David Allen: ‘Zorg dat je nooit meer dan 4 dingen tegelijk aan je hoofd hebt’

David Allen

Ons brein is goed in het bedenken van nieuwe ideeën, maar is een waardeloze plek om ze te bewaren, want constante mentale herinneringen matten je af. Dat was donderdag de boodschap van productivieitsgoeroe David Allen tijdens TNW Conference in Amsterdam.

“Hoe gaan de zaken in je hoofdkantoor?”, vraagt David Allen zijn publiek met een knipoog. Hij doelt op hun bovenkamer. De bedenker van de fameuze Getting Things Done-aanpak weet als geen ander hoe onze hoofden regelmatig overlopen, wat zorgt voor stress en burn-outs. “Onderzoek eens bij jezelf: hoeveel dingen heb je momenteel in gedachten, hoeveel commitments heb je in je achterhoofd?”

Als adviseur helpt Allen ondernemers van miljardenbedrijven bij het - bijna letterlijk - leegmaken van hun hoofd, door alles simpelweg op te schrijven. Het duurt volgens de Amerikaan vaak meerdere uren voordat alles wat iemand bezighoudt uitgeschreven op tafel ligt. Wat Allen betreft is dat een eerste aanzet tot ‘stress free productivity’.

Oerbrein

Even terug naar ons oerbrein, dat briljant is in het herkennen van patronen, gezichten en gevaren in het huidige moment. Maar het gaat fout zodra we deze dingen in ons werkgeheugen parkeren. “Je brein is eigenlijk niet gemaakt om te prioriteren, dingen te onthouden en relaties te onderhouden. Het werk dus niet zoals een kantoor.”

“Raad eens hoeveel dingen je tegelijkertijd in je hoofd kan houden, managen en prioriteren? Niet meer dan vier.”

De inmiddels 73-jarige Allen ontpopt zich, volledig bij de tijd, tot een voorvechter van mindfulness, met een mind like water. Als bijna-zenmeester: “Water reageert altijd goed op de omstandigheden en is nooit in de war.” Zo’n meditatieve, mindful staat is wat Allen betreft ook de meest productieve staat waarin je kan verkeren.

Ruimte

Ons probleem als ‘drukke’ mensen is niet een gebrek aan tijd, zegt hij. “Bedenk maar, hoeveel tijd heb je nodig voor een goed innovatief of creatief idee? Daarvoor heb je geen tijd nodig, maar ruimte. Juist als je continu werkt heb je die ruimte nodig.

Het is niet een kwestie van tijd, maar van ruimte

Information overload is dan ook niet het probleem, beargumenteert Allen: “Anders zou je omkomen zodra je online gaat of een bibliotheek binnenstapt, terwijl dat laatste juist rustgevend is. Het wordt pas vervelend als je helemaal niks ziet en in een compleet witte ruimte wordt gezet.” (sensory depriviation)

Het gevaar op overbelasting zit ‘m, in goed Nederlands, in potential relevance overload. Oftewel: elke e-mail die je binnenkrijgt, zou weleens van het grootste belang kunnen zijn, of een gevaar met zich mee kunnen dragen. Als je daar je head office voor gebruikt, dan krijg je stress en een burn-out.

“Met meer ruimte in je hoofd word je creatief en zie je zaken helder. Je kijkt verder, naar de horizon in plaats van naar het onkruid onder je voeten.” 

Verrassingen

Behalve productiviteit is er nog een praktische reden om meer in het huidige moment te leven: je bent beter voorbereid op verrassingen. “Je bent relaxter, meer gefocust en in control.”

Praktisch gezien is een goede checklist daarom essentieel. “Externaliseer je geheugen. Dan kun je daarna lol hebben. Neem een besluit wat je ermee doet, en free your head up. Let wel: de chaos die je momenteel ervaart, kan ook je comfort zone zijn.”

Boekentips

Voor mensen die zich verder in de materie willen verdiepen, sluit Allen af met een handig lijstje met vier boekentips:

- The checklist manifesto - Atul Gawande
- The organised mind, Thinking Straight in the Age of Information Overload - Daniel Levitin
- Brianchains - Theo Compernolle
- Willpower, Why Self-Control is the Secret of Success - Roy Baumeister

Volg ons ook op Twitter en Facebook

Tips? Mail redactie@sprout.nl