Geen producten in de winkelwagen.
Het Amerikaanse zakenblad FastCompany zet 8 tips op een rij om nóg effectiever te communiceren via Slack.
1. Gebruik een username-beleid
Een heel beleid op poten zitten om de usernames van je collega’s te organiseren lijkt misschien op muggenziften, tot het moment dat er de derde Peter, vierde Jasper en twaalfde Wessel in je team zitten. Als jij of één van de anderen dan @peter aanspreekt is de kans groot dat er één van de Peters is die de berichten voor alle drie binnenkrijgt, omdat je bent vergeten om op te zoeken welke nickname deze collega ook alweer heeft. Volg daarom dezelfde logica als met mail: @voornaam.achternaam. Hier zit wel een valkuil bij: de username mag maximaal 21 tekens lang zijn, bij meerdere mensen die daar door lange voor- of achtername overheen gaan heb je dus een ander systeem nodig. Gebruik dan bijvoorbeeld @voornaam.eerste-3-letters-achternaam.
2. Deel drukke kanalen op in twee, of drie
Eén van de grote voordelen van Slack zijn de groepsgesprekken die kanalen worden genoemd. Zeker bij een klein team gaan deze gesprekken dikwijls over brede onderwerpen als ‘projecten’. Wanneer je meer dan enkele projecten tegelijkertijd hebt lopen wordt dit nogal eens een kakofonie van door elkaar heen lopende opmerkingen en discussies. Mocht je daarbij in de buurt komen dan kun je beter meerdere kanalen aanmaken met óf losse gesprekken voor de projecten óf onderverdelen in ‘aankomende projecten’, ‘lopende projecten’ etc.
3. Laat geen previews van URL’s zien
Als je een link naar een site publiceert komt er in Slack een preview te staan. Soms handig: vaak hinderlijk om snel door een gesprek heen te scrollen. De voorbeeldweergave neemt vooral verticale ruimte in beslag. Alleen kun je deze functie niet voor iedereen in je team uitschakelen. Ieder kan dit wél voor zichzelf doen, onder Instellingen, Berichten en Media.
Er is nog wel een trucje om zoveel mogelijk previews te verbergen. Wanneer je als admin op het donkere kruisje links van de preview klikt opent er een pop-up venster. Hierin heb je de mogelijkheid om voortaan alle bijlages van deze website te verbergen. Geen totaaloplossing, want dit betekent dus dat je één voor één alle sites moet aanklikken maar over verloop van tijd ben je wel van – de meeste – voorbeelden af.
4. Gebruik de gast-rechten
Binnen betaalde Slack teams kunnen je medewerkers verschillende rechten hebben: variërend van admin tot gast. Die laatste is er niet in de gratis variant maar kan je helpen om het gesprek on-topic te houden en je medewerkers minder afgeleid.
Leden met volledige rechten kunnen zelf lid worden van groepsgesprekken, gasten moeten worden uitgenodigd. Toch kun je als gast gewoon van meerdere channels lid zijn. Net als bij Whatsapp-groepen en de old school groept-mail geldt: hoe meer leden in een gesprek, hoe sneller er gesproken wordt over de vrijdagmiddagborrel, laatste roddels en het weer. Door eens kritisch te kijken naar wie nu eigenlijk overal bij moet, en wie vooral niet, verklein je die kans.
5. Stel ‘Do not disturb’-uren in voor je team
Net als bij mail, telefoons en fysiek contact met je collega’s geldt ook voor Slack: het haalt je uit je concentratie. Als admin kun je dit eenvoudig oplossen, stel voor al je medewerkers één of enkele uren per dag in dat er deze mensen niet worden gestoord. Bijvoorbeeld in de ochtend. Ook als je met mensen in verschillende tijdzones werkt is dit een oplossing: Slack rekent dat automatisch voor je om.
6. Tweestaps-verificatie
Of het nu gaat over jullie marketing-strategie of wat je nu écht vindt van die belangrijke relatie die je 12 keer per dag belt: je houdt het liever binnenskamers. Mocht een evil genius het ooit noodzakelijk vinden om in te breken in je chat dan kun je jezelf een extra beschermingslaag geven via een tweestaps-verificatie. Voordat iemand kan inloggen krijgt deze dan eerst via een ander apparaat een inlog-code.
7. Archiveer groepsgesprekken
Wanneer je een bonte verzameling aan publieke gesprekken hebt dan gaat je dit hinderen als je één channel zoekt. Makkelijke oplossing: archiveer de groepsconversaties die niet mee actief zijn. Geen zorgen, de berichten verdwijnen niet. Deze blijven op de servers staan en wanneer je zoekt binnen je team dan komen ook deze berichten naar voren.
8. Pas je bedrijfscultuur toe
Leef actief je bedrijfscultuur na in je Slack-omgeving. Veel bedrijven vergeten de normen en waarden zoals die in face-to-face-interactie plaatsvindt ook toe te laten passen in deze (nieuwe) digitale variant van communiceren. Geef dit bij iedereen duidelijk aan en spreek eenieder aan als de bedrijfscultuur online niet wordt nageleefd.
