

6. Ontspan even voor je begint

Op een gegeven moment heb je je goed genoeg voorbereid of is de tijd simpelweg op. Het heeft weinig zin om de laatste 5 minuten voor de vergadering nog heel fanatiek alle notulen van het afgelopen jaar door te lezen. In plaats daarvan kun je beter zorgen dat je ruim op tijd aanwezig bent en je dan gewoon even te ontspannen. Praat over het weer, je hobby’s, vakantie of haal een goede kop koffie.

Bart Nijhuis is trainer en vergaderspecialist en helpt met zijn bedrijf (Effectiefvergaderen.nl) bedrijven effectiever te vergaderen. Zijn missie is om van vergaderingen een inspirerend moment te maken!